1on1ミーティングとは?意味や部下との関係を深める方法を解説

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上司と部下が1対1でコミュニケーションを深める1on1ミーティング。ヤフーが導入を始めたことで注目を集めたのでご存知の方も多いかもしれません。

この記事では、部下との信頼関係構築や、コミュニケーションに悩んでいる方に1on1のメリットや実施方法について解説します

1on1を上手く活用することで、仕事の生産性も向上し、ワークライフバランスの実現も可能になるでしょう。

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは上司と部下が1対1でおこなう面談のこと。

もともとはアメリカのシリコンバレーのベンチャー企業などで実施されていました。日本ではヤフーが2012年に導入してから注目を集め、導入する企業が増えてきています。

1on1の目的

部下の成長を促し、サポートするのが1on1の目的です。部下は仕事上の課題や悩みなどを上司に共有し、上司はそれに対して適切なフィードバックをします。

評価や管理をおこなうような人事面談とは異なります。上司は部下に対して寄り添う姿勢が大切です。

1on1経験者の8割がメリットを実感

求人情報サイト「バイトル」を運営しているディップは1on1にメリットを感じるかどうかを経験者300人に調査。8割がメリットがあると回答しました。

上司側と部下側で比較したところ、上司側で9割以上、部下側は7割以上がメリットを感じていました。このデータから見ても1on1は有意義なものであることがうかがえます。

1on1が求められている背景

1on1が求められている背景を説明します

日本でも導入する企業が増え、関連書籍も出版されるなど、なぜ今これほど注目されているのでしょう。

VUCAの時代

現代は変化が予測できないVUCA(ブーカ)の時代であるということが1on1が求められている理由の1つです。

VUCAとは以下の4つの単語の頭文字を組み合わせて作られた単語。

  • Volatility(変動性)
  • Uncertainty(不確実性)
  • Complexity(複雑性)
  • Ambiguity(曖昧性)

混沌として、予測不可能な現代社会を指す言葉です。現代は、社会、ビジネスなどの変化が激しく、誰も未来のことに対して明確な答えを持っていません。

そして変化に対応していくためにはスピードが大切であり、そのためにはビジネスで部下と上司が対話できる場が必要なのです。

優秀な人材の離職防止

終身雇用制度の崩壊、労働人口の減少などが進んでいます。

将来に不安を抱えた人たちの転職は活発になり、企業は優秀な人材の確保が急務になっています。離職を防ぐということも1on1が求められている背景にあるでしょう。

転職も専門性を持つ人材に長期的に働いてもらうために、社員1人1人が主体的かつ自由に働けるように上司はサポートしなければいけません。

また、1on1を通して優秀な部下の悩みや不安を解決する手助けをすることは「この会社で働き続けたい」と思えるモチベーションを持ってもらう手段になるのです。

テレワークが普及しコミュニケーションの重要性が高まった

2020年に、新型コロナウイルス感染症でテレワークが普及したことも1on1が求められるようになった背景にあります

経団連がおこなった調査では、緊急事態宣言で97.8パーセンの企業がテレワークを実施したそうです。

また、パーソル総合研究所がテレワーク前後の変化や不安について調査したところ以下の結果が出ました。

テレワークによる変化
・上司とのやり取りが減った 45.2%
・同僚とのやり取りが減った50%
・仕事への意欲・やる気が減った32.8%
【テレワークによる不安】
・相手の気持ちが分かりにくい 37.4%
・仕事をさぼっていると思われないか 28.4%

この結果からわかるように、コミュニケーションロスが働く意欲やモチベーションを下げることにつながりかねないことがわかります。

そのため、定期的な1on1をオンラインで実施することが生産性を上げるためにもとても重要です。

1on1をオンラインで実施する際のポイント

1on1をオンラインで実施する際のポイントをいくつか紹介します。

音声が途切れないように安定したネットワーク環境でやりましょう。

また、プライベートでセンシティブな内容を話すこともあるので、セキュリティが整っているツールを使用することが大切です。

最後に話す内容は事前に共有しておくとスムーズに話ができるでしょう。

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1on1のメリット・効果

「1on1を導入している企業が増えているけど、本当に効果はあるの?」

1on1に対してこのような疑問に感じている方もいると思います。ここでは1on1のメリットや効果について説明していきましょう

部下と信頼関係が築ける

1on1は対話をする場であり、コミュニケーションを深める時間です。

上司と部下がお互いの価値観や生い立ちなどを知ることで、距離感は自然と縮まっていきます

お互いのバックグラウンドを知っていると、上司は仕事のアドバイスがしやすく、部下は仕事の悩みを打ち明けやすくなるのです。

定期的に1on1をおこなうことで信頼関係を築くことができるでしょう。

部下の成長の機会になる

前述しましたが、1on1は部下の成長を促すことが目的。

どこの会社も新人に対してOJTや研修を終えたあとは、業務をしながら自己成長をしてもらうというスタンスです。

自分の仕事を振り返ったり、改善したりする方法は誰からも教えてもらえません。1on1では、今抱えている業務の振り返りを上司が促し、部下の主体性を身につけさせる機会になります

定期的に1on1で部下をサポートすることで、部下は急激に成長できるでしょう。

部下のモチベーションアップにつながる

上司が悩みや課題としっかり向き合ってくれることで、部下のモチベーションアップが期待できます

部下が働きやすい環境を作ることで働きやすくなり、能力も発揮しやすくなるでしょう。

部下への理解度が向上する

部下への理解度も向上します。部下が仕事で抱えている課題や悩みなどは日々変化します。

定期的な1on1をおこなうことで、早めに問題解決のために動くことが可能です。

また、仕事以外にプライベートな話を聞くことを通して、部下の性格や健康状態などについても知ることができるでしょう。

生産性が向上する

1on1を通して、上司と部下と信頼関係が構築されることで生産性の向上も期待できます。

定期的なコミュニケーションがあると仕事上の齟齬も発生しにくいので、業務がスムーズに進むでしょう。

そして部下の突然の退職ということもなくなり、組織自体の生産性の低下を防ぐことができます。

1on1の実施方法

1on1のメリット・効果を知り、実践してみたいと思った人もいるのではないでしょうか。

ここから1on1の実施方法を解説します。ぜひ参考にしてください。

1on1の目的を周知する

まずは1on1の目的を周知することが大切です。部下の成長を促すための時間であるという共通認識を持つことが重要です。

部下によっては評価や管理をおこなう面談と勘違いする可能性もあります。

会議の名前も1on1でなく、参加したくなるような「雑談ミーティング」「あなたの時間」などとしてみてもいいでしょう。

実施頻度と日程・時間を決める

実施頻度は週1回がいいでしょう。部下と定期的に1on1をおこなう時間があってこそ、お互いの信頼関係は築けます

日程は毎週金曜日など固定化するのがおすすめ。曜日が固定されていると、部下は1on1を習慣化し、受け入れやすくなります。

ちなみに、金曜日だと、その週の振り返りもできます。時間は最低10分でもいいので、とにかく頻繁に開催することが大切です。

もちろん、部下に都合の良い曜日や時間を聞いて開催日を決めるのもよいでしょう。

実施する場所を決める

実施する場所をどこにするかも大切です。場所は社内外どこでも構いません

明るい話や前向きな話をする場合はカフェでフランクに話すのもいいでしょう。

他人に聞かれたくないような話の場合は会議室をおさえるなど、話す内容によって臨機応変に対応するのがおすすめです。

「今週の1on1はどこがいい?」と部下それぞれに事前に聞いておくとスムーズでしょう。

アジェンダを作成する

部下が話しやすくなるようにアジェンダを用意してください

いきなり上司に「気軽に話してね」と言われても部下は戸惑うはず。目的別や部下のタイプ別に事前にテーマは決めておきましょう。

アジェンダは以下の項目のものがおすすめです。

・プライベートに関すること(相互理解を深める)
・健康チェック(仕事でストレスを抱えていないか確認)
・モチベーションアップ(仕事の成果)
・業務の課題(改善につなげるためにフィードバック)
・目標設定(今後達成したいことを決める)
・今後築きたいキャリア(振り返りにつなげ能力向上を目指す)

プライベートに関することは例えば「今週あった嬉しかったできごと」など具体的に決めておくと部下も話しやすくなります。

アジェンダがあるとスムーズに1on1が始められます。ぜひやってみてください。アジェンダが記入されたシートも用意しておくといいでしょう。

1on1をおこなう

実際に1on1をおこなう際は、お菓子やお茶などを用意しておくと緊張もほぐれてお互いに話しやすくなります。

そして、最初は必ず雑談から話してください。話しやすい空気を作ってから、本題に入りましょう。

この際、部下の成長につながらない雑談ばかりに時間を使わないように気をつけてください。雑談を終えてからは以下の順番で進めます。

・プライベートの話:相互理解を深める
・業務状況を聞く:業務の進捗や学んだこと、上手く行かない理由など
・業務の振り返り:失敗をどう改善するかや、今後やりたい仕事など
・1on1の振り返り:その日の 1on1を振り返り、次回までの目標を決める

1on1をおこなう際のポイント

1on1をおこなう際のポイントを解説します

以下のポイントを踏まえて1on1をやれば、きっと部下との関係を構築することにつながるでしょう。

傾聴する姿勢を大切にする

部下の話を聞きながら、共感するという傾聴の姿勢が大切です。そのため、まずは上司は部下の話を聞くということに徹してください。

相談された場合でも「私はこう思うけど、きみはどう思う?」という風に、部下の思考を深めるために質問でなるべく返しましょう。

自己開示する

部下がしっかりと話しをしてくれるためにはまず、上司が自己開示をしなければいいけません。上司の昔の失敗体験や、プライベートの話を聞くことで部下は話しやすくなります。

ですが、上司が延々と自分の話をするというのは1on1の場では決してやってはいけません。30分あれば、上司が話す時間は5分程度にしてください。

質問を大切にする

部下の成長を促すために、質問を大切にしてください

部下の思考を深めるため、答えを自力で導きだせるようにサポートでするために質問はなるべくたくさんしましょう。以下に質問方法をいくつか紹介します。

掘り下げ質問

部下が話した内容を深堀りする掘り下げ質問。大事だと思った内容があれば「もう少し詳しく教えてほしい」「なぜそう思うの?」などと聞いていきます。

そうすることで部下の思考や考えていることを導き出していきましょう。

拡大質問

答えがたくさんあり、部下が自由に考えることができる質問

「この業務はどうしたらもっと改善できると思う?」「将来はどういう業務がしたい?」などが拡大質問です。考えてもらい、部下の気づきや発想を引き出す狙いがあります。

特定質問

「はい」「いいえ」の2択で答えることができる質問です。

「将来マネジメントしてみたい?」「今の仕事に不満はない?」などが特定質問になります。テンポよく話が進むのはいいですが、誘導尋問のようにならないように気をつけなければいけません。

切り替え質問

部下の新しい考えや思考を広げるためにおこなう切り替え質問

「お客さんだったらこの商品についてどう思うかな?」など異なる視点からの検討を促します。部下の視野や考え方を深めるためにかなり効果的です。

キャンセルはしない

1on1は継続的におこなってこそ意味があります。

当然ですが、都合がつかなくなってもキャンセルはしないようにしてください。

予定が合わない場合は別日に変更するなど柔軟に対応することが大切です。

1on1について学べる本

最後に1on1について学べる本を厳選したので紹介します

もし実際に1on1を実施する際はぜひ以下の本を読んで参考にしてみるといいかもしれません。

ヤフーの1on1

出典:Amazon

2012年から1on1を導入したヤフーがどのように制度として定着させて、風土にしたかについて書かれた1冊。

実際のやり取りをスクリプトとして見ることができるので、実践でも使えます。また、部下を育てるためのメソッドも書かれているので、部下の育成に悩んでいる人におすすめです。

1on1マネジメント

出典:Amazon

部下のパフォーマンスを最大限引き出すためのピープルマネジメントについて書かれています。

上司にはどのようなマインドセットとスキルセットが必要かも知ることができます。1on1で使えるチェックリストもついているので、すぐに実践で活用可能です。

シリコンバレー式 最強の育て方

出典:Amazon

部下との1on1で何を話していいのかわからない人におすすめの1冊です。

具体例や経験に基づいて書かれているため、とても参考になります。20代で部下を持っている若い人はぜひ一読してみてください。

まとめ

1on1ミーティングは仕事を円滑に進めていくためにとても大切な場になります

特に変化が激しい現代社会においては、仕事は柔軟におこなっていく必要があります。柔軟におこなうためには上司と部下とのコミュニケーションの積み重ねによる信頼関係構築は必須です。

この記事が部下との関係性で悩んでいる方の参考になればと思います。

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