見積書や請求書などフリーランスなら知っておくべき書類について解説

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フリーランスとして働く場合、取引先が増えるほど取り交わす書類も増えていきます。

中には自分で作らなければならないものもあるのです。

この記事では、フリーランスが知っておきべき書類とその作り方について解説します。

フリーランスが知っておきたい書類

フリーランスとして働くなら最低でも以下の書類について知っておきましょう。

・契約書
・見積書
・発注書
・請求書(納品書)

それぞれ説明していきます。

契約書

業務の契約内容をまとめ、お互いの立場、責任の所在を明確にするための書類です。

一般的に、企業と契約する際に交わします。

書類のフォーマットや契約内容は先方によって変わります。報酬額や作業内容などをまとめた書類になりますので、契約後もしっかり保管しておきましょう。

見積書

業務における費用やその明細、支払条件を記載した書類です。フリーランスが自分で作成し、取引先となる企業へ送付します。

依頼主となる企業などは、見積書の内容を見て、契約するかどうかを検討します。

複数の企業と相見積もりになることもあるので、そこを考えた上で見積書を作成する必要も出てくるでしょう。

発注書

見積書の内容を踏まえ、依頼主が発注する仕事内容と金額を記載し、フリーランスへと送ります。

フリーランスは発注書の内容に沿って、仕事を進めていきます。

請求書(納品書)

仕事の報酬を依頼主へ請求するための書類です。契約した内容によって、月1回、年1回などのペースで提出します。

作業が終わった段階で納品したものとその費用を記載した納品書を送ることもあります。しかし、最近は請求書でまとまった期間の納品物を一括で請求することが多いです。

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書類作成の方法と注意点

次に、フリーランスが自分で作ることになる「見積書」と「請求書」の作成方法について解説します。

前提として、見積書や請求書の作成方法に正しい手順があるわけではありません。

この記事で紹介するのは一般的な作成方法です。契約内容や書類のフォーマットによって書類に記載する内容も変わるとご理解ください。

見積書の作成方法

まずは見積書の作成方法から。

最低限、以下の項目は記載しておくといいでしょう。

見積書のあて先

請求書を送る企業、部署、担当者名を記載します。

宛先がわからないと、見積書が担当者まで届かない可能性があります。

どなた宛てに送るべきかは事前に確認しておきましょう。

提出者or作成者の名前

見積書を提出した人(作成した人)の名前を記載します。

個人で仕事をしている場合、自分の名前を記載するのが一般的です。

通し番号

見積書に通し番号を入れておくと管理する上で便利です。

日付や発行した見積書の数などを記載しておきましょう。

記事後半で紹介する「書類作成ソフト」を使用すれば、デフォルトで通し番号が入ります。

発効日

見積書に有効期限がある場合、その期日を記載します。

見積もり金額

仕事をこなしたらいくらの金額になるのかを記載します。

この金額を決めるのはあなた次第ですが、あまりに高額にすれば仕事を受注しにくくなってしまうでしょう。また、低すぎればまとまった報酬になりません。

依頼主が納得し、あなたも仕事を十分にこなせるだけの金額に設定するべきです。見積書作成の前に依頼主と話せる機会があるなら、見積もり金額については必ず意見のすり合わせを行いましょう。

金額の明細

商品名、サービスの内容、単価、数量、単位、金額などを記載します。

詳細まで書いておくことで、依頼主側が、「どの仕事にいくら報酬を払ったのか」がわかりやすくなります。

備考

その他、納期、支払の条件などがあれば記載します。

見積書の例

見積書を作成する時の注意点

ここまで紹介した点を踏まえれば、見積書作成の基本事項は抑えられます。

さらに、以下のような点にも注意できると、失敗は少なくなるでしょう。

相見積もりの可能性

依頼主側は相見積もりを取ることがあります。相見積もりとは、複数の業者に同じ条件で見積もりを提出してもらい、価格などを比較することです。

相見積もりの場合、自分が提出した見積もりでは契約にならない場合が考えられます。

事前に依頼主にヒアリングを行い、適正な見積書を作ることが必要です。

納品についてを確認する

依頼主とフリーランスの間で、納品の定義を統一しておきましょう。

例えばWebサイト作成の依頼を受注し、作業を行ったとします。その納品が、システムが開発した段階なのか、テスト作業まで終了した段階なのかを理解しておくべきです。その認識に違いがあると、納期を破ってしまうということも考えられます。

共通の認識を持っておくことはもちろんのこと、作業の段階に応じて納品日を設けておくこともおすすめです。

先ほどの例をあげれば、システム開発は何日まで、テスト完了は何日までという形です。こうしておけば、依頼主とフリーランスに認識のズレが生じにくくなります。

請求書の作成方法

次は請求書の作成方法についてです。

基本的に以下の点を記入しておきましょう。

請求書のあて先

請求書を送るあて先を記載します。

見積書と同様、どなた宛てか先方に確認しましょう。

請求の内容

商品名、サービスの内容、単価、数量、単位、金額などを記載します。

請求金額に間違いがないか確認するためにも、総額だけでなく個別に対応した作業まで詳細に記載しておくとよいでしょう。

消費税の金額

内税または外税での消費税額を記載します。

「内税」とは、商品の総額が税込みの場合、「外税」とは税抜きで消費税を別表記している場合の金額表示です。

内税か外税かは先方との取引内容によって変わります。確認しておきましょう。

源泉徴収税の金額

取引先が法人の場合、税法で定められた報酬や料金の区分によって、源泉徴収税がかかる場合があります。

主に以下の仕事に対する料金です。

  • 原稿料
  • デザイン料
  • 出演料(モデル・タレント)
  • 教授料(アートなどの指導料)
  • 講演料

源泉徴収税額を引くかどうかは企業によって変わります。契約額に源泉徴収税額を加えて請求することもあるので、取引先に確認しておきましょう。

発行日

請求書を発行した日ではなく取引先の締め日を記載するのが一般的です。

締め日については先方に確認しましょう。

支払期日

請求金額の支払日を記載します。こちらも先方に確認してください。

発行者の名前

自分の名前を記載します。

振込先

銀行名、支店名、口座種別、口座名、口座番号を記載します。

振込先がわからないと報酬を払ってもらえないので、記入漏れはないか、番号に間違いはないかなどしっかり確認しましょう。

後ほど紹介する書類作成ソフトを使えば、口座番号を登録しておくことで自動で入力することも可能です。

備考

支払期日や支払方法の変更などがあれば記載します。

請求書番号

見積書と同様、請求書も通し番号があると管理が楽になります。

請求書の例

書類作成におすすめのサービス

実際に書類を作成するのにおすすめサービス3つを紹介します。

以下のサービスを使えばネット上で作成ができ、依頼主に送付するのも手軽です。

MISOCA

「弥生株式会社」が運営している書類作成ソフトです。

請求書を月5通までなら無料で作成でき、後ほど紹介するfreee、MFクラウド請求書と連結も可能です。

どのソフトを使うかわからない時は、MISOCAのサービスを利用するといいでしょう。

公式サイト:MISOCA

freee

確定申告書類の作成ソフトとして有名なfreeeですが、請求書の作成もできます。

freeeの契約をしていれば、別途契約せずに利用可能です。

公式サイト:freee

MFクラウド請求書

会計ソフト「MFクラウド」と連動できるため、MFクラウドをお使いの方はこちらで作成するといいでしょう。

ただ、別サービスにとなり追加の料金がかかります。

公式サイト:MFクラウド請求書

書類の送り方

書類を送る方法としては、主に「郵送」「FAX」「PDFをメールで送信する」があります。

郵送方法についても先方に確認して適切なものを選びましょう。

PDFを送る方が手間もかかりにくく、到着までの時間差もほとんどないのでおすすめの方法です。

さいごに

フリーランスとして働くと、依頼主と取り交わす書類を自分で作成することもあります。

本記事を参考に、それぞれの書類の役割や作り方を覚えておきましょう。

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