【初心者必見】個人事業主の請求書の書き方と作り方を徹底解説!

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「個人事業主になったばかりせ請求書の書き方や作り方が分からない」
「請求書を提出してからクライアントからミスを指摘された」

など、個人誌事業主になってから困っていませんか?

個人事業主やフリーランスが作成する書類の中でも、請求書はとても重要な書類です。

しかし、今までに作成した経験が一切ないと「どうやって請求書を相手に送れば良いの?」という初歩的な部分から迷ってしまいがち。

そこで、この記事では個人事業主の請求書の書き方や作り方を詳しくまとめました。

請求書を作成する前に確認しておきたい内容

請求書を作る目的は、お客様やクライアントに対して商品を納めた後に代金の支払いを依頼するためです。
請求書を相手に送ることで「お金をきちんと支払ってください」という意思表示の証拠になります。

だからこそ、間違いや認識違いが内容にする必要があるのです。

個人事業主は請求書を作成する前に、お客様やクライアントと以下の点を確認しておかなければなりません。

・支払いの振込手数料はどちらが負担するのか
・源泉徴収はどのような取り扱いにするのか
・請求書はどのような方法で提出するのか
・いつまでに請求した金額を振り込んでもらえるのか

後々になってトラブルが発生するケースはありますので、事前の確認は必ず行いましょう。

請求書作成の前に、必ず先方と各項目のすり合わせをしましょう。

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個人事業主の請求書で記入すべき項目

個人事業主の請求書の書き方は、法律上で決められた形式やフォーマットが特にありません。
そのため、取引先のルールに合わせて、どのような要望なのか把握することが大切です。

とはいえ、個人事業主の請求書で記入すべき項目は大体決まっています。

そこで、それぞれの項目を以下に一覧で書き出しました。

ぜひ、チェックしてください。

1.書類作成者の氏名又は名称:請求書を作成した氏名と屋号を記入する

2.請求先の宛名:名称や御中に気を付けて会社名や屋号を書く

3.請求書の発行日:いつ行われた取引なのかわかるように年表記から記入する

4.請求書番号/通番:取引案件ごとに番号を振る(お客様から問い合わせがあった時に検索しやすい)

5.請求者の会社名、住所、電話番号:相手にわかるように記入する

6.合計請求金額:取引の金額を記載する

7.商品名:相手に伝わるように商品名や取引内容を記載する

8.取引内容:商品の数量や単価を間違いないように記入する

9.消費税や源泉徴収:取引先や仕事内容で変わるので取引先と確認する

10.合計金額:上記の項目の請求金額と合っているのか確認する

11.振込先:料金の支払い方法や銀行口座名を記入する

12.振込手数料:取引先と決めた振込手数料の負担を確認する

13.支払い期限(振込み期限):事前に取引先と確認した上で記載する

金額や内容、振込口座や振込手数料の指定を行った請求書を正しく発行することで、お客様やクライアントの支払い忘れを未然に防ぐことができます。

請求書のテンプレートを利用すると便利

手元に請求書の用紙がない個人事業主は、テンプレートをダウンロードして作成すると便利です。

用意されているテンプレートから好きなデザインのものを選び、項目に従って必要事項を入力すれば、簡単に請求書が完成させられます。

個人事業主やフリーランスはテンプレートなどを利用して効率よく正しい書き方で請求書を発行しましょう。

個人事業主が請求書を発行する上で注意すべきポイント

ここからは、個人事業主が請求書を発行する上で注意すべきポイントを挙げていきます。

宛名が正しい表記になっているか

請求書の宛名の書き方は、次の決まりがあります。

・担当者宛に送る場合は「様」
・部署宛に送る場合は「御中」

部署名と担当者名を併記するケースでは、担当者名に宛名を付けるのが一般的です。

発行日の確認が取れているか

取引を行う会社や法人によっては、締め日で区切って請求を管理しているところがあります。

その場合は、発行日を請求書を発行した日にちではなく、取引先の請求の締め日に合わせないといけません。

つまり、請求書の発行日の項目を記載する際は、相手と取引を始める前段階での確認が必要になります。

振込先の明記を忘れないようにする

個人事業主が作成する請求書は。振込先の明記を忘れてはいけません。

請求先がわからなければ入金できませんので、請求書内でしっかりと記載するのがポイントです。

正確に振り込みを行うためにも、「料金の支払い方法」「振込先の口座番号」「名義人の情報」が入っているのかどうか確認しましょう。

源泉徴収が発生しているか確認する

個人事業主の場合は、所得税を事前に報酬から差し引く源泉徴収が発生することがあります。

具体的にどのような取引で源泉徴収が発生するのかは、以下の例を参考にしてください。

・フリーライターの原稿料
・セミナーなどの講演料
・デザイナーのデザイン料
・モデルや芸能人の出演費用
・生け花や書道などの指導料

源泉徴収の対象になるのかわからない方は、事前に国税庁のホームページでチェックしておくといいでしょう。

発行した請求書は7年間に渡って保管する

個人事業主やフリーランスが請求書を発行する際、その書類を5年間に渡って保存することが義務付けられています。

帳簿に関しては7年間の保存が求められていますので、発行した請求書も念のために7年間は保管することが必要。

ルーズリーフタイプのファイルを使うと、ページの増減に対応できますので請求書の保管方法として便利です。

請求書はスムーズなやり取りに欠かせない書類ですので、書き方と合わせて保管方法もしっかりと心得ておいてください。

おわりに

この記事では、個人事業主の請求書の書き方や作り方を詳しくまとめて解説いたしました。
個人事業主になったばかりだと、請求書の作成も一苦労かと思います。

ぜひ、この記事を参考に請求書作成のやり方を身につけてください!

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