仕事を効率化する「8つのアイデア」とは?おすすめのツールや本も紹介

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この記事では「仕事の効率化に役立つアイディア8つ」と、効率化をはかるのにおすすめなアプリ・ガジェット・アイテムを紹介します。

仕事が効率が改善されれば、仕事の生産性も高まり、ライフワークバランスの実現に一歩近づくでしょう。

自身の仕事が非効率になっている原因を知りたい方は、以下の記事も合わせてご確認ください。

仕事の効率化をはかるアイディア8つ

仕事の効率化をはかるアイデアを具体的に紹介していきます。

付箋でタスク管理

仕事に取り掛かる前にTo Doリストを作成する方もいるでしょう。

しかしPCのメモ帳に書いてる方はいませんか。じつはPCにメモするよりも、付箋に書いてデスクに貼るほうが効率化につながりやすいのです。

タスク終わらせるたびに、その付箋を捨てていくのです。そうすると付箋が減っていく快感が得られます。

ポモドーロ・テクニック

これは25分の作業と5分の休憩を繰り返す方法です。

絶対に25分でなければならないわけではありません。25分を15分程度にするのもいいでしょう。

実際に、脳の集中力は15分程度のサイクルで繰り返されているとも言われます。そのサイクルに合わせて小休憩をとると、結果的に集中力を長く持続することにつながるでしょう。

シングルタスク

複数の業務を同時進行するマルチタスクの状態は、1つ1つの業務の生産性を下げる原因になることがわかっています。

そのため、なるべく1つの業務に集中できる環境を作り、順番に業務を終わらせていくことを心がけましょう。

マルチタスクの弊害については、姉妹サイトの記事もあわせて参考にしてください。

スマホの通知音などをオフ

せっかく集中していたのにスマホやPCのメール・SNSの通知が入り、一気に集中力を削がれた経験はありませんか。

しっかり集中したい業務を行う場合は、こういった通知をオフにすることをおすすめしたいです。

特にスマホは、一時的に「機内モード」にするとよいでしょう。

脳科学的観点を活用

脳科学的な観点を業務効率化に活かす方法もあります。

前述したポモドーロ・テクニックもそうですし、午前と午後で行う業務の種類を変えるのもよい方法でしょう。

具体的には、企画づくりなど思考力が必要な業務は集中力が高まりやすい午前に、メールチェックなど単純作業は午後に行うのがおすすめです。

ストップウォッチを活用

業務1つ1つにかかった時間をストップウォッチで計測してみましょう。

そうすると、どの作業にどれくらい工数を要するかが把握できるようになります。

また、後ほど紹介する時間管理アプリを活用すると、おおよその工数を算出できるようになります。仕事を受け過ぎてキャパオーバーになることも防げるでしょう。

昼寝で集中力を回復

午後にどうしても眠気が襲ってくる場合は、潔く昼寝してしまいましょう。

筆者である私も早朝に仕事をする習慣があるため、午後は仮眠を取るようにしています。これまで何度か時間を測り試してきましたが、もっともスッキリ目覚められる仮眠時間は「18分」でした。

もちろん個人差はあると思いますので、自分のベストの仮眠時間を見つけてみてください。

音楽をうまく活用

雑音が気になって集中できないのであれば、ホワイトノイズを聴いてみてください。

ホワイトノイズとは一定の周波数を持つ音の種類で、例えばテレビの砂嵐画面で流れる音がそれにあたります。

ちなみにSpotifyにもホワイトノイズのプレイリストがあり、非常におすすめです。

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仕事効率化を手助けするツール

ここでは仕事効率化を手助けするアプリ・ソフト・ガジェット・グッズを紹介します。

実際に使用する人の声もあわせて紹介しますので参考にしてください。

仕事効率化アプリ・ソフト

スマホに入れておけるアプリなら、いつでも仕事効率化をはかれるため便利です。

名刺管理ツール

名刺をもらってもうまく活用できなかったり、保管したつもりが紛失してしまったりすることもありますよね。

そんな場合は、以下のツールで管理するのがおすすめです。

  • Eight
  • Wantedly People
  • myBridge

タスク管理ツール

付箋ノートの作成をおすすめしましたが、紙の管理が面倒ならアプリで管理する方法もあります。

以下のようなツールがあるので参考にしてください。

  • Google ToDo
  • Trello
  • Productive

筆者である私もTrelloでタスク管理しています。拡張機能で時間管理もでき、自分の業務の工数を把握するのに便利です。

時間管理ツール

どの作業にどのくらい時間がかかっているのかが把握できます。

業務に関する時間だけでなく、例えばSNSなどの時間もはかると、いかに時間が奪われているかもわかるでしょう……。

  • Wacca
  • Toggl
  • MyStats

メモアプリ

思いついたアイディアをすぐにメモできるアプリもおすすめです。

1つの作業をしているときに別の作業のアイディアを思いつき、ついつい脱線してしまうことはよくある話。これを防ぐためにはメモでアウトプットして後回しにするのもよい方法です。

  • Google Keep
  • Evernote
  • メモ帳

仕事効率化ガジェット

以下のようなガジェットで作業効率を上げることもできます。

東プレキーボード

引用:Amazon

安定性・使いやすさで定評のあるキーボードです。

テンキーボード

引用:Amazon

事務作業などで数字の入力が多い場合には、テンキーボードの使用がおすすめです。

8ボタンマウス

引用:Amazon

ショートカットキーでやっている作業を、8ボタンマウスでより効率化できます。

ゲーミングマウスパッド

引用:Amazon

コード充電なしでワイヤレスマウスをずっと使えるマウスパッドもあります。

その他、仕事効率化グッズ

以下のような効率化アイテムもおすすめです。

持ち運び可能なホワイトボード

引用:Amazon

個人で使うのもいいですし、少人数の会議で考えを共有したい場合などにも使えます。

バッグインバッグ

引用:Amazon

カバンから使いたいものをすぐに取り出せますし、必要最低限なものだけを持ち運ぶ癖がつきます。

電子吸着ボード

引用:Amazon

メモの貼り付けに非常に便利です。

VBAやGASで単純作業を自動化することもできる

繰り返し行われる作業は、VBAやGASでの自動化もおすすめです。

VBAで効率化

「VBA」とは「Visual Basic for Applications」の略。

VBAを使うとExcel・PowerPoint・OutlookといったMicrosoft Officeのアプリケーション操作を自動化できます。

具体的には以下のようなことが可能です。

  • Excelのデータからグラフを作成
  • ExcelのデータをPowerPointに流し込む(グラフの自動貼付など)
  • Outlookの予定表をExcelに登録

GAS

「GAS」とは「Google App Script」の略。プログラミング言語Javascriptがベースとなったものです。

Googleの各種サービスと提携しており、普段からGoogleのサービスを使っている人は、GASによる業務効率化がおすすめです。

具体的には以下のようなことが可能です。

  • GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートでデータから表やグラフを自動作成
  • Gmailで届いたフォルダをGoogleドライブに自動保存
  • Googleカレンダーの予定を外部チャットサービス(ChatWorkなど)に自動共有

仕事効率化に役立つ本もある

仕事効率化のアイディアが記載された本もあります。今回は3冊紹介しましょう。

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である

引用:Amazon

アメリカにあるマイクロソフト本社でWindows95の開発に携わったプログラマが書いた本です。“究極の効率化”をはかっているビル・ゲイツ氏の話なども出てくるため、興味深く読めるでしょう。

誰でも今日から取り入れられる1日の過ごし方などが書かれています。ぜひ読んで実践してみてほしいです。

SIMPLE RULES 「仕事が速い人」はここまでシンプルに考える

引用:Amazon

会社から与えられたマニュアル通りに仕事をしていると、どうしても時間がかかってしまうことも。

効率化で重要なのは、与えられたマニュアルから必要最低限なことを集めた「あなただけのマニュアル」を作り出すことです。

そのために役立つのが本書。ルールを最小まで絞り込んだり、もっとも大切なことを見分けたりする方法が学べます。

仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか?

引用:Amazon

仕事が速くなってもミスが多発していては意味がありません。では仕事が速くてミスも最小限にするためにはどうしたらいいのでしょうか。

その答えが本書に書かれています。「失敗学会」理事副会長である著者ならではの「ミスを回避する方法」が具体的に学べます。

仕事効率化は仮説検証が大事!

今回紹介した方法のうち、今からはじめられることを早速やってみましょう。あなたに合った仕事効率化の方法を見つけるためには、まずやってみることが重要です。仮説検証を繰り返していくうちに、効率化が加速していくでしょう。

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