仕事が非効率な原因とは?効率化する7つのコツも解説します

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仕事の効率化をはかるには、今やっている非効率なやり方を見直す必要があります。

この記事では仕事が非効率な原因や効率化する7つのコツを解説するので、ぜひ参考にしてください。

仕事の効率が上がれば、生産性も高まるので、ワークライフバランスの実現に近づくでしょう。

仕事の効率化をはかるには

「仕事を効率的に終わらせてプライベートをもっと充実させたい」と考えている人もいるでしょう。

実際にエンジャパンが行ったアンケートによると、全体の約65%が「自分の仕事はもっと効率化できる」と考えています。

しかし、そもそも仕事の効率化はどのように行えばいいのでしょうか。

まずは、現状を振り返ることから始めます。「非効率になっている部分」を探り、それらを改善する方法を模索しましょう。

次の項から「仕事の非効率になっている主な原因」を紹介します。今のあなたに当てはまる部分を見つけて、効率化につなげてください。

仕事が非効率になっている主な原因

あなたの仕事が非効率になっているのは、以下のことが原因かもしれません。

以下の記事では、仕事のモチベーションを上げて、生産性を高める方法について紹介しています。こちらも参考にしてみてください。

仕事内容を理解したつもりになっている

与えられた仕事内容をわかったつもりになっていませんか。

いわゆる「ザル聞き」状態になっていると、仕事の全体像が見えずに闇雲に作業する形になってしまいます。

言われた通りにやろうとする

上司から言われた通りに仕事をやろうとしていませんか。

初めはそれでもいいかもしれませんが、人それぞれに合う仕事のやり方があります。

効率的な仕事術を身に付けるためには、自分がもっともスムーズにできる方法を模索すべきでしょう。

やる理由・意味を考えない

仕事にやる気が起こらず、非効率になっていることも。

そもそもやる気が出ないのは「それをやる理由」がわかっていないのが原因かもしれません。

これは、与えられた仕事をそのままやるタイプの人が陥りやすい現象でしょう。

指示待ち状態になっている

上司や先輩に言われたことを済ませたあとに、指示待ちの状態になっていませんか。

そうやって受け身になっていると、結局就業間際に仕事を振られることも。

そして残業を余儀なくする、といったこともあるでしょう。

ヘルプを求められない

わからないことがあったときに周囲の人を頼れないと、結果的に時間がかかってしまいます。

疑問に思ったことはその場で解決できるよう、積極的に質問すべきです。

スキルが追いついていない

与えられた仕事に対してスキルが追いついていないと、仕事をスムーズに進められません。

また業務を効率的にこなすための努力ができていない可能性もあるでしょう。

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仕事の効率化をはかる方法7つ

PC仕事の効率化をはかる方法は以下の7つです。

  • ゴールを細かく設定
  • 時間を決めてやり切る
  • To Doリストを作る
  • メールチェックは時間を限定
  • こまめな報連相
  • 断る勇気を持つ
  • できない部分は人を頼る

ここから詳しく解説しましょう。

ゴールを細かく設定する

自分が担当する業務の目標は細分化して考えましょう。

例えば半月の目標成約数があれば、単純計算でひと月の成約数を割り出してもいいですし、例年の傾向から設定してもいいでしょう。

こうやって与えられた目標を自分なりの目標に落とし込むことが大切です。

時間を決めてやり切る

「この時間までに終わらせる」など、1つ1つの作業に制限時間を設けましょう。

時間を決めないと無駄なところにまでこだわってしまうことも。あるいはだらだらと続けてしまい、非効率になっている可能性もあります。

朝活がおすすめ

時間を決めてやり切る」方法は、実際に筆者である私も実践しています。そしてこの方法を行うのにおすすめなのが早朝です。

朝の時間にはどうしてもリミットがあるでしょう。それを逆手に取り、早朝に1つの仕事を終わらせる習慣をつけると、仕事を効率的に終わらせるきっかけになります。

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」の著者・中島 聡氏(元 米マイクロソフト社プログラマ)も、朝4時からの2時間半でその日の8割の仕事を終わらせるようにしているといいます。

To Doリストを作る

その日の仕事を始める前にTo Doリストを作るのを習慣づけましょう。

To Doリストに並んだ作業を眺め、どうやって進めていくかを頭のなかでイメージします。その際、優先順位も考えるとより効果的です。

メールチェックは時間を限定

朝一番にメールチェック・返信を行うのはおすすめできません。

朝は集中しやすい時間帯なので、もっと思考力が必要なもの(企画書作りなど)の時間に充てるべきです。

どうしてもチェックしたいメールがあれば5分程度で済ませ、緊急性の高いものだけを返信しましょう。

こまめな報連相を心がける

特に入社してから日が浅い場合、うまくいかないこと・わからないことは先輩や上司に相談して指示を仰ぎましょう。

質問するのをためらう人もいるかもしれません。しかし間違ったやり方で進めるよりも、早い段階で軌道修正したほうが上司や先輩のためにもなります。

断る勇気を持つ

上司・先輩から頼まれた仕事をそのままどんどん受けていませんか。

それが続くと本当にやらなければならない仕事ができず、残業する羽目になってしまいます。ときには仕事を断る勇気も大切です。

【断るコツ】論理的に説明しよう

仕事を断る際は、論理的に説明するのが大切です。

例えばTo Doリストを見て緊急性の高い仕事が残っていることを報告してみましょう。

「まだ〇〇の件が残っているのですが・・・」などと相談すると、「その仕事を優先してくれ」と言ってもらえることもあります。

自分でできない部分は任せる

自分が得意でない仕事を人に任せるのも非常に重要です。

例えば資料作りが得意な人に手伝ってもらったり、情報収集がうまい人にデータ集めを手伝ってもらったりするのもよいでしょう。

そうやって仕事をふる力を身に付けると、自分がやるべき仕事に集中できるようになります。

仕事の効率化をはかっている人の声

実際に仕事を効率化している人の声を参考にしてみるのもよい方法です。今回はTwitterの声を集めてみました。

リモートワークで仕事の効率化

生活との区別をつけにくく非効率になりがちなリモートワーク。

上記のような方法で私生活とのメリハリをつけることで、効率化することができます。

タスクの種類分けで効率化

朝一番のTo Doリスト作りの際、こうやって種類分けをするのもよい方法でしょう。

朝活で効率化

睡眠によって脳がリフレッシュしている早朝を業務の時間に充ててみませんか。

分解して1つずつ処理

例えば6ヶ月かかる仕事を一括りにすると、途方もない作業に感じられます。

しかし1つずつ業務を分解して優先順位をつけてやっていくと効率的に進められるでしょう。

仕事の効率化をはかれるツールもある

この記事では基本的に「自分の工夫」で効率化を図る方法を紹介しました。

一方でツールを使って効率化をはかる方法もあります。詳しくは以下の記事をご覧ください。

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