オンライン会議の進め方のコツを解説【コロナ時代に必須】

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コロナウイルスの影響で、テレワークや時差出勤などの自由な働き方が広く普及しました。それに伴い、オンラインで会議をする機会も増えてきたことでしょう。

しかしながら、オンライン会議に慣れておらず、どのように進めるべきか分からない人も多いはず。

オンライン会議は、コロナ対策になるだけでなく業務時間の短縮にも効果があります。業務時間が短縮できれば、ワークライフバランスも実現できるでしょう。

この記事ではオンライン会議のメリット・デメリット、進め方のコツを解説します

政府は新しい働き方のスタイルを公表

新型コロナウイルス感染症専門家会議からの提言を踏まえ、政府は「新しい生活様式」を公表しました。

その中の1つとして、新しい働き方のスタイルも公表されています。
  • テレワークやローテーション勤務
  • 時差通勤
  • オフィスはひろびろと
  • 会議はオンライン
  • 対面での打ち合わせは換気とマスク

上記からも、国がオンライン会議を推奨していることが分かります。

企業の97.8%が緊急事態宣言後テレワーク導入

経団連の調査結果によると、コロナウイルスの影響で97.8%の企業がテレワークを導入したとのこと。

緊急事態宣言の解除後はテレワークの割合が徐々に減ってきています。しかし、以前より自由な働き方が意識されるようになったのは間違いないでしょう。

政府がテレワーク7割を経済界に要請へ

テレワークの割合が徐々に減っている中で、政府はテレワーク7割を経済界に要請する方針を打ち出しました

通勤者の割合は、一時2,3割にまで減っていましたが、少しずつ以前のように戻ってきているとのこと。

今後テレワークが増えていくことは、容易に予想できるでしょう。

オンライン会議のメリット

政府は、新しい働き方のスタイルの中で会議をオンラインで行うよう推奨しています。

また、テレワークが普及していけば、オンライン会議も当たり前になっていくことが今後予想されます。まずは、オンライン会議のメリットを紹介しましょう。

  • 移動や場所の確保にかかる時間とコストを削減できる
  • 遠距離にいる相手ともコミュニケーションが取れる
  • 配布資料の準備が不要
  • 気軽に会議を設定できる
  • 会議の所要時間を短縮できる

時間やコストを削減できることが一番のメリットでしょう。物理的な距離も関係なく、気軽に開催できることもオンライン会議ならではの魅力です。

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オンライン会議のデメリット

オンライン会議のデメリットも確認しておきましょう。
  • 参加者の表情や雰囲気が伝わりにくい
  • Web会議を行うための環境を整える必要がある
  • 通信が安定しなかったり音声トラブルが発生したりする

オンライン会議は画面越しに行うため、オフラインとは違って相手の様子が分かりにくいというデメリットがあります。

機材トラブルなどが起こる可能性があることも、理解しておくべきでしょう。

オンライン会議の進め方のコツ【司会者】

ここからは、オンライン会議の進め方のコツを紹介します。

会議を効率化するために司会者がすべきことは多いです。ここでは、司会者がすべき5つの項目について解説します

議題を事前に共有しておく

オンライン会議でも、会議の目的を事前に共有しておきましょう。アジェンダのほか、会議で用いる資料があればすべて送付しておきます。

事前に共有しておけば、会議が始まってから説明したり、資料を読んだりする時間を削減できます。会議が始まる前にできることは、確実にしておきましょう。

時間に余裕を持って会議の準備をしておく

デメリットとしてお伝えした通り、オンライン会議では機材トラブルが発生しやすいです。

接続がうまくいかなかった場合も対処できるように、時間に余裕を持って準備をしておきましょう

他の参加者も、遅刻をしないよう早めに接続していることがあります。ホストの準備が遅れて迷惑をかけてしまわないよう、5分前には接続を完了させて待機しておきましょう。

ファシリテーターを選定しておく

ファシリテーターは、会議における進行役となる存在です。司会者の他にファシリテーターがいることで、参加者全体の意見を吸い上げることができ、活発な議論ができます

オンライン会議では表情や雰囲気が伝わりにくいです。オフラインで会議を行うとき以上に、司会者と共に雰囲気作りをするファシリテーターは重要といえます。

チェックインタイムを設定する

チェックインタイムは、議論が始まる前に行うちょっとした雑談の時間です。いきなり本題に入るのではなく、軽い雑談をして発言しやすい雰囲気をつくります

司会者もしくはファシリテーターから、簡単な自己紹介をすることが一般的です。

各拠点ごとの参加者を全体で共有する

オンライン会議では全員が同じ場所にいないので、視覚的に参加者を確認できません。そのため司会者は、各拠点の参加者全員のポジションや人柄を全体で共有することが必要です。

会議によっては、立場や経歴が分からない人同士が参加していることもあるでしょう。参加者の不安をなくすようにマネジメントすることも、司会者の役割の1つです。

オンライン会議の進め方のコツ【参加者全員】

ここまでは、司会者にフォーカスして注意すべきことを紹介してきました。

この章では、オンライン会議に参加する全員が意識すべきことを6つ解説します

カメラはONにしておく

直接ではなくとも、カメラ越しに表情を共有していれば、発言の意図が伝わりやすくなります。相手の反応を見て、意見が正しく伝わっているか判断することもできるはず。

音声だけの会話ではなく、カメラをONにして会議にのぞみましょう。

発言しない時はマイクをミュートにする

マイクを常時ONにしていると、自分が発言していない時でも周囲の音をひろってしまうことがあります。咳払いの音などが聞こえると、発言が聞こえにくくなります。

発言するとき以外、マイクはミュートにしておきましょう

発言は積極的かつ簡潔にする

リアクションの確認が難しいオンライン会議では、できる限り簡潔に話すことが大切です。

話が長いと、聞き手は理解しにくいでしょう。発言者も、伝わっていることが分からないと不安になります。

簡潔な発言を心がけ、定期的に理解度を確認するのもよいでしょう。

しっかりとリアクションをする

繰り返しになりますが、オンライン会議では表情や雰囲気が伝わりずらいです。

誰かが発言した時は、それに対してしっかりとリアクションをしましょう

声で反応するだけでなく、あいづちをうったり、首をふったりすれば相手に伝わりやすいです。

チャット機能を活用する

オンライン会議で使用するツールには、チャット機能が用意されていることが多いです。

たとえば、以下のように活用してもよいでしょう。

  • 質問事項はチャットで一括管理する
  • 補足情報をチャットに記載する
  • 退出の連絡に使う
オンライン会議ならではの機能なので、うまく活用して効率化につなげましょう。

全体で共有しつつ議事録をとる

全体で共有できるホワイトボード機能を備えたツールもあります。オフライン会議と同様に、議事録を取りつつ議論を進めていきましょう

ホワイトボード機能がない場合は、Googleドキュメントなどを用いても問題ありません。

姉妹サイトでは、オンライン上で共同編集ができるホワイトボードサービスについて紹介しています。こちらも参考にしてみてください。

まとめ

コロナウイルスの影響により、オンライン会議を行う機会が増えています。

オンライン会議は、時間やコストを削減できるメリットがある一方、表情や雰囲気が伝わりにくいというデメリットがあります。

今回は司会者、参加者という立場に分けて、オンライン会議をうまく進めるコツを紹介しました。紹介した内容を参考にして、業務の効率化を図ってください

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