効率的な会議の進め方と8つのコツを解説

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「正しい会議の進め方は?」「効率的に会議を進めるにはどうしたらいい?」

このように会議の進め方について悩んでいませんか?

基本的な進め方やコツを知っていれば、効率的に会議を進められます。業務時間の短縮にもつながるので、ワークライフバランスも実現できるでしょう。

この記事では会議の目的、効率的に進めるコツ、おすすめの本について解説します

会議の種類と目的

会議は目的によって大きく3種類に分けられます。

目的を認識しておくことは、効率的に会議を行うためにも重要なことです。

ここでは、3種類の会議について解説します。

意思決定を行う会議

1つ目は何かを決定するための会議です。会議の結果を各自が持ち帰り、その先の業務を進めていくことになります。

スムーズに進めるためにも、問題点や納期など、議論に必要な情報を事前に用意しておくとよいでしょう。

意見交換を行う会議

2つ目は新しいアイデアをみんなで出し合う会議です。よい意見を生み出すためには、発言しやすい雰囲気作りが大切です。

意見を闇雲に否定するのではなく、よい面を見つけて積極的に肯定するとよいでしょう。

情報を共有する会議

3つ目は各個人が持つ情報を共有するための会議です。各々の業務進捗やノウハウを共有するために行われます。

自身の業務に問題が生じていたら、この場で相談するとよいでしょう。

基本的な会議の進め方とは

「そもそも基本的な会議の進め方が分からない…」という方も多いことでしょう。

ここでは、会議開始前、開始後に分けて準備すべきことを紹介します

会議開始前に準備すること

事前に準備をしておくことで、会議をスムーズに進められます。

以下の4つは、必ず準備をしておきましょう。

議題と会議の目的を明確にする

まずは議題を整理して、会議の目的を明確にしておきましょう。目的が明確でないと、多くの人が集まってもムダな時間になってしまいます。

会議で達成したい項目を整理しておくことが大切です。

メンバーに参加を依頼する

議題と会議の目的が整理できたら、参加してほしいメンバーに連絡をします。この際、各メンバーに準備すべき内容があれば一緒に伝えておきましょう。

各々が事前に準備しておくことで、会議をスムーズに進められます。

主要メンバーとコンタクトを取っておく

主要メンバーとは、事前に意見を交換しておきましょう。コンタクトを取っておくだけで、会議の場で意見が右往左往することを防げます。

大まかな道筋だけでも、共有しておくことが大切です。

すぐに会議が始められる環境を用意しておく

定刻の5分前には、すぐに会議ができる環境を用意しておきましょう。

以下などをしておけば、スムーズに会議を開始できます。

  • ホワイトボードに議題や参加者を記入する
  • 配布資料の準備
  • 人数分のイスがあるか確認
  • 空調を入れておく

会議開始前にできることは先にしておきましょう。

会議開始後にすること

続いて、会議開始後にすることについて解説します。

基本的な会議の進め方のルールとして、以下の4つは認識しておきましょう。

定刻になったら会議を開始する

全員がそろっていなくても、定刻になったら会議を開始しましょう。遅刻した人を待っているのは、時間通りに集まった人に対して失礼です。

議論の内容を共有する

会議を開始する際は、全員で会議の目的と議題を確認しましょう
  • 議題は何か
  • 何のために議論するのか
  • 議論のゴールはどこか

これらを共有できていないと、各々が違うことを考えてしまいます。ゴールを確認する際には、時間配分の目安も伝えておくとよいでしょう。

議事録を取りつつ議論を進める

議論に進展があれば、その都度ホワイトボードなどに記録を残すことが大切です。認識の違いがないか確認しつつ、要点を議事録としてまとめていきましょう。

最後にまとめて書くのではなく、テーマごとに記録することがポイントです。

最後に結論をまとめて共有する

会議が終わったら結論を全員で確認しましょう。

  • 決定事項
  • 宿題事項
  • 担当者
  • 納期
全員がいる場で共有しておかないと、後から「聞いてなかった」などといわれてしまうこともあります。ムダな会議にしないためにも、結論は必ず共有しておきましょう

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会議を効率化する8つの方法

ここまでは、会議の種類や基本的な進め方について解説してきました。

ここからは、会議を効率化するコツを8つ紹介します

関連資料は事前に配布しておく

会議で使用する資料は事前に配布しておきましょう。会議の場で配布してしまうと、資料を読むことに時間を奪われてしまい、なかなか議論が始まりません。

事前に共有できることは、全て資料にまとめておくことが理想です。参加者が余裕を持って内容を確認できるように、会議の3日前には配布しておくとよいでしょう。

アイスブレイクを行う

会議の場では、活発に議論がされるような雰囲気作りが大切です。緊張感があり、発言しにくい場ではよい意見も生まれません。

雰囲気をよくするためには、アイスブレイクが効果的です。議論を始める前に冗談をまじえた雑談をしたり、軽食を配ったりすることがよく行われます。

参加者は最低限にする

効率的な会議を行うには、議論に欠かせない人だけを集めることが大切です。なぜなら、あまり意見をいわない人がいると、活発な議論がされる雰囲気も生まれにくいからです。

議題とあまり関係ないのに招集された人も、貴重な時間を奪われてしまいます。参加者全員が、前のめりになるくらい意見を発する会議が理想的でしょう。

発言しやすい雰囲気を作る

発言しやすい雰囲気を作るためには、意見を否定しないことが重要です。

多面的に物事をとらえ、どんな意見でもよい面を見つけて肯定する努力をしましょう。

意見を深掘りして、さらにアイデアを引き出すことも大切です。

アジェンダ通りに議論を進める

常にアジェンダを意識して議論を進めることも重要です。会議を進めていると、話題がそれてしまうこともあるでしょう。

別の話題をふくらませてしまうと、本来の議題の結論がなかなか出ません。話題がそれたら、アジェンダを意識してすぐに軌道修正しましょう

司会者が全体を見渡し議論を活発にする

議論を活発にするためには、司会者が全体に意識を向けることが大切です。全体を見渡して、意見を求めたり質問したりしましょう。
参加者の中には、以下のような人もいるはずです。
  • 意見がありそうだけど発言をためらっている人
  • 発言したけど自分の意見を深く整理できていない人

司会者はメンバーの意見を引き出すことも仕事の1つです。全体をマネジメントする能力が求められます。

時間遵守よりも成果を重視する

議論の進捗具合によっては、時間が足りないということもあるでしょう。時間遵守も大切ですが、最も重要なのは「会議の目的を達成すること」です。

短時間の延長で達成できそうな場合は、臨機応変に対応するようにしましょう。

オンラインで会議をして移動時間を削減する

オンラインで会議をすることも、時間短縮に効果的です。オンラインで会議を行えば、全員の移動時間を短縮できます。会議室の準備や、資料を配布する手間も省けるでしょう。

コロナウイルスの影響もあり、Web会議を行う機会も増えてきたはず。うまく活用して、会議を効率的に行いましょう。

会議の進め方について学べる本

「会議の進め方についてもっと学びたい!」という方は、本を読んで学習してもよいでしょう。ここでは、おすすめの本を2冊紹介します。

会議の上手なやり方が面白いほどわかる本

出典:Amazon

会議の基本的な進め方について、図を用いて簡単にまとめられた一冊。「急に会議を任されて困っている」という会議初心者の方でも理解しやすいでしょう。

さまざまな形態の会議を想定して書かれているので、幅広い方におすすめです。

世界で一番やさしい会議の教科書 実践編

出典:Amazon

生産性の高い会議を行うために、実践できる内容を具体的に紹介しています。「実践編」とタイトルにある通り、すぐにできる実用的な内容が多いです。

まとめ

会議は目的によって大きく3種類に分けられます。効率的な会議を行うためには、目的を明確にしておくことが重要です。

今回は基本的な会議の進め方、進行のコツ、会議の進め方について学べる本を紹介しました。これらを参考にして会議の効率化を図り、ワークライフバランスを実現させましょう。

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