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「正しい会議の進め方は？」「効率的に会議を進めるにはどうしたらいい？」
このように会議の進め方について悩んでいませんか？
基本的な進め方やコツを知っていれば、効率的に会議を進められます。業務時間の短縮にもつながるので、ワークライフバランスも実現できるでしょう。
この記事では会議の目的、効率的に進めるコツ、おすすめの本について解説します。
会議の種類と目的
会議は目的によって大きく3種類に分けられます。
目的を認識しておくことは、効率的に会議を行うためにも重要なことです。
ここでは、3種類の会議について解説します。
意思決定を行う会議
1つ目は何かを決定するための会議です。会議の結果を各自が持ち帰り、その先の業務を進めていくことになります。
スムーズに進めるためにも、問題点や納期など、議論に必要な情報を事前に用意しておくとよいでしょう。
意見交換を行う会議
2つ目は新しいアイデアをみんなで出し合う会議です。よい意見を生み出すためには、発言しやすい雰囲気作りが大切です。
意見を闇雲に否定するのではなく、よい面を見つけて積極的に肯定するとよいでしょう。
情報を共有する会議
3つ目は各個人が持つ情報を共有するための会議です。各々の業務進捗やノウハウを共有するために行われます。
自身の業務に問題が生じていたら、この場で相談するとよいでしょう。
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基本的な会議の進め方とは
「そもそも基本的な会議の進め方が分からない…」という方も多いことでしょう。
ここでは、会議開始前、開始後に分けて準備すべきことを紹介します。
会議開始前に準備すること
事前に準備をしておくことで、会議をスムーズに進められます。
以下の4つは、必ず準備をしておきましょう。
議題と会議の目的を明確にする
まずは議題を整理して、会議の目的を明確にしておきましょう。目的が明確でないと、多くの人が集まってもムダな時間になってしまいます。
会議で達成したい項目を整理しておくことが大切です。
メンバーに参加を依頼する
議題と会議の目的が整理できたら、参加してほしいメンバーに連絡をします。この際、各メンバーに準備すべき内容があれば一緒に伝えておきましょう。
各々が事前に準備しておくことで、会議をスムーズに進められます。
主要メンバーとコンタクトを取っておく
主要メンバーとは、事前に意見を交換しておきましょう。コンタクトを取っておくだけで、会議の場で意見が右往左往することを防げます。
大まかな道筋だけでも、共有しておくことが大切です。
すぐに会議が始められる環境を用意しておく
定刻の5分前には、すぐに会議ができる環境を用意しておきましょう。
以下などをしておけば、スムーズに会議を開始できます。
- ホワイトボードに議題や参加者を記入する
- 配布資料の準備
- 人数分のイスがあるか確認
- 空調を入れておく
会議開始前にできることは先にしておきましょう。
会議開始後にすること
続いて、会議開始後にすることについて解説します。
基本的な会議の進め方のルールとして、以下の4つは認識しておきましょう。
定刻になったら会議を開始する
全員がそろっていなくても、定刻になったら会議を開始しましょう。遅刻した人を待っているのは、時間通りに集まった人に対して失礼です。
議論の内容を共有する
- 議題は何か
- 何のために議論するのか
- 議論のゴールはどこか
これらを共有できていないと、各々が違うことを考えてしまいます。ゴールを確認する際には、時間配分の目安も伝えておくとよいでしょう。
議事録を取りつつ議論を進める
議論に進展があれば、その都度ホワイトボードなどに記録を残すことが大切です。認識の違いがないか確認しつつ、要点を議事録としてまとめていきましょう。
最後にまとめて書くのではなく、テーマごとに記録することがポイントです。
最後に結論をまとめて共有する
会議が終わったら結論を全員で確認しましょう。
- 決定事項
- 宿題事項
- 担当者
- 納期
会議を効率化する8つの方法
ここまでは、会議の種類や基本的な進め方について解説してきました。
ここからは、会議を効率化するコツを8つ紹介します。
関連資料は事前に配布しておく
会議で使用する資料は事前に配布しておきましょう。会議の場で配布してしまうと、資料を読むことに時間を奪われてしまい、なかなか議論が始まりません。
事前に共有できることは、全て資料にまとめておくことが理想です。参加者が余裕を持って内容を確認できるように、会議の3日前には配布しておくとよいでしょう。
アイスブレイクを行う
会議の場では、活発に議論がされるような雰囲気作りが大切です。緊張感があり、発言しにくい場ではよい意見も生まれません。
雰囲気をよくするためには、アイスブレイクが効果的です。議論を始める前に冗談をまじえた雑談をしたり、軽食を配ったりすることがよく行われます。
参加者は最低限にする
効率的な会議を行うには、議論に欠かせない人だけを集めることが大切です。なぜなら、あまり意見をいわない人がいると、活発な議論がされる雰囲気も生まれにくいからです。
議題とあまり関係ないのに招集された人も、貴重な時間を奪われてしまいます。参加者全員が、前のめりになるくらい意見を発する会議が理想的でしょう。
発言しやすい雰囲気を作る
発言しやすい雰囲気を作るためには、意見を否定しないことが重要です。
多面的に物事をとらえ、どんな意見でもよい面を見つけて肯定する努力をしましょう。
意見を深掘りして、さらにアイデアを引き出すことも大切です。
アジェンダ通りに議論を進める
常にアジェンダを意識して議論を進めることも重要です。会議を進めていると、話題がそれてしまうこともあるでしょう。
別の話題をふくらませてしまうと、本来の議題の結論がなかなか出ません。話題がそれたら、アジェンダを意識してすぐに軌道修正しましょう。
司会者が全体を見渡し議論を活発にする
- 意見がありそうだけど発言をためらっている人
- 発言したけど自分の意見を深く整理できていない人
司会者はメンバーの意見を引き出すことも仕事の1つです。全体をマネジメントする能力が求められます。
時間遵守よりも成果を重視する
議論の進捗具合によっては、時間が足りないということもあるでしょう。時間遵守も大切ですが、最も重要なのは「会議の目的を達成すること」です。
短時間の延長で達成できそうな場合は、臨機応変に対応するようにしましょう。
オンラインで会議をして移動時間を削減する
オンラインで会議をすることも、時間短縮に効果的です。オンラインで会議を行えば、全員の移動時間を短縮できます。会議室の準備や、資料を配布する手間も省けるでしょう。
コロナウイルスの影響もあり、Web会議を行う機会も増えてきたはず。うまく活用して、会議を効率的に行いましょう。
会議の進め方について学べる本
「会議の進め方についてもっと学びたい！」という方は、本を読んで学習してもよいでしょう。ここでは、おすすめの本を2冊紹介します。
会議の上手なやり方が面白いほどわかる本
出典：Amazon
会議の基本的な進め方について、図を用いて簡単にまとめられた一冊。「急に会議を任されて困っている」という会議初心者の方でも理解しやすいでしょう。
さまざまな形態の会議を想定して書かれているので、幅広い方におすすめです。
世界で一番やさしい会議の教科書 実践編
出典：Amazon
生産性の高い会議を行うために、実践できる内容を具体的に紹介しています。「実践編」とタイトルにある通り、すぐにできる実用的な内容が多いです。
まとめ
会議は目的によって大きく3種類に分けられます。効率的な会議を行うためには、目的を明確にしておくことが重要です。
今回は基本的な会議の進め方、進行のコツ、会議の進め方について学べる本を紹介しました。これらを参考にして会議の効率化を図り、ワークライフバランスを実現させましょう。
