マルチタスクが生産性を下げる理由は?効率を上げる方法

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マルチタスクは非効率だという話を聞いたことはありませんか?実際のところ、仕事を早く終わらせるためにマルチタスクは身につけるべきスキルなのでしょうか。

この記事では、マルチタスクが生産性を下げると言われている理由、シングルタスクで効率を上げる方法を紹介します

ちょっとしたコツで業務を効率化させ、ワークライフバランスを実現しましょう。

マルチタスクとは

マルチタスクとは、仕事や家事において複数の作業を同時に進行させることです。

例えば、資料を作成しながらメールやチャットに返信する、子供の面倒を見ながら家事をこなすなどがマルチタスクにあたります。

シングルタスクとの違い

マルチタスクの反対がシングルタスク。その名の通り、1つのことだけに集中して作業を行うことを意味します。

複数の作業を抱えている場合においても、同時にあれもこれもと手を出すのではなく、1つずつ順番に片付けていくのがシングルタスク派です。

マルチタスクが生産性を下げると言われている理由

職場で先輩や上司から「仕事が遅いからマルチタスクをできるようになれ」と言われたことがある人もいるかもしれません。

しかし、最近ではマルチタスクは生産性を下げるとも言われています。その理由は次の通りです。

脳は1つのことにしか集中できない

人間の脳は、本来1つのことにしか集中できないと言われています。

マルチタスクと言われている作業は、実際はシングルタスクを短時間ごとに切り替えしているだけに過ぎないとも。

例えば「資料作成しながらメールを返信する」というマルチタスクも、結局メールを打っている間は資料作成を進めることはできていないわけです。

集中力が途切れやすい

シングルタスクをこまめに切り替えることでマルチタスク”風”を装うことはできます。

しかし、そこには集中力が切れやすいというデメリットが。先程の「資料作成しながらメールを返信する」で考えてみましょう。

メールを送信して資料作成に戻ってきた時には「どこまでやってたっけ」と考える時間が必ず発生します。

このタスクを切り替えるごとに発生する「考える」作業が、集中力を無駄に消費させているのです。

より多くのエネルギーを消費する

マルチタスクは「仕事をしている」という満足度は得られるかもしれません。

しかし、頻繁なタスクの切り替えは、より多くのエネルギーを消費することにも繋がります。

結果としてマルチタスクをする人は、シングルタスク派よりも疲れやすく、その疲れから生産性の低下も招いているのです。

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マルチタスクをせずに仕事の効率を上げる方法

マルチタスクは余計なエネルギーを消費し、集中力や生産性の低下をもたらします。

しかし、マルチタスクが習慣になっていてシングルタスクができない、という人もいるでしょう。

ここからは、マルチタスクをせずに仕事の効率を上げる方法を解説します

タスクごとに片付ける

やるべきことをタスクに分解し、1つずつ片付けましょう

例えば、プレゼンの資料を作成するというタスクでは、リサーチやデータ収集、資料作成、見直し・チェックなどと分解できます。

業務をタスクごとに片付けることで、シングルタスクが苦手な人でも集中力を保ちやすくなるというメリットがあります。

タスクの管理にはtodoリストなどを活用がおすすめです。

集中できる環境を作る

集中できる環境づくりも大切。集中力が切れやすいマルチタスク派の人は、ちょっと疲れた時についSNSなどを見てしまいがち。

スマートフォンはかばんにしまっておく、机の上を整頓して余計なものが視界に入らないようにするなどの対策が取れるでしょう

自分が最も集中できる時間帯を知ることも重要。

例えば、朝一番や午前中に集中がしやすい、という場合はその時間帯に難しい作業に取り組み、集中力が落ちる夕方には簡単な作業や事務作業などを行うことができます。

メールやチャットは時間を決めて返信

頻繁に送られてくるメールやチャットのメッセージは集中力を削ぐ大きな原因です。

緊急時には電話をするように周囲に伝え、メールなどには30分や1時間に1回など時間を決めて返信するようにします

メールチェックに時間がかかるという人は、フォルダ分けやタグ付けなどで今すぐ読むべきメールと後からでも良いものを仕分ける工夫も効果的。

業務外のグループチャットや読む専門のチャットなどは、デスクトップ通知がされないように設定する方法が有効です。

気になることはとりあえずメモする

作業中に「そういえばあのタスクは今どうなってるっけ?」と気になってしまう時は、一旦その内容をメモしておき、作業が一段落した時に確認しましょう。

途中で脱線して他のことをやってしまうと、集中力を途切れさせることになります。メモを取っておけば、後で何が気になっていたのか忘れる心配もありません

慣れない間は気になることを「今すぐ調べたい!」という衝動に駆られるかもしれません。

しかし、そこをぐっと抑えることが大切。今目の前にあることに集中するように気持ちをコントロールしましょう。

適度に休憩を取る

どんなにシングルタスクが得意な人でも、1つのことにずっと集中していることは難しいもの。

常に高いパフォーマンスを発揮するためには適度な休息が大切です。学校に時間割があるように、一定時間ごとに体や脳を休ませるようにしましょう。

30分~1時間ごとにストレッチなどで軽く身体を動かす、コーヒーなどでリフレッシュするのがおすすめ。

タイムトラッキングアプリなどを活用して、定期的に休憩を取れるようにリマインドさせたり、各タスクにかけている時間を測る方法もあります。

まとめ

仕事が遅い、集中力が長続きしないという悩みの原因は、実はあなたが知らない間にやっているマルチタスクにあるかもしれません。

タスクの細分化や集中できる環境作りなど、高いパフォーマンスを発揮するための工夫をして、業務を効率化させましょう

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