【初心者向け】Web会議・テレカンのやり方を解説!スムーズに進める9つのコツ

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新型コロナウイルス感染拡大の影響により、遠隔で会議を行う「テレカン(Web会議)」を実施する企業も増えました。

テレカンにまだ慣れない方も多いでしょう。そこでこの記事では、テレカンのやり方やテレカンを上手に進めるコツを紹介します。

テレカンに慣れればテレワークのメリットが得られやすくなり、ワークライフバランスの実現にもつながります。

そもそもテレカンとは?

そもそもテレカンは電話会議のことなのかビデオ会議のことなのかわからない」という方もいるのではないでしょうか。

今一度テレカンについておさらいしておきましょう。

遠隔会議のこと

テレカンは「teleconference」と表記され「遠隔会議」と訳されます。遠隔の会議には、以下のような形態があります。

  • 電話会議
  • テレビ会議
  • ビデオ会議

「テレカンにする」といわれたときは、まずは何のツールを使って行うかを確認しましょう。この記事では「テレカン=遠隔会議・Web会議の総称」として話を進めます。

テレカンとは?Web会議との違いやおすすめのツールも解説
リモートワークが普及するなかで「テレカン」という言葉を耳にする機会も増えてきたのではないでしょうか。しかし、実際「Web会議と何が違うの?」と疑問に感じる人も多いはず。この記事では、テレカンについて、Web会議との違いやおすすめのツールを解説します。

「新しい生活様式」でもオンライン会議を推奨

新型コロナウイルス感染拡大を受け、企業においてはテレワーク導入が急ピッチで進みました。

2020年5月、日本政府は新型コロナウイルス感染拡大を防ぐための「新しい生活様式」を公表。「働き方の新しいスタイル」として以下のようなものが推奨されています。

  • テレワークやローテーション勤務
  • 時差勤務でゆったりと
  • オフィスはひろびろと
  • 会議はオンライン
  • 対面での打ち合わせは換気とマスク

「会議はオンライン」とあるように、ウィズコロナ時代(新型コロナウイルスとの共存を踏まえた時代)では、対面で複数メンバーが集まることはできる限り避けなければなりません。

企業においてもテレビ会議・ビデオ会議・電話会議などのテレカン導入が急務といえるでしょう。

ポストコロナ社会到来に備える。これからの働き方を解説
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テレカンのはじめ方

テレカンのはじめ方はツールによって多少違いはありますが、共通する部分も多いです。

ここではこれからテレカンをスタートさせる方向けに、サービスの選び方やテレカンの実施方法を紹介しましょう。

使用するツールを比較・決定

テレカンツールにはさまざまなものがあります。例えば以下のようなサービスです。

Zoom
Microsoft Teams
Whereby

導入するときは、それぞれの機能や料金などを比較してツールを決定します。

例えばアカウント作成やアプリダウンロード不要で簡単に導入できるツールや、セキュリティに強いツールがあります。

料金だけで決定するのではなく、サービス内容をしっかり把握した上でセレクトするのが大切です。

以下の記事では各社テレカンツールをポイント比較していますので参考にしてくださいね。

【テレカンツール比較】おすすめツールをタイプ別に紹介
無料版から有料版まで、多種多様あるテレカン(Web会議)ツール。「たくさんあってどう選べばいいかわからない」と、お困りではありませんか?テレカンを有効活用することは、働き方改革やライフワークバランスの実現にも繋がります。この記事では、タイプ別のおすすめテレカンツールを紹介します。

テレカンのやり方はツールによって異なりますが、今回は基本的に無料で使える「Zoom」におけるテレカンの始め方を紹介します。

ホストの場合

テレカンツールは、ホスト側か参加者側かで準備する工程が異なります。まずはホストの場合について解説しましょう。

Zoomでは以下の3ステップでテレカンをスタートできます。

  • 無料でサインアップ
  • ミーティング開始
  • 招待メールを送信

参加者の場合

Zoomでのテレカンに参加する場合は、まずホストから送られてきた招待メールを確認しましょう。

メールに記載のあるURLをクリックすれば、簡単にミーティングに参加できます。

テレカンツールの特徴やメリット

Zoomをはじめとしたテレカンツールは、以下のような特徴・メリットがあります。

  • ビデオやマイクのオン/オフが簡単
  • 画面共有モードがある
  • 録画できる
  • チャット機能もある
  • バーチャル背景やフィルター機能が使える

これらの機能をうまく活用すれば、スムーズなテレカンが可能です。

例えば自分が発言していないときはマイクをミュートにして発言者の邪魔にならないようにしたり、画面共有モードで議事録を共有しながら会議を進めたりできます。

またバーチャル背景やフィルター機能は、オンライン飲み会などでも人気。ZoomではSnap Cameraというツールをダウンロード・連携させることで、さまざまなエフェクトが楽しめます。

オンライン会議でのアイスブレイクにも使えるため、この機会にダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

以下の姉妹サイトの記事では、Snap Cameraのダウンロード方法やZoomとの連携方法が解説されています。

Snap Cameraを使えばノーメイクのままZoomでWeb会議できる!在宅ワークにおすすめ | テックキャンプ ブログ
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テレカンを上手に進めるコツ

テレカンをスムーズに進めるコツがあるのを知っていますか。

ぜひ参考にしてください。

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あらかじめアジェンダを共有

会議前にアジェンダを共有しておきましょう。適宜アジェンダを確認しながら進めることで、効率的にテレカンを進められます。

特に気の知れたメンバー同士のテレカンの場合、対面の会議より気がゆるんで話がそれやすい側面もあります。

ホストは5分前に入室

ホストの場合はテレカン開始時刻の5分前には入室しておくようにしましょう。

ホストがギリギリの時間になると参加者も入室できず、スタート時間が遅れてしまいます。

冒頭にアイスブレイクを

ホストの場合はテレカン冒頭1分ほどでアイスブレイクを入れるのがおすすめ。

テレカンに慣れていない人は、緊張することもあります。冒頭で場の雰囲気を和ませるような話題ができるといいでしょう。

無難に天気の話でもいいですし、最近の出来事や自分が設定しているバーチャル背景の話題もおすすめです。

以下の姉妹サイトの記事では、おすすめのバーチャル背景が紹介されています。

Zoomのバーチャル背景おすすめ画像を紹介 エヴァンゲリオン・ジブリ・刀剣乱舞・ポプテピも | テックキャンプ ブログ
「Web会議を楽しくしたい」このような悩みを解決したいなら、Zoomのバーチャル背景が最適です。この記事では、エヴァ・ジブリ・刀剣乱舞など、Zoomのバーチャル背景におすすめの画像をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

画面共有機能を活用

テレカン中に資料を見てほしいときは、自分のパソコンで資料を開き、画面共有機能で資料を共有しながら進めるとスムーズ。

画面共有しながらポインタ機能を使うのもわかりやすいです。また、その場で線を書いて説明部分を強調することも可能です。

明瞭に話す

オンライン会議では声がこもりがちなので、いつもよりハキハキと話すとよいでしょう。

またインターネットの回線の状態によっては声が聞こえにくいこともあるため「聞こえていますか?」「今の話で大丈夫でしたか?」といった確認も随時行っていくのがベターです。

リアクションは大きめに

テレカンでは相手が理解しているかどうかがわかりにくいデメリットがあります。

ですから話を聞く際はリアクションを大きめにとったり、名前を呼ばれた際はなるべく素早く反応したりしましょう。

イヤホン・ヘッドホン・マイクスピーカーを使う

テレカンは、しばしば声が拾われ難かったり周囲の雑音でうまく話が聞き取れなかったりしがち。イヤホン・ヘッドホン・マイクスピーカーを使用するのがおすすめです。

イヤホン・ヘッドホン・マイクスピーカーを使用することで対面で話しているようにクリアな会話が可能となります。

【Web会議・テレカンツール】マイクスピーカーおすすめ6選厳選!製品の選び方も
Web会議(テレカン)では「音が聞こえづらい」という問題も起こりがち。そんなときは、声をしっかり拾ってクリアな音声で相手に届けてくれる「マイクスピーカー」を使ってみてください。Web会議での音声の問題を解消します。この記事では、おすすめのマイクスピーカーを紹介します。

発言する際は名前を名乗る

大人数のテレカンでは、名前を言ってから発言するとスムーズに話を進められるでしょう。

Zoomは発言している人がわかるようにはなっていますが、人数が多いと誰が発言しているかわかりにくいからです。

発言しないときはミュート

自分が発言しないときはマイクをミュートにしましょう。

自分のマイクから雑音が入ってしまうのを防ぎ、発言者の話がクリアに聴けるようになります。

聞こえにくい場合は遠慮なく言う

イヤホン・ヘッドホン・マイクスピーカーを使っても声が聞き取りにくい場合は何らかの問題が生じている可能性があります。

発言者がイヤホン・ヘッドホン・マイクスピーカーを使用していなかったり、発言していない人がマイクをミュートにしておらず雑音が入っていたりすることも考えられます。

あとから聞き直すほうが時間がかかるので、聞こえにくい場合はすぐに伝えるようにしましょう。

意見をまとめながら進める

テレカンは対面の会議に比べて、質問をしにくいと感じる人も多いです。

随時「ここまで大丈夫ですか?」「何か質問はありませんか?」など声をかけ、自ら質問を拾いにいくとよいでしょう。

Googleドキュメントなどで議事録をとり、共有しながら進めるのもおすすめです。

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まとめ

テレカンは、ツールの機能をフル活用することで対面で会話しているような感覚で行えます。

テレカンで起こりがちな問題を知って事前に配慮しておくことで、スムーズなテレカンができるようになるでしょう。

営業職や企画職などテレカンでプレゼンする機会がある方は、以下の記事を参考にしてくださいね。

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