チームの振り返りには「KPT」が最適!コツやポイントを解説

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「チームで振り返りをするならどの方法がいいのだろう」「KPTがいいと聞いたことがあるけど実際はどうなんだろう」

このようにチームでの振り返り方法について悩んでいませんか?

振り返りは業務の効率化にも効果があるため、ワークライフバランス実現のためにも重要です

この記事では振り返りの重要性、そしてチームの振り返りに最適なKPTについて解説します。

振り返りの重要性

振り返りは物事を客観的に考える機会になるので、目標に向かって現状がどうであるかを整理できます。

多忙な生活を送っていると、行動しても結果を放置してしまい、その先の改善につながらないことが多いです。

振り返りを行えば、過去の行動を効果的に改善していくことが可能です。パフォーマンス向上のためにも、重要なことであるといえるでしょう。

振り返りの効果

仕事を進めていく上で、振り返りはさまざまな効果を発揮します

たとえば、以下などの効果があります。

  • 効果的かつ効率的な業務の進め方が分かる
  • 他者と振り返りをすれば、幅広い視野での意見が取り入れられる
  • ミスを歓迎する雰囲気が生まれ、挑戦しやすい環境になる
  • ロジカルに因果関係を整理できるので、感情的になりにくい
  • 倫理的な話し合いができる組織へ成長する

個人にも組織にもメリットが大きいので、積極的に取り入れるとよいでしょう。

チームの振り返りに最適なKPTとは

KPTとは「Keep」「Problem」「Try」の要素で構成される振り返りのフレームワーク。

具体的には以下の内容について考え、現状分析をします。

  • 「Keep」:よかったこと、今後も続けていくこと
  • 「Problem」:悪かったこと、今後はやめること
  • 「Try」:次に試すこと

KPTは簡単に現状分析ができ、かつ次のアクションも明確になるため、多くの企業で広く活用されています。短いサイクルで実施すれば、リスクを最小限にできるでしょう。

KPTの人数や必要なもの

KPTはテーマやプロジェクト単位ごとに、複数人で実施します。あまり人数が多すぎると、各人の話す時間が限られるため、最大でも6人を目安にするとよいでしょう。

基本的にホワイトボードで行われることが多く、その他に必要なものは特にありません。ディスプレイを共有して、テキストエディターで行うことも可能です。

KPTのメリット

KPTはとてもシンプルな振り返り手法ですが、よい点がいくつもあります。

主なKPTのメリットは、以下の3つです。

課題を素早く把握できる

KPTは物事を頭で考えるだけでなく、文字として問題点が可視化されます。そのため、瞬時に課題を認識することが可能です。

非常にシンプルな手法のため、気軽に振り返りができることもポイントでしょう。短いサイクルで行うことで、課題を早く発見しリスクを回避できます。

全員が問題と向き合える

KPTでは全員が1つの課題に向き合います。

あくまでも議論の対象は「Problem:問題点」です。そのため、上司や先輩の目線を気にして意見を述べる必要はありません。

ホワイトボードに書き出して進めていくことは普通の会議と変わりませんが、話し合いの対象が決まっていると若手でも意見が言いやすくなるでしょう。

前向きに振り返られる

KPTは単に悪かったことだけでなく、まず初めによかったことを書き出します。ポジティブな面が可視化されることで、過去の努力が成果につながった実感が得られるでしょう。

自身の悪い部分ばかりに目がいってしまう人には、特におすすめといえます。

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KPTの進め方

では、KPTの具体的な進め方について確認してきましょう

実際の進め方に合わせて、順に解説していきます。

必要なものを準備する

まずはKPTに必要なものを準備しましょう。

  • ホワイトボード
  • ホワイトボードマーカー
  • 付箋

発言を活発にするために、付箋を準備しておくことがおすすめです。

KeepとProblemを出す

準備ができたら、まずは各個人でKeepとProblemを書き出しましょう。実際に取り組んでよかったこと、悪かったことを挙げていきます。

単に「納期通りに上手くできた」「進捗が遅れている」などではなく、具体的な取り組み内容まで踏み込んで考えることが大切です。

何を実行してどうよかったのか、何が原因で失敗につながったのかなどを深く考えるようにしましょう。

メンバー間で発表をする

続いて、各個人の考えを順に発表していきましょう

メンバー全員でよい点や課題を認識することが目的です。

チームの雰囲気をよくするためにも、以下などを心がけるとよいでしょう。

  • ポジティブな事柄は積極的にほめる
  • ネガティブな面は進んで受け入れる
これらを意識すれば雰囲気がよくなり、より振り返りの場が活発になります。

Problemに対するアクションを考える

全員の意見が共有できたら「Try」について考えていきましょう。アクションも具体的な内容にすることが大切です。

「もっとがんばる」といった精神論や「次から注意する」といった抽象的な内容では、その先の改善につながりません。

成長につなげていくためにも、具体的な行動に落とし込み計画を立てましょう

KPTのコツ

KPTの効果を最大化するためにはいくつかのポイントがあります。

ポイントを意識しているかどうかで効果の大小が変わるので、確実に押さえておきましょう。

ここでは、KPTの5つのコツを紹介します

日頃からKeepとProblemをメモしておく

KPTの場を活発にするためにも、日頃からKeepとProblemをメモしておきましょう。

振り返りの場だけで考えていると、思い出せる内容は限られてしまいます。

業務中に感じたことをメモすれば、よりリアルな意見を記録できるはず。普段から意識を持つことで感度が高くなり、より多くのことに気付けるようにもなります。

こまめにやる

シンプルな手法であるKPTは、短いスパンで行うことでより効果を発揮します。

KPTをこまめに実施するメリットは、以下の通りです。

  • より早く問題点に気付ける
  • ノウハウが積み上がる
  • 1回のKPTにかかる時間が短くなる
  • 組織内のコミュニケーションが円滑になる
効果を最大化するためにも、こまめに振り返りや反省をしましょう。

少人数で行う

少人数で行えば一人ひとりが話す時間が増えるので、より質の高い振り返りができます。人数が多くなると、1回あたりのKPTの時間も長くなりがちです。

目安としては最大6人までと考えておきましょう。チームの人数が多い場合は、いくつのグループに分けて実施することがおすすめです。

責任追及しない

KPTの目的は、今後の方針や次のアクションを明確にすること。

問題が発覚しても、責任追及していてはその先の改善にはつながりません。

生産的な振り返りを行うためにも、責任追及はしないようにしましょう

Problem解決に固執しない

悪い面ばかりを考えていると、どうしてもストレスを感じてしまいます。

すぐに解決策が出てこない問題もあるでしょう。なかなか先に進めないとモチベーション低下にもつながってしまいます。

もちろんネガティブな事柄と向き合うことは大切です。しかし、Problem解決に固執せず、ポジティブな面にも目を向けることがチームの士気を高めることにつながります

まとめ

KPTは振り返りのフレームワークの1種です。シンプルな方法で簡単に現状分析ができ、さらに次のアクションが明確になります

今回はKPTの進め方や効果を最大化させるためのコツを紹介しました。ぜひ内容を参考にしていただき、業務の中に振り返りの時間を作ってみてください。

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