振り返りの意味とは?効果的なフレームワークも解説

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「振り返りにはどんなメリットがある?」「効果的な振り返りをするにはどうしたらいいのだろう」

このように振り返りについて悩んでいませんか?

適切な振り返りはパフォーマンス向上にも効果があり、ワークライフバランス実現のためにも重要です。この記事では振り返りの意味、メリット、フレームワークを紹介します。

振り返りの意味

振り返りとは、自身の言動を思い返して思考や感情を整理すること

会社組織においては、振り返りをすることで、過去の経験をその先に活かすことが目的です。

ただ、ネガティブな面を思い返すだけでは効果がありません。過去の言動と結果の因果関係を整理し、次に活かせるようにしっかりと考えることが大切です。

振り返りの類語

振り返りの類語には「反省」と「感想」があります。

反省:過去の行動や決断の何がいけなかったのかを考えること。主に失敗したときのみされる
感想:終了した事柄について意見を述べること。対策や改善案は必ずしも含まれていない

これらの対象は主に過去だけであり、振り返りのように未来の行動は考えないことが違いです。

英語ではリフレクション

英語では「リフレクション」が日本語の「振り返り」に相当します。リフレクションとは、これまでの言動を振り返り、客観的に自身の状態を見つめなおすこと

成長やモチベーションアップに効果的であり、人材育成の場では「リフレクション研修」が広く行われています。

振り返りの重要性

振り返りには、客観的に物事をとらえ、個人や組織の行動を改善する効果があります

振り返りのメリットは、以下の通りです。

  • 設定した目標に対するパフォーマンスを把握できる
  • 設定した目標に対して何が不足していたかが明確になる
  • 設定した目標以上の結果が出た場合も、その理由がわかる

深い学びや気付きを得るためには、物事の良い面も悪い面も理解することが大切です。

振り返りではこの両側面が整理されるため、特にビジネスの場では重要視されています。

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振り返りのフレームワーク

振り返りが重要であるといっても、ただ頭で考えるだけでは効果が得られません。

個人の成長に有効なものや、組織の生産性向上に効果があるものなど、目的に合ったフレームワークを活用するようにしましょう

ここでは、ビジネスの場で広く用いられるフレームワークを5つ紹介します。

KPT

KPTとは「Keep」「Problem」「Try」の頭文字を取ったフレームワーク。

具体的には、以下の内容について考えます。

  • 「Keep」:よかったこと、今後も続けること
  • 「Problem」:うまくいかなかったこと、問題点
  • 「Try」:改善に向けて今後実践していくこと

KPTでは、過去の行動でよかったこと、うまくいかなかった原因などが整理でき、その先に実践すべきことの優先順位がつけられます

個人だけでなく、チームや組織においても効果的な手法です。

YWT

YWTとは「やったこと」「分かったこと」「次にやること」の頭文字を取ったフレームワーク。

具体的には、以下の内容について振り返りをします。

  • 「やったこと」:行動の内容、その行動を行った意図
  • 「分かったこと」:行動による結果、その結果に至った理由
  • 「次にやること」:因果関係を整理すると、次は何をすべきか

YWTでは、自身の行動が結果にどう結び付いたかを整理でき、その先の行動を思考することで成長につながります

行動しても結果を放置しがちな人や、反省だけをして次の行動が改善されない人におすすめの手法といえるでしょう。

4行日記

4行日記は「事実」「気づき」「教訓」「宣言」をそれぞれ1行ずつ記述するフレームワーク。簡潔な内容なので、毎日の仕事の振り返りにも適した方法です。

  • 「事実」:実際に起こった事実
  • 「気づき」:起こった事実からひらめいたこと
  • 「教訓」:気づきから得られた教訓
  • 「宣言」:改善するために何を実行するか

4行日記は、チームや組織で行うよりも、個人単位で実施した方がその効果を発揮します。日々の業務記録のためにも、気軽に取り入れてみるとよいでしょう。

PDCA

PDCAは「Plan」「Do」「Check」「Act」の頭文字をとったフレームワーク。多くの企業で活用されている手法なので、ご存知の方がほとんどでしょう。

具体的には、以下の内容を1サイクルとして振り返りを行います。

  • 「Plan」:目標達成に向けどのように進めるか計画を立てる
  • 「Do」:計画を基に実行する
  • 「Check」:計画に対して実行結果がどうか評価し、問題点を抽出する
  • 「Act」:問題点の対策を考え、改善を進める

PDCAは、改善案を基に次の計画を立てることで高い効果を発揮します。そのため、サイクルを繰り返すことが非常に重要なポイントです。

経験学習モデル

経験学習モデルは「経験」「省察」「概念化」「試行」によって構成されるフレームワーク。

具体的には、以下のようにサイクルを進めます。

  • 「経験」:行動を起こし、具体的な経験をする
  • 「省察」:経験したことを多面的に振り返る
  • 「概念化」:異なる状況下でも応用できるよう、省察した内容を一般化する
  • 「試行」:概念化した内容を実践してみる

経験学習モデルは、起こった事象を他の状況下でも応用できるように「概念化」することが特徴です。

4行日記と似ていますが、個人の業務だけでなく、チームの振り返りを行うことにも効果があります。

振り返りを行う際のポイント

効果的な振り返りを行い成長につなげていくためには、そのポイントを認識しておくことが大切です。

ここでは、振り返りを行う際のポイントを4つ紹介します

時間を作る

日々の業務に追われてしまうと時間が確保できず、つい振り返りを後回しにしてしまいがちです。

1日に10分程度でも十分ですので、まずは振り返りのために時間を作るようにしましょう

通勤時間、寝る前の時間などであれば無理なく取り入れられるのではないでしょうか?スケジュールの中に予定を組み込んでしまうことも、おすすめの方法です。

振り返る内容を決める

時間を確保しても振り返りの内容が明確でないと、その効果は発揮されません。たとえば、以下のように振り返る内容を事前に決めておきましょう

  • 目標に対して近づける行動ができたか
  • より効果的、効率的に進めるのはどうすべきたったか
  • 今日の行動は組織のために役立つことだったか

最初は何を振り返ったらいいか分からないかもしれません。しかし、振り返りを習慣化していけば、自分が何を考えるべきか分かるようになるでしょう。

他の人と一緒にやる

1人での振り返りでは、どうしても意見が限定的になりがちです。

他の人と一緒に行えば様々な意見を取り入れられるので、より深みのある振り返りができます

自身の成長のためにも、周囲の人を巻き込んで振り返りをしましょう。

自分に合うフレームワークを試す

前章で紹介したように、振り返りにはいくつかのフレームワークがあります。各手法を試しているうちに、どれが自分に合っているか分かるようになるはずです

自身の振り返りの時間や内容を考慮し、自分に合ったフレームワークを探してみてください。

まとめ

過去の行動結果をその先に活かしていくために振り返りはとても重要です。しかし、何となく頭で考えるだけでは、パフォーマンス向上や成長につながりません。

振り返りにはいくつかのフレームワークや、実践する際のポイントがあります。今回紹介した内容を参考にして、ぜひ振り返りを毎日の業務の中に取り入れてみてください。

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