仕事の優先順位決めるフレームワークを紹介!緊急度・重要度マトリクスなど

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物事の優先順位を付けられるようになると、仕事もプライベートも充実し、ワークライフバランス実現につながります。

しかし優先順位はどうやって付ければいいのでしょうか?

今回は優先順位を決める際に押さえてほしいポイントや、優先順位を付けるのに役立つフレームワークを紹介します。

優先順位は貢献度で決める

ビジネスシーンでは「少ないコストで高い結果を出すこと」が求められます。

ですから優先順位は「目的に対して貢献度が高いもの」を上位にするのが基本です。

貢献度は自分だけでは測れない

「貢献度」と一口に言ってもさまざまな角度から判断する必要があります。仕事上の優先順位を決める場合は、会社のメンバーだけでなく顧客やクライアントなども関わってくるでしょう。

自分だけでは貢献度を測れないことも多いため、関係する人たちと情報共有することが重要になります。

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視野を広く持つことが大切

優先順位がつけられず仕事に常に追われている状態は、視野が狭くなっていることが多いです。優先順位をなるべく正確に付けるためには、全体を俯瞰することが大切です

フラットな視点で優先順位を付けるのに役立つのが「緊急度・重要度マトリクス」や「意思決定マトリクス」などのフレームワーク。次項で詳しく解説します。

優先順位をつけるのに役立つフレームワーク

優先順位を付けるのに役立つフレームワークは2種類あります。

必要に応じて使い分けてみましょう。

緊急度・重要度マトリクス

出典:jooto

緊急度・重要度マトリクスは「緊急度」と「重要度」の2つの評価軸で物事の優先順位を整理する方法。メリットは仕事からプライベートのことまで広く活用しやすい点でしょう。

緊急度・重要度マトリクスで物事を整理したあとは、それぞれのタスクにどれくらいリソースが必要なのかを検討することも大切です。

上図は4つのマトリクスに分けていますが、緊急度・重要度それぞれを「低い・中間・高い」の3つずつに分け、合計9つのマトリクスを用いる方法もあります。

仕事やプライベートでこの手法を取り入れる際は、関わる人同士で緊急度・重要度を共有し情報交換しましょう。

意思決定マトリクス


出典:ビズジン

定量的・客観的に課題やアイディアを評価する方法です。1つ1つのアイディアを以下のような評価項目で評価していきます。

  • 緊急性
  • 実現性
  • 収益性
  • 将来性
  • 効果性
  • インパクト…など

それぞれの評価項目は「重み(ポイント)」を設定。上図では各項目を5点満点で評価し、「重み(ポイント)」で乗じて合計スコアを算出しています。

複数メンバーで共有してアンケート形式にすることも可能。個人で設定する場合は第三者にチェックしてもらい妥当な評価ができているか判断してもらいましょう。

今回の2つのフレームワークは以下の書籍でも詳しく紹介されています。ビジネスシーンで役立つフレームワークが多く解説されていますので、気になる方は参考にしてください。

参照:ビジネスフレームワーク図鑑 すぐ使える問題解決・アイデア発想ツール70

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優先順位を付けるメリット

優先順位を付けられるようになると、以下のようなメリットがあります。

・効率的に物事を進められる
・残業や休日出勤を減らせる
・時間の無駄がなくなる
・生産性が上がる

優先順位をつけられるようになると闇雲に物事に取り組むのを避けられます。

仕事だけでなくプライベートの物事も含めて優先順位をうまく付けて進められるようになれば、ワークライフバランスが実現できるでしょう。

優先順位を付けるメリットは以下の記事もあわせて参考にしてくださいね。

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todoリスト作成で優先順位を把握するのがおすすめ

優先順位をつけて物事を進めていくのにおすすめなのが「todoリスト」を作成する方法です。

todoリストはやることをリスト化したもの。todoリストでタスク管理する際に優先順位も付けることで、より効率的に物事を進められるようになるでしょう。

todoリストは付箋などに書き出すこともできますが、以下のようなツールで管理すると便利です。

Trello

出典:Trello

Trelloは紙の付箋のような感覚でタスクを管理できるツール。ドラッグ&ドロップで完了したタスクなどを簡単に移動させられます。

拡張機能で工数管理などもでき、画像なども共有しやすいためチームでプロジェクト管理するのにも向いています。

無料から使用できるのでこの機会に試してみてはいかがでしょうか。

Googleスプレッドシート

出典:Google Play

普段からエクセルやGoogleスプレッドシートを使うことが多い場合は、todoリストもGoogleのツールで管理するのが便利です。

チェックボックス機能を使えば完了/未完了タスクが一目瞭然。関数を使えば未完のタスクをスプレッドシート上で把握するのに便利です。

参照:スプレッドシートでToDo管理!?新機能『チェックボックス』の紹介

Google ToDo

出典:Google Play

GoogleのToDo管理ツール。リマインド機能があるためタスク忘れを防げます。

筆者である私も実際に使っていますが非常にシンプルで使いやすいです。

また繰り返し機能もあるため、曜日ごとのタスクも管理しやすいのが魅力。はじめてToDo管理ツールを使う方におすすめです。

Any.do

出典:Google Play

こちらも非常にシンプルなtodo管理ツール。カレンダー上でタスクを把握するのに便利です。

「今日・明日・近日中・いつか」という期限別にタスクを登録可能。今日と明日のタスクをとりあえず書き出したいときにこのざっくり感が助かります。

登録したタスクはカレンダー上で表示できますが、ごちゃごちゃ感がないのが魅力。スマートなtodo管理ツールをお探しの方におすすめしたいです。

今回紹介したツールはいずれもスマホアプリもあります。外出中も気軽にタスク管理ができるでしょう。todoリストについて詳しくは以下の記事を参考にしてください。

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優先順位ができれば仕事もプライベートもうまくいく

優先順位に役立つフレームワークを紹介しました。仕事やプライベートの物事を優先順位を付けながら進められると、ワークライフバランスを実現できるようになります。

「何から手をつけたらいいのかわからない」状態になりやすい方は、今回紹介したフレームワークをぜひ試してみてくださいね。

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