優先順位をつける方法を解説!仕事の効率化やプライベートに使える

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仕事を効率的に進めて、ワークライフバランスを実現させたい」と考えていませんか?

仕事をスムーズに進めていくのに有効なのが、業務に優先順位を付ける方法です。しかし優先順位をどうやって付ければいいのかわからない方も多いでしょう。

この記事では、優先順位をつけるメリットややり方を解説します。

優先順位とは?優先度との関係

優先順位は、複数ある業務からどれを優先的に行うかを決めた順位のこと。

「1〜5」など明確な順番をつけるため、物事を実施しやすい形にできます。

業務で優先順位をつける癖をつけると「今何を優先的に行うべきか」を迷う必要がなくなります。

「優先度」との違い

優先度は優先順位よりも相対的なものといえます。優先順位が明確な数字で表されるのに対し、優先度は「高い・中間・低い」「A・B・C」などで表されます。

優先度は個人差が生じやすいデメリットがあります。特にチームで行う仕事においてそれぞれの優先度で動いてしまうと足並みがバラバラになる原因に。

複数の評価軸で優先度のアンケートを取ってから、優先順位を付けるのがおすすめです。

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優先順位をつけるメリット

優先順位をつけるメリットは3つあります。

以下で解説します。

効率的に物事を進められる

「何から順番に手をつけるべきか」が明確になるため、効率的に物事を進められます。また優先順位を決める際は「その順番にする理由」が決まっていることも多いです。

目標に向かうための最短ルートを辿れる可能性も高まるでしょう。

残業や休日出勤を減らせる

仕事を効率的に終わらせられるようになるため、結果的に残業や休日出勤を減らせるでしょう。

業務を複数のタスクに分割して消化していくきっかけになり、自分が「この作業にどのくらいの時間がかかるるのか」も把握できるようになります。

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時間の無駄がなくなる

優先順位で実施する順番が明確になると「今何をすべきか」がわかります。物事に手を付ける前に迷う時間がなくなるでしょう。

これまで「何をどうやって進めようか」と悩む時間が多かった人は特に時間の無駄がなくなります。

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生産性が上がる

優先順位が掴めるようになると、今までの「自分の無駄な作業」が見えてきます。何にどれくらいの時間をかけるべきか把握できるようになるため、必然的に生産性を上がります。

「この作業に時間をかけても無駄だ」という判断もしやすくなり「本当に力を入れるべき業務」を判断するスキルも身につくでしょう。

人のことを考えられるようになる

後ほど改めて解説しますが、優先順位は自分だけで判断するのが危険な場合もあります。

特に仕事の優先順位を決める場合はその業務に関わっているメンバー・顧客・クライアントとの兼ね合いも考えなくてはなりません。

組織の一員として仕事をすることを改めて考え直すきっかけになるでしょう。

会社での評価が上がる

仕事の優先順位を決める際に重要なのが情報共有です。例えば上司から仕事を頼まれたときは、今ある仕事を共有してどちらを優先すべきか確認しましょう。

情報共有がうまくいくと意思疎通もスムーズになり「こちらが考えていることを汲んで仕事をしてくれる部下」と評価されることも。

ワークライフバランスを実現できる

優先順位は仕事だけでなくプライベートでも付けられます。また優先順位を付けることで仕事が早く終われば、その分プライベートを充実させられるように。

ワークライフバランスの実現に近づきます。

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優先順位の付け方

優先順位の付け方はいくつかありますが、今回はプライベートでも使いやすい方法を紹介しましょう。

参考にしてください。

重要度と緊急性で決める

優先順位を決める際に重要となるのが「重要度」と「緊急性」の2つの評価軸です。例えば以下のように優先順位を付けられます。

  • 優先順位1:重要度・緊急性ともに高い
  • 優先順位2:重要度は高いが緊急性は低い
  • 優先順位3:重要度は低いが緊急性は高い
  • 優先順位4:重要度・緊急性ともに低い

優先順位の例

上記の方法を踏まえて、具体的な業務の優先順位を付けてみましょう。

  • 顧客から「今日中に情報がほしい」と頼まれている業務 →優先順位1
  • 上司から「今週中に終わらせてくれ」と頼まれている業務 →優先順位2
  • 同僚から「今日中に手伝ってくれ」と頼まれている業務 →優先順位3
  • 後輩から「今月中に提出する資料のアドバイスお願いします」と頼まれている業務 →優先順位4

今回は重要度と緊急性をそれぞれ「低い・高い」の2段階で評価して合計4つの順位にしました。

これを「低い・中間・高い」の3段階にすれば、合計9つの順位ができます。必要に応じて使い分けてみてくださいね。

緊急度・重要度マトリクスについて、以下の記事で詳しく紹介しています。

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優先順位をつけるときの注意点

業務の「重要度」や「緊急度」は自分だけでは判断がつかないときもあります。

その場合は業務に携わっている他のメンバーや上司に相談するのが重要です。

自分1人で決めない

特に仕事の優先順位を決める際は、複数メンバーが業務に携わっていることが多いでしょう。

そのようなときに自分1人で業務の優先順位をつけてしまうと他のメンバーとの間に認識の差が生じる原因になります。

重要度・緊急度をメンバー間で共有・確認しながら優先順位を決め、食い違いを防ぎましょう。

上司に確認する

上司から仕事を頼まれたとき「今あるやらなければならない仕事と頼まれた仕事、どっちを優先すればいいのだろう」と戸惑ったことはありませんか。この場合も自分1人の判断で優先順位を決めるのはリスキー。

上司にまず「〇〇の案件もあるのですがどちらを優先すべきですか?」などと確認しましょう。確認せずに進めると「あっちのほうが重要だったのに…」ということになりかねません。

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プライベートの予定も確認

ここまで仕事を中心に話を進めましたが、もちろんプライベートのことで優先順位をつける際も確認作業は大切です。

一緒に予定を立てている人がいるのなら、勝手に優先順位を下げてしまうことは避けましょう。

例えば急な仕事が入ったとき、相手に確認せずにプライベートの用事をリスケしてしまうのはやめましょう。例えば「同じ日に重要な商談が入ってしまった」と報告し「この予定をずらすとどういうデメリットがあるだろうか?」などと相談しましょう。

仕事でもプライベートでも、優先順位は関わる人とコミュニケーションをしっかりとりながら付けるのが重要です。

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優先順位決定に有効なフレームワークもある

今回は、重要度と緊急度の2つの軸で優先順位を付ける方法を紹介しましたが、他にも方法があります。

以下の記事でフレームワークを紹介していますので、あわせて参考にしてくださいね。

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