仕事でミスが多い…7つの対処法とミスをした時の正しい報告を解説

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気をつけているつもりでも、ついやってしまうミス…。ミスが原因で同僚や取引先に迷惑をかけてしまった、という経験がある人も多いのではないでしょうか。

ミスを過剰に恐れるばかりに、ストレスを抱えたり残業が増えたりしてしまった結果、ワークライフバランスを崩してしまう人も。

ミスを防ぐためにはどうすれば良いのでしょうか。この記事ではミスを防ぐための7つのポイントと起きてしまったミスへの正しい対処法について解説します

仕事のミスが多い人の特徴

まずは仕事でミスが多い人の特徴について整理していきます

ミスなく仕事をこなせる人と日常的にミスをしてしまう人にはどのような違いがあるのでしょうか。

整理整頓が苦手

1つ目の特徴として、物事を整理するのが苦手というのがあります。

机の上が散らかっていたり、パソコンの中のデータがごちゃごちゃになっていたりと、情報が整理されていない状態であることが多いです。

身の回りや頭の中が整理されていないことで、勘違いや頼まれた仕事を忘れるなどのミスをしてしまうのです。

メモを取らない・メモを見ない

メモを取らない、または取ったメモを見ないこともミスの原因に。ミスが少ない人は、メモの使い方が上手です。

一方、メモを取る習慣がない人やメモを見返す習慣がない人は、頭の中にある情報だけで仕事を進めようとします。

結果的に仕事の優先度を間違ったり、思い込みで仕事を進めてしまいます。

段取りができない

時間管理や仕事の段取りを考えるのが苦手な人も、ミスが多くなりがち。

マルチタスクが苦手で一度に複数の業務を抱えているとどれから手を付けていいかわからず、簡単なものややりたいことから進めてしまいます。

その結果、締切ギリギリに焦って仕事をすることになってミスが増えてしまうのです。

反省・対策をしない

過去の失敗やミスを次に活かすことができない人は、いつまで経ってもミスを減らすことができません。

仕事でミスや失敗はつきもの。しかし、やってしまったミスから学ぶことができるかが、仕事ができる人とできないままの人の違いといえます。

人の話を聞かない

人の話を聞かないこともミスが多い人の特徴です。このタイプの人は、思い込みや誤解によってミスを起こしてしまうケースが多いようです。

ミスを指摘されても素直に謝れない高いプライドの持ち主であることも。

1人で多くの業務を抱えすぎている

単純に1人で多くの業務を抱えすぎていて、ミスがないかを確認する十分な時間が取れないこともあります

このような人は、誤字脱字などのうっかりミスが多いです。

ミスを減らすための7つのポイント

気をつけていてもやってしまうミス。

もしかしたらミスの防止策が間違っているかもしれません。ここからはミスを減らすための6つのポイントを紹介します

報連相を徹底する

報告、連絡、相談を徹底することを心がけましょう。定期的に仕事の進捗報告や相談をすることで、勘違いなどによるミスを防ぐことができます

疑問が生じた時点で質問をしておけば、後になって業務の巻き戻しが起きることもありません。

ミスを防止するチェックリストを作る

これまでに起こしてしまったミスをまとめ、注意点のチェックリストを作ることも有効な対策の1つです。

この方法は、特にうっかりミスが多い人におすすめ。

例えば、メールでミスが多い人は「送信前に宛先のアドレスと名前をチェックする」「署名が入っているか」などのリストが作れるでしょう。

理解するまで質問する

勘違いや誤解が原因のミスが多い人は、依頼された業務がしっかりと理解できるまで質問するようにしましょう

その場で質問がしづらい場合は、こまめに進捗報告をしたり、依頼内容を自分で箇条書きにまとめてみてください。その後、認識があっているか相手に確認してもらうなどの方法もあります。

チェックする時間を確保する

「ミスはやってしまうもの」と自覚して、あらかじめミスがないかをチェックする時間を確保します

1時間で完了するようなタスクであれば、プラスで5分程度をミスをチェックするための時間として確保するのが良いでしょう。

マルチタスクをしない

もともと、人間は同時に2つのことを行うことはできないとも言われています。

マルチタスクはミスの原因になるばかりではなく、各業務を完了させるまでにより多くの時間をかけてしまうことにも繋がります

リフレッシュする時間を作る

ストレスや疲れもミスの原因。特に集中力が切れやすい昼食後や夕方の時間帯は、適度にリフレッシュを挟みながら仕事をしましょう

ストレッチなどで体を動かしたり、コーヒーなどを飲んでリラックスしたりするのがおすすめです。

自責思考を持ちながら仕事をする

個人の意識も大切。自分の行動によって起きた結果は自分の責任であるという自覚を持って仕事をしましょう。

自責思考を持って仕事をすることで、ミスを防ぐための強い意識を持てる他、自分自身の成長にも繋がります

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それでもミスをした時の対処法

十分な対策を取っていてもミスをしてしまうことはあるでしょう。

ミスをした時、どのように対処するのが良いのでしょうか

気づいた時に報告する

最も重要なのは、ミスに気づいた時点で報告すること。時間が経てば経つほど言いづらくなるので、嫌なことはさっさと済ませてしまいましょう。

どうしても時間が経ってしまった場合は「すぐに報告できずすみません」と素直に謝ります。

事実を報告する

事実を正確に報告することも大切。「~だと思います」といった曖昧な言い方では、相手はミスの内容や原因を理解できず、ミスのリカバリーが遅れてしまう可能性も。

「~~な行動をしたところ、◯◯という結果になりました」といったように、原因と結果を簡潔に報告しましょう

仕事でミスをしてクビになることはない

大きなミスをしてしまって「自分は会社を辞めないといけないのではないか」と不安になったことがある人もいるかもしれません。

しかし、基本的に業務のミスが原因で会社をクビになることはありません。これは「労働契約法第十六条」によって規定されています

しかし、ミスが原因で職場に居づらくなり、自主的に異動や退職をするケースなどはあります。

故意のミスの場合はクビになるケースもある

ミスが故意にされたものの場合は解雇処分になるケースも。

例えば、上司や同僚を陥れるために故意にミスをするケースや情報を漏洩して会社の立場を危うくするケースなどが当てはまります。

まとめ

仕事でのミスや失敗は誰にも経験のあること。大切なのはそのミスから学び、適切な対処法を考えて次に活かすことです

ミスの原因を振り返り、どのような対策が有効かを考えてみましょう。

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