生産性を向上させるタイムマネジメントのコツと時間管理アプリ7選

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できているようで実はちゃんとできていない人が多いタイムマネジメント。あなたは、自分のタイムマネジメントスキルに自信がありますか?

タイムマネジメントをしっかりと身につけ、ワークライフバランスを実現させましょう。

この記事では、生産性を向上させるためのタイムマネジメントのコツと、おすすめの時間管理(タイムトラッキング)アプリを紹介します

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、時間の使い方を工夫することで生産性を向上させることを意味しています。

ただ時間を管理するのではなく、目的を達成するために「やること」「やらないこと」を決め、仕事をコントロールするスキルこそがタイムマネジメントなのです。

タイムマネジメントの5つのコツ

タイムマネジメントによって生産性を向上させるためには、自分が抱えている業務の全体量や優先度を把握し、適切な順番で取り組むことが重要です。

タイムマネジメントの5つのコツを解説していきます。

優先順位をつける

タイムマネジメントが苦手な人の特徴の1つが「やりたいこと・得意なこと」から取り掛かってしまうこと。

これを防ぐためにも、まずは業務をリストアップし、優先順位付けを行いましょう。優先順位は重要度・緊急度から客観的に判断することが大切です。

タスクを細分化する

タイムマネジメントの失敗例として「見積もっていたよりも多くの時間がかかってしまうこと」があります。

これは、タスクのボリュームが大きい時ほど発生しやすいです。タスクのボリュームや所要時間を適切に見積もるためにも、大きなタスクはできるだけ細分化しましょう

定期的に振り返りをする

タイムマネジメントの精度を上げていくためには、定期的な振り返りも重要。

計画通りに進んでいるか、予定と実績とのギャップを定期的にチェックします。

予定よりも作業が遅れている場合などはスケジュールの再調整が必要になるでしょう。

一気に片付ける時間を作る

事務処理などの細かいタスクは一気に片付ける時間を作るのがおすすめです。

メール返信や報告書の作成などをまとめて片付けることで、重要な業務に集中することができます。

朝一番や夕方に気分転換として雑務の時間を取ると良いでしょう。

周囲に協力してもらう

タイムマネジメントでは、やらないことを決めることも必要です。

重要度・緊急度の低い業務は後輩に任せたり、アウトソーシングしたりするのも方法の1つです。

仕事の依頼やアウトソーシングのために手間はかかりますが、長期的な時間短縮になります。

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おすすめ時間管理(タイムトラッキング)アプリ7選

タイムマネジメントをするためには、まずは1日の時間をどのように使っているのか、どのような業務にどれくらいの時間を割いているのかを知ることが大切です。

タイムトラッキングアプリで計測してみると「すぐに終わる」と思っていた作業に意外と長い時間を割いていることに気づくかもしれません

Toggl

出典:App Store

操作がシンプルで使いやすいと評判のToggl。

プロジェクト、クライアント、タグなど細かく分類できるため、詳細なトラッキングが可能。記録した内容はグラフなどで確認できるため、タイムマネジメントの振り返りにも便利です。

アプリの他、Webブラウザ版もあります。

Hours Time Tracking

出典:App Store

デザインがおしゃれで使うのが楽しいタイムトラッキングアプリHours Time Tracking。

スマートフォン、Web、タブレットなどデバイスフリーで使えるので、外出が多いビジネスマンやプライベートの行動も記録したい人におすすめ

アプリは、iOSのみの対応となっています。

Timely

出典:Google Play

Googleカレンダーに似たデザインのTimely。予め設定した作業の見積もり時間と実際の作業時間との比較をできる機能が特徴です。

予実管理をしっかりとしたい人におすすめ。アプリは、Android端末のみ対応となっています。

ATracker

出典:App Store

面倒な設定がなくすぐに使えるタイムトラッキングアプリのATracker。

記録は棒グラフや円グラフで確認できるので、後からの振り返りも簡単。アイコンの種類が豊富なのでデザイン重視の人にもおすすめ。

Focus To-Do

出典:App Store

Focus To-Doはポモドーロテクニックとタスク管理を組み合わせたアプリ。

ポモドーロテクニックとは「25分作業して5分休憩を繰り返すことで高い集中力を維持される」というもの

もちろんトラッキング機能やリマインダー、チェックリストなどタスク管理アプリとしての機能も充実しています。

仕事に集中できない、という人は試してみてはいかがでしょうか。

a TimeLogger

出典:App Store

日々の活動時間を計測、記録し見える化してくれるa TimeLogger。

用意されたカテゴリから選択してスタートするだけのシンプルな操作性が魅力です。

a TimeLoggerは無料で使えますが、バージョンアップした有料アプリaTimeLogger2もあります。

Timesheet 時間記録

出典:App Store

Timesheetはカレンダーを使って作業時間を記録するアプリ。

20分、25分、30分、60分、90分、120分の単位で設定できるアラーム設定が特徴。スタートを押したけどストップし忘れた、ということを防げます。

シンプルなデザインと高い操作性でアプリストアでの評価も高いです。

アプリ内のコンテンツは、音声含めすべて英語となっているので注意が必要です。

アプリは、iOSのみの対応となっています。

まとめ

タイムマネジメントスキルを身につけることで、生産性向上や残業時間削減だけでなく職場での評価も上がることも期待されます

タイムトラッキングアプリも使いながら、仕事やプライベートでの時間の有効活用方法を考えていきましょう。

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