おすすめの社内情報共有ツール13選!仕事の効率化に有効

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「情報共有ツールにはどんな種類がある?」「効果的なツールを選ぶにはどうしたいいのだろう」

このように情報情報共有ツールについて悩んでいませんか?

目的に合ったツールを活用すれば、業務の無駄が減りワークライフバランスの実現にもつながります

この記事では社内情報共有ツールの種類、おすすめのツール、正しい選び方を紹介します。

情報共有の重要性

情報共有は、問題解決や生産性向上のために重要です。

効果としては以下などがあります。

・業務の進捗を一括で可視化できる
・他者の知見やノウハウを知れる
・業務の効率化につながる
・円滑なコミュニケーションを促進する
・よい信頼関係が生まれる

ビジネスの場においては必須といえるでしょう。

社内情報共有ツールとは

情報共有ツールとは、業務効率化や作業環境改善を目的とした専用のツールのこと。有料から無料のものまで、その数は100個ほどあります。

ツールごとに機能や特徴が異なるので、組織に適したものを選択することが大切です。

社内情報共有ツールの分類

社内情報共有ツールの機能は細分化されており、それぞれ得意分野が異なります。ここでは、主な4つの情報共有ツールを紹介します

社内SNS・ビジネスチャット

社内SNSやビジネスチャットは、コミュニケーションをより円滑にするためのツール

主な機能として、以下などがあります。

・グループチャット
・音声通話
・ビデオ通話

従来使われてきたメールよりも、気軽にスピーディーな連絡を可能にします。

社内Wiki

社内Wikiは、その名の通り社内版のウィキペディア。社内の知識や機密情報を蓄積し、共有するためのツールです。

従来の社内サーバーでの保管は、個人の知見を共有することが困難です。社内Wikiを利用すればノウハウの伝承が容易になり、属人化の防止にもつながります。

ファイル共有

ファイル共有は、クラウド上でデータの保管や共有ができるツール。従来の社内サーバーのような場所の制限がなく、どこからでもアクセスが可能です。

自動バックアップ機能により、データの消失や破損への対策にもなります。

グループウェア

グループウェアは、以下などの様々な機能を盛り込んだ情報共有ツール

・メッセージ
・電子掲示板
・ファイル管理
・スケジュール管理

各専用ツールには劣りますが、1つのシステムで一通りの機能が利用できます。

社内情報共有ツールのメリット

情報共有ツールの導入は、社内での問題解決に効果的です。

ここでは、主な3つのメリットを紹介します

業務効率化

情報共有ツールは、プロジェクトごとにグループを作成できるものばかりです。宛先を確認したり、定型文を入力したりする手間をなくせます。

ファイルを一括管理していれば、修正した資料を送付する工数も減らせるでしょう。

コミュニケーション促進

ビジネスチャットなどのツールを使えば、より気軽に連絡が取れるようになります。コミュニケーションの回数が増えることで、よりよい関係性の構築にもつながるでしょう。

ノウハウの共有・蓄積

情報共有ツールには、専用マニュアルやテンプレートが用意されています。検索機能やラベリングにより、過去のデータや資料なども容易に探せます

個人持ちになりがちなノウハウも、共有、蓄積できるようになるでしょう。

社内情報共有ツールのデメリット

ツール導入後のトラブルを防ぐために、デメリットを認識しておくことも大切です。

2つデメリットを紹介するので、参考にしてください。

ツールが故障する可能性がある

故障すると連絡が取れなくなったり、資料を参照できなかったりするリスクがあります

トラブルが発生しても対応できるように、ツールだけに頼るのではなく社内ツールと併用するようにしましょう。

ツールがアップデートすると使い勝手が変わる

ツールは、改良などのためにアップデートが行われます。機能追加やセキュリティ対策などが目的でも、使い勝手が変わってしまうのはよくあるので注意しましょう

業務に悪影響が生じないよう、フォローできる体制を構築しておくことが大切です。

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おすすめの社内情報共有ツール

ここからは、具体的におすすめの社内情報共有ツールを紹介します

前述した分類ごとに解説しますので、ぜひ参考にしてください。

社内SNS・ビジネスチャット

まずは社内SNS・ビジネスチャットツールを見ていきましょう。

LINE WORKS

出典:LINE WORKS

LINE WORKSは、ビジネス版のLINEです。チャットやスタンプの他に、以下などの機能が使えます。

・掲示板
・カレンダー
・アドレス帳
・アンケート

多くの人が使い慣れているため、導入後の教育が不要です。国際的なセキュリティ標準にも対応しており、安全性が保証されています

Chatwork

出典:Chatwork

Chatworkは、国内利用者数No.1の実績がある社内SNS。本格的なタスク管理機能が特徴です。

オンラインで会議をしながらファイルの作成ができるため、業務の効率化につながります。多くの企業に使われていることから、信頼度は高く安心して使えるでしょう。

Slack

出典:Slack

Slackは、アメリカでリリースされた有名な社内SNSツール。以下などの、各種アプリや外部ツールとの連携機能が充実しています

・GoogleDrive
・Googleカレンダー
・DropBox
・Skype

世界中の様々な企業で活用され、生産性向上に役立てられています。

Talknote

出典:Talknote

Talknoteは、KDDIやnamcoといった大手企業にも使われている人気の社内SNS。以下のシンプルな3つの機能により、業務の無駄を減らします

・グループ
・メッセージ
・タスク管理

コミュニケーションの量、モチベーションを分析するデータ解析機能があることも特徴の1つです。

社内Wiki

続いて社内Wikiツールを紹介します。

DocBase

出典:DocBase

DocBaseは、国内トップレベルの安全性が保証された情報共有サービス。セキュリティが懸念されるテレワークでも安心して利用できます。

初めての人でも簡単に入力できる書きやすい文書エディタが評判です。コスパの良さも人気の理由の1つで、30日間の無料体験も可能です。

Kibela

出典:Kibela

Kibelaは「個人の発信を組織の力にする」がコンセプトの情報共有ツール。以下のような特徴があり、クリエイティブな組織作りをサポートします

・メンバーの顔と名前がわかる
・個人の自由な情報発信の機能がある
・他サービスから手軽にデータ移行できる

Dropbox Paper

出典:Dropbox Paper

Dropbox Paperは「Dropbox」が提供する社内Wikiツール。

1か所でアイデアを出しながら共同でドキュメントを作成できます。タスクの割り当て、納期の追加、メンションなどの機能があり、クリエイティブな共同作業が可能です。

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールも紹介しましょう。

Box over VPN

出典:Box over VPN

Box over VPNは、NTTコミュニケーションズが運営するファイル共有ツール。24時間365日の保守体制があり、セキュリティ対策は万全です。

ファイルストレージ容量は無制限なので、大容量ファイルの共有も可能です。社外とのファイル共有ができるので、取引先とのデータ共有にも適しています。

Dropbox

出典:Dropbox

Dropboxは、あらゆるコンテンツを1か所に集約して効率化を図るファイル共有ツール

・クラウド上のコンテンツ
・Microsoft Office ファイル
・SlackやZoomなどのアプリ

これらの集約により情報が整理されるので、より集中して仕事に取り組めます。

セキュアSAMBA

出典:セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、中小企業に一番選ばれている法人向けのオンラインストレージサービス。従業員100人未満のオンラインファイル共有市場で、3年連続シェア1位の実績があります。

誰でもできる簡単な操作で、様々なデバイスから安全にファイル共有が行えます。徹底したサポート体制や、幅広い料金プランも魅力的です。

グループウェア

最後にグループウェアツールを紹介します。

サイボウズoffice

出典:サイボウズoffice

サイボウズofficeは「誰でもかんたんに使える」をコンセプトに開発された情報共有ツール。
開発期間は20年以上で、累計導入社数は65,000社を突破。

社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするあらゆる機能があり、スマートフォンなどの様々なデバイスに対応しています

GRIDY

出典:GRIDY

GRIDYは、インターネット環境があれば無料ですぐに利用できるグループウェア。以下などの機能が計23個あり、業務効率の改善に有効なツールです。

・メッセージ
・ファイル共有
・議事録
・設備予約
・スケジュール管理

セキュリティも強固で、社外のGRIDYユーザーとも共有が可能です。

Microsoft 365

出典:Microsoft 365

Microsoft 365は、マイクロソフトが提供するグループウェア。

クラウド上で、最大7種類のMicrosoft Officeアプリが利用できます。グループチャット、オンライン会議、オンラインストレージなど機能が豊富です。

最新版のOffice製品が使えることも、特徴の1つです。

情報共有ツールの選び方

たくさんの種類があって、どのツールを選ぶべきか分からない人も多いのではないでしょうか。そんな方は、以下の4つのポイントを意識して選ぶことをおすすめします

目的に合っているか

情報共有ツールといっても様々な種類があります。まずは、組織の何を改善したいか考えてみましょう

・「コミュニケーションを活性化させ、社内の人間関係をよくしたい」→社内SNS
・「取引先と大容量のファイルを共有したい」→ファイル共有ツール

このように、目的に応じてツールを選択することが大切です。

使い方はシンプルか

いくら機能が優れていても、使いこなせなければ新しいツールを導入する意味がありません。

操作が複雑だと、社員への教育にも時間を取られてしまいます。初めての人でも扱えるようなシンプルなツールを選びましょう

検索性の良さ

たくさんの情報が蓄積された後には、検索性の良さが重要になります。ツール内で共有されていても、情報にアクセスできなければ意味がありません。

カテゴリ分け、ラベリングなど検索をサポートする機能があるか確認しましょう

無料プラン・お試しプランの有無

有料のツールには、無料プランやお試しプランがあるものが多いです。サービスは限定されていますが、機能を試すには十分です。

組織ごとに効果があるツールは異なるので、プロジェクト単位などで実際に試してみることをおすすめします

まとめ

社内情報共有ツールは大きく4つに分類でき、それぞれ得意分野が異なります。目的に合ったツールを選択しないと、業務効率の改善にはつながりません。

今回紹介した選び方を参考にして、情報共有ツールを有効活用しましょう

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