社内における情報共有の意味とメリットとは?情報共有の方法も紹介

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「情報共有にはどんなメリットがある?」「うまく情報共有するにはどうしたらいいのだろう」

このように情報共有について悩んでいませんか?

円滑な情報共有は生産性を向上させる効果があり、ワークライフバランス実現のためにも重要です

この記事では情報共有の目的、効果、コツなどを紹介します。

情報共有の意味とは?

情報共有とは情報を蓄積、共有、活用すること。

日々行っている業務の情報を蓄積し、組織全体で共有することで、過去の情報や他者の知見を有効活用できます

ビジネスの場で実践するには、これらの意味を理解しておくことが大切。様々なメリットがあるため、情報共有のためにツールやシステムを導入する企業も多いです。

情報共有の類語

情報共有の類語には「周知」があります。社会人になると「報告」「連絡」「相談」の「ほう・れん・そう」が大切ですが、これらを表す言葉として周知が知られています。

情報共有の類語として「周知」があることからも、社会人にとって情報共有は大切だと分かるでしょう

情報共有の目的

効果的な情報共有を行うためには、その目的を認識しておくことが重要です。

ここでは、情報共有の主な目的を3つ紹介します。

知識・ノウハウの共有

たとえ同じ業務であっても、どう進めるかは人によって異なります。時には、非効率的になっていることもあるでしょう。

知識やノウハウを共有していれば、他人のアイデアを活かすことができ、業務効率の改善につながります

社内コミュニケーションの円滑化

情報共有をうまく行うには、円滑なコミュニケーションが必須です。社員同士が連携を取り合うためには、よい関係が構築できていないといけません。

組織に情報共有の文化が普及すれば、自然と社内コミュニケーションも円滑になります

時間の有効活用

情報共有できていないと、勘違いや思い込みによるミスが発生します。こうしたミスによる無駄をなくし時間を有効活用することも、情報共有の目的の1つです。

情報共有のメリット

情報共有には、個人にも会社組織にもメリットがあります

うまく活用するために、その効果を認識しておきましょう。

業務効率化ができる

情報共有ができていれば、以下のように無駄な「報連相」を減らせます。

・確認作業が減る
・何度も報告することがなくなる

たとえば、上司と部下の間で確認する機会は少なくなるはず。結果として業務の効率化につながります。

素早い意思決定が可能になる

情報共有のシステムがない職場では、以下のように情報が伝達されるでしょう。

一般社員→上司→その上司→経営層

このような形では、どうしてもタイムラグが生じます。全員が一括で情報にアクセスできれば、タイムリーに情報を入手でき、素早い意思決定が可能になるでしょう。

知識の共有でチーム底上げができる

知識や経験を共有できれば、より視野を広げて働けます。

ベテランの知識を若手に伝えられたら、組織力は格段に上がるはず。チームの力を底上げするためにも、情報共有は大切です。

信頼関係の構築になる

情報共有されている職場では、コミュニケーション不足によるミスやトラブルが起きません

・不在時の連絡先を教えてもらえない
・上司が気に入っている部下だけに、内緒で情報を伝える

たとえば、上記のような職場では誰しも嫌な思いをするはず。情報共有できていれば、これらのトラブルは発生しないため、結果的に信頼関係が築けます。

業務の属人化の防止

業務の属人化とは、特定の人しか業務を遂行できない状態のこと。

急な退職や事故などで不在になった場合、他にできる人がいないと困ってしまいます。

情報共有システムなどで誰でもノウハウを知れる状態にあれば、緊急事態にも対応ができるでしょう。

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情報共有がうまくいかない原因

前述のように、情報共有には様々なメリットがあります。

現在、情報共有がうまくできていない場合は、以下の原因を確認してください

情報共有のルールがない

誰でも実践できる具体的なルールがあれば、情報共有の文化は組織全体に浸透します。

・その日に行う業務を始業時に入力する
・実際に行った業務を終業時に入力する

たとえば、上記のような簡単な決まりがあれば若手社員でも習慣化できるはず。うまくいっていない場合は、情報共有のルールを設けてみましょう

業務が多忙で情報共有の優先順位が低い

目の前のタスクに追われると、報連相などの業務を後回しにしがちです。

ですが、多忙を言い訳にしていては情報共有はうまくいきません。情報共有の優先順位を上げ、無理にでもスケジュールに組み込みましょう

情報共有の重要性に気づいていない

重要性に気づいていないと、積極的に情報共有をしようとは思いません。優先順位が低くなるため、報告しないのも当たり前になってしまいます。

まずは、組織全体で情報共有の効果やメリットを認識することが大切です。

職場の風通しが悪い

以下のような職場では、情報共有はうまくいきません。

・風通しが悪く、社員同士が協力する雰囲気がない
・上司が自分勝手で、部下の意見を聞く気持ちがない
・人の悪口や愚痴ばかり言う同僚がいる

情報共有を浸透させるためには、職場の雰囲気も大切といえます。

円滑な情報共有を行う方法

情報共有がうまくいかないのは、適切な方法を知らないことが原因です。

円滑に情報共有を行うために、以下の方法を実践してみましょう

情報共有をマニュアル化する

たとえば、情報共有のツールがあってもマニュアルがなければ有効活用できません。一部の機能だけしか使われていないことは、よくあるケースです。

組織全体で運用するためには、マニュアル作成が必須といえます。

情報共有の必要性を理解させる

情報共有の効果を実感させることは、有効な方法です。

必要性を分かっていないと、目の前のタスクより優先順位を低くしがちです。メリットを感じてもらえる方法を考えてみましょう。

情報共有する人を評価する

情報共有する人を評価する雰囲気があれば、次第に組織全体にも広がります

反応が少なかったり否定的な人が多かったりすると、やる気も感じられなくなります。評価する仕組みを作ると、より効果があるでしょう。

日々の業務報告をオープン化する

日々の業務進捗や、個人が所持するデータをオープンにすることも、情報共有を浸透させる1つの方法です。

あらゆることが共有されていれば、有益な情報を探しやすくなります。利便性を感じられれば、さらに情報の共有化が進むでしょう。

社内情報共有ツールやアプリを導入する

情報共有を円滑にするために、専用のツールやアプリの導入も効果的です。具体的には以下のようなツールがあり、活用している企業は多いです。

・社内SNS
・ビジネスチャット
・グループウェア

各ツールに特徴があるので、目的に合ったものを利用しましょう。

まとめ

情報共有は業務の効率化につながったり、信頼関係を構築できたりと様々なメリットがあります。しかし、日々の業務の中では後回しにしがちで、うまくいっていない組織は多いです。

今回紹介した円滑に情報共有を行う方法を参考に、ぜひビジネスの場で活用してください

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