オンラインでも名刺交換をするべき理由とオンライン名刺交換の方法

コロナウイルスの影響や働き方改革によるワークライフバランスの実現などでオンライン会議が増える一方、減っているのが名刺交換です。

Web会議で初めて会う人にどのように自分の名前や連絡先を知ってもらえばよいかわからない、と混乱している人もいるでしょう。

そんな中、オンラインでの名刺交換が注目されています。この記事では、オンラインでも名刺交換をするべき理由やオンライン名刺交換の方法について解説します

ビジネスでの名刺の役割

対面の会議では当たり前のように行っている名刺交換。

「名刺交換は儀式のようなもの」と特に意味や役割について考えていなかった人も多いのではないでしょうか。まずはビジネスでの名刺の役割について改めて確認していきましょう

より強い印象を与えられる

自己紹介の際、名刺があるのとないのとでは相手に与えられる印象に大きな差が出てきます。

特に、一度に複数の人と知り合うことが多いビジネスの場では、名前と会社名を一度言っただけで相手に顔と名前を覚えてもらうことは難しいでしょう。

名刺に書いてある文字の情報も合わせて自己紹介することで、より相手に覚えてもらいやすくなります

信頼感を与えられる

初対面の相手には、名刺を渡すことで信頼感を与えられるという役割もあります。名刺には名前や会社名、役職、連絡先など様々な情報が記載されています。

あなたがどこの会社の何という人なのか、どのような仕事をしているのかを開示することで、相手は安心してあなたに接することができるのです。

相手との繋がりができる

名刺は、ビジネスに必要な人と人との繋がりを保つことにも役立っています。古い写真を見て、昔のことを思い出すといった経験はありませんか。

同じように、名刺は後で見返して「この人とこんな話をしたなぁ」「この人はこんな仕事をしていたなぁ」と思い出すきっかけになるのです。

名刺サイズが91×55mmの理由

ポケットや財布に収まるちょうどいい大きさの名刺。しかし、なぜ名刺のサイズは91×55mmであるのかご存知でしょうか。

日本の名刺のサイズには、日本古来の寸法である「尺」と「寸」が関係しています。

名刺の長辺は3寸(約91mm)であり、短辺は長辺を元にした最も美しい比率(黄金比率)から55mmになったと言われているのです。

なお、外国ではスーツの胸のポケットに折りたたまずに入れられる大きさという理由で名刺のサイズが設定されているようです。

テレワーク増加で注目されるオンライン名刺交換とは

社会人のマナーとして新入社員研修などでも教えられている名刺交換。

テレワーク増加でWeb会議が増える中、名刺交換もWebを通して行うオンライン名刺交換が注目されています

政府が「オンラインの名刺交換」を提言

オンラインでの名刺交換は、政府が発表した「新しい生活様式」の中でも提言されています

新型コロナウイルス感染症専門家会議からの提言を受け、5月初めに政府が発表した「新しい生活様式」の中では、テレワークや時差出勤などをと共にオンライン名刺交換が推奨されています。

感染拡大防止の取り組みに並行して経済活動の再開が進められている中、できるだけ人との物理的な接触を避ける方法の1つとして挙げられているのです。

オンラインで名刺交換をする方法

「これまで紙の名刺の交換は何度となくやってきたが、オンラインの名刺交換はやったことがない」という人も多いでしょう。

オンライン名刺交換は具体的にどのように行えば良いのでしょうか。主な方法を2つ紹介します

オンライン会議システムを利用する

オンライン会議システムを経由して交換する方法です。具体的には、2つの方法があります。

QRコードをかざして交換

1つ目はQRコードをかざす方法。

自己紹介の画面にアクセスできるQRコードを用意し、それをWebカメラにかざして相手に読み取ってもらい、名刺交換をするのです。

QRコードは、名刺管理アプリなどで用意することができます。その他、QRコードをWeb会議の背景に表示させ、それを相手に読み取ってもらう方法もあります。

背景を名刺のデザインにする

Web会議システムの機能を使い、背景を名刺風のデザインにする方法も

オンラインで会議をする時、生活感のあふれる自宅が背景に映ってしまい困っているという人にもおすすめです。

名刺管理アプリを使う

名刺管理アプリの中には、オンラインでの名刺交換に対応したサービスもあります。今回は、オンライン名刺交換の機能を備えるクラウド名刺管理ツールを紹介しましょう。

Eight 企業向けプレミアム

出典:Eight

名刺を起点とした国内最大のビジネスネットワークEight。Sansan株式会社が提供しています。Eightに搭載されているのは「QR名刺交換」機能。

自分の名刺情報へアクセスできるQRコードを生成し、それをオンライン会議の背景などに組み込むことでスムーズなオンライン名刺交換を可能にします

iOS版

Android版

Sansan

出典:Sansan

Sansanは法人向け名刺管理サービスにおけるシェア83%を誇る名刺管理サービス。Eightと同じくSansan株式会社のサービスですが、サービスのコンセプトが少し異なります。

Eightが名刺情報の共有が主な使い方であるのに対して、Sansanは集めた名刺を元に全社的な顧客情報データベースを構築し、経営に活用していくことが目的です。

Sansanのユーザー同士であれば、オンライン名刺のURLをどちらかが共有することでオンライン上の名刺交換が完了します

Sansanユーザー以外との場合、相手がURLを受け取った後に自分の名刺をスマートフォンで撮影することで名刺交換が可能です。

iOS版

Android版

ホットプロファイル

出典:ホットプロファイル

営業支援・名刺管理ツールのホットプロファイルでは、URLやQRコードによって簡単にオンライン名刺交換ができます

相手がホットプロファイル利用者ではない場合でも利用可能です。

ホットプロファイルには、名刺管理ツール以外にもSFAツールやチャットなどの業務効率化に役立つ機能が搭載されています。

iOS版

Android版

まとめ

オンライン会議でも名刺交換をすることで、相手に自分のことをより強く印象づけることができる他、名刺を介した相手との繋がりを持つことができます。

オンライン名刺交換は今後も普及していくと見られるため、今のうちから導入しておくのが良いでしょう

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