効果的なフィードバックの手法をわかりやすく解説!必要なスキルも

>>ワークライフバランスを実現したい方へ

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「上手くフィードバックをするにはどうしたらいいのだろう」「日頃から心かげておくべきことはあるのだろうか」

このようにフィードバックについて悩んでいませんか?

適切なフィードバックは業務効率アップにつながるので、ワークライフバランス実現のためにも重要です

この記事ではフィードバックの手法、タイミング、必要なスキルについて解説します。

フィードバックとは

フィードバックとは、結果に至るまでのプロセスの中で行動や成果に対して評価を行い、より良い方向へ導く手法のこと。

上司と部下で行う社内でのフィードバックと、取引先などの第三者機関と行う社外でのフィードバックがあります。

フィードバックの役割

フィードバックの役割は相手の成長を促進することです。人には自分では気付けていない良い点や改善点が必ずあり、客観的な意見をもらうことで視野を広げられます

評価する立場の人の中には、他人に何かを指摘することに抵抗を覚える人もいるのではないでしょうか。

誠実な意見を伝えることが相手の成長のきっかけとなることを認識しておきましょう。

フィードバックの手法

フィードバックには大きく3つの手法があります。

それぞれの手法にメリットとデメリットがありますので、特徴を理解して適切なものを活用しましょう

サンドイッチ型フィードバック

サンドイッチ型のやり方

サンドイッチ型ではまず初めにポジティブな内容を伝え、続いてネガティブな改善点の指摘、最後に再びポジティブな内容を伝えます

ネガティブな内容をポジティブな内容で挟む構造のため、サンドイッチ型と呼ばれています。

サンドイッチ型のメリット

サンドイッチ型のメリットとしては、否定的な意見だけを伝えないので、誠実な印象をもたれやすいため、批判的な内容も受け入れられやすくなることです。

上司の立場からしても、良い雰囲気の中であれば改善点を伝えやすくなります。

また、フィードバック終了時はポジティブな内容を伝えるので、信頼関係を損なわず円満に終わることができます。

サンドイッチ型のデメリット

被評価者がポジティブな内容ばかりを受け取ってしまい、改善点の印象が残りにくい可能性があることがサンドイッチ型のデメリットです。

また、サンドイッチ型のフィードバックを繰り返すと、ネガティブな内容を伝えるために褒めているのではと疑問に思う可能性があります。違和感を覚えない適度な内容であることが大切です。

SBI型フィードバック

SBI型のやり方

SBI型は、Situation「状況」Behavior「行動」Impact「影響」の順にフィードバックを行う手法です。

まず初めにフィードバックをする対象の状況を共通認識し、どのような行動がなされたのかを確認、そしてその行動により周囲の人々や業務の進捗にどう影響があったかを話します

SBI型のメリット

SBI型のメリットは、状況を整理してから話し合いが進められるので、フィードバックの内容が理解しやすいことです。

また、自身の行動がどのような影響を及ぼしたか上司と共に考えることは、仕事ぶりを振り返る良い機会となり、日ごろから内省の習慣を身に付けるきっかけになります。

SBI型のデメリット

信頼関係が構築できていない場合、改善点の指摘に気分を悪くしてモチベーション低下につながる可能性があります

上司としても、ネガティブな内容は伝えにくいと感じるでしょう。

よい関係性が築けるまでは、サンドイッチ型の方が無難と言えます。

ペンドルトン型フィードバック

ペンドルトン型のやり方

ペンドルトン型のやり方は以下の通りです。

  1. フィードバックする内容を明確にする
  2. 部下がポジティブな点を考え話す
  3. 上司がポジティブな点をほめる
  4. 部下がネガティブな点を考え話す
  5. 上司がネガティブな点を追加で話す
  6. 部下が今後の行動について考えを話す
  7. 上司と今後の行動について議論し承認を得る
  8. 部下が今後の行動計画やフィードバック内容について振り返る

ペンドルトン型のメリット

ペンドルトン型は部下が主体となってフィードバックが進むので、深く内省する機会となります。

また、ポジティブな面も話し合うことで、ネガティブな内容も受け入れやすくなります。

今後のアクションについて共通認識できることもメリットの一つです。

ペンドルトン型のデメリット

フィードバックの回数が多いため、時間がかかってしまうことがデメリットです。

基本的には部下が主体となって話し合いが進むので、客観性が不足して効果的なフィードバックができない可能性もあります。

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フィードバックのタイミング

部下の成長を促す効果的なフィードバックを行うには、適切なタイミングで意見を伝えることが大切です。

ここでは5つのタイミングを紹介します。

相手が目標に向かって頑張っている時

ポジティブな面を伝えることで相手のモチベーションを維持、向上させられます

相手の行動の微妙な変化

目標に対してよい変化であれば肯定することで行動を促進し、悪い変化であれば速やかに指摘し軌道修正を図りましょう。

相手が業務で行き詰まった時

行き詰まった時はアイデアが不足していたり、きっかけがつかめていなかったりします。新たな行動を促す客観的な意見を伝えましょう

相手がフィードバックを求めてきた時

フィードバックを求めてきた時は、本人が問題を自覚していると言えます。問題解決につながる考えを伝え部下を助けてあげましょう

大きなプロジェクトなどが終わった時

部下が一段落したときには、労いつつ成長した部分や課題を伝えましょう

次また切り替えて頑張ろうというモチベーションを引き起こさせるためにも、適切なフィードバックが必要です。

フィードバックに必要なスキル

効果的なフィードバックを行うためには、必要なスキルを認識しておくことが大切です。
ここでは3つのスキルを紹介します。

傾聴力

傾聴力とは相手の話にしっかりと耳を傾けるスキルのこと。単に会話の内容を理解するだけでなく、相手の表情やしぐさまで意識して聴くことが重要です。

フィードバックの場においては相手との信頼関係が必須です。傾聴力があれば部下にとっても話しやすい雰囲気を作ることができ、上司からのアドバイスも受け入れてもらいやすくなります。

ティーチング

ティーチングとはその人が持つ知識、技術、経験などを相手に伝えること

知識や経験が少ない若手に対しては特に有効な指導法です。

自身の知見を伝えるスキルはフィードバックの際にとても重要になります。注意点としてティーチングは一方的なコミュニケーションになりがちなので、後述するコーチングと上手く使い分けるようにしましょう。

コーチング

コーチングとは相手に質問を投げかけ意見をやり取りして問題解決を目指す手法です。ティーチングと異なり双方のコミュニケーションであることが特徴です。

上司からの質問により自分では気付けなかったことを考える機会が生まれ、部下の考えを引き出します。

その結果、自分で考えるスキルも向上するため、自発的な行動の促進にもつながります。

フィードバックについて学べる本

適切なフィードバックをするためには、日ごろから正しい方法やポイントなどを学ぶことが大切です。ここではフィードバックの学習に効果的な本を4冊紹介します

ハーバード あなたを成長させるフィードバックの授業

  

出典:Amazon

フィードバックを与える上司、受け取る部下の両方の目線から考え方やポイントがまとめられています

効果的なフィードバックを行いたい人にも、自己成長につながるフィードバックを受けたい人にも、新たな気付きが得られるおすすめの本です。

実践!フィードバック

出典:Amazon

フィードバックの目的や効果といった基礎的な内容、実践のポイント、ノウハウなどがまとめられた一冊

イラスト、会話例、フレーズなどを用いて徹底解説されており、経験豊富な管理職からこれからマネージャーになる人まで、様々な立場の人におすすめの本です。

ヤフーの 1on1

出典:Amazon

ヤフーの組織を活性化させた1on1ミーティングのメソッドや、実際のやりとりをスクリプトとしてまとめた一冊。

1on1ミーティングの方法論や考え方を理解しつつ、読んで実践できる内容が紹介されています

フィードバック入門

出典:Amazon

人材開発の第一人者である著者がフィードバックの基礎理論から実践的ノウハウまでをまとめており、幅広い人におすすめの入門書です。

部下を育て組織を成長させるフィードバック手法が丁寧に紹介されています

まとめ

効果的なフィードバックを行うためには、適切な手法とタイミングを認識することが大切です

その他にもフィードバックに必要なスキルやノウハウを学ぶことで、より高い効果を発揮できます。

ぜひ今回紹介した内容や本を活用して、苦手なフィードバックを克服してください。

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