リモートワークのメリット・デメリット。活用すべきツールも紹介

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「場所にとらわれずに働ける」「ワークライフバランスがよくなる」と人気のリモートワーク。

一見、魅力ある働き方ですが、じつはデメリットもあるのをご存知でしょうか。

ここではリモートワークを行う際の注意点や、リモートワークでも効率的に働くためのコツも紹介します。

注目を浴びるリモートワーク

日本政府が押し進める「働き方改革」の一環として、リモートワークの導入を検討する企業が増えています。

総務省が掲げる「テレワーク推進」

総務省の「ICT(Information and Communication Technology:情報通信技術)利活用促進政策」の1つに「テレワーク推進」があります。

※リモートワークとテレワークが同義であることは以下の記事でも解説したので参考にしてください。

リモートワークが注目を浴びる背景には、電気使用料削減や賃料削減といったコストカット効果が見込めるからです。

また企業側だけでなく従業員側にもメリットがあります。詳しくは以下で解説しましょう。

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リモートワークのメリット

リモートワーク導入は企業・従業員共にメリットがあります。

ここでは従業員のメリットに焦点を当てて紹介しましょう。

通勤がなくなる

リモートワークが可能になると、毎日満員電車に乗ってオフィスに出社する必要がなくなります。

また満員電車を避けるために早起きして電車に乗っていた人もいるでと思いますが、リモートワークができればその必要もありません。

人間関係のストレスが減る

直接人と会うと気疲れする人にとって、リモートで1人で作業できる環境は快適でしょう。

コミュニケーションも基本テキストで行われるので、リアルなコミュニケーションが苦手な人はストレスが軽減されます。

好きな場所で働ける

リモートワークなら場所を選ばず働けるので、例えば「今日は実家で勤務する」「今日はカフェで勤務する」など、その日の予定や気分によって働く場所を変えられます。

同じ場所で長時間作業することで業務効率が落ちていた場合は、効果的な方法でしょう。

私服で働ける

スーツなど、会社に行く用の服を着る必要がありません。

人の目を気にしなくても済み、メイク時間も短縮。通常よりも朝ゆっくり過ごして業務に移れるでしょう。

育児・介護との両立も可能

もちろん仕事内容によりますが、育児・介護との両立も可能です。

たとえ細切れの作業になっても、成果物の納品など契約上定められたルールに則っていればOKとされることが多いです。

リモートワークのデメリット

一方でリモートワークには以下のようなデメリットもあります。

これからリモートワークをしようと考えている人は、デメリットもあらかじめ把握して対策しましょう。

孤立しやすい

特にもともと出社して働いていた人がリモートワーカーとなった場合、これまで通りに気軽にコミュニケーションを取れないことにストレスを感じる可能性があります。

セルフマネジメントが求められる

リモートワークはリラックスして仕事できるメリットがある一方で、リラックスしすぎるデメリットも。

「いつでもひと休みできる環境」は、セルフマネジメントできない人にとっては逆に厳しい環境になるでしょう。

働き方が不明瞭

リモートワークは会社側から「本当に働いているのか?」と思われることも。

オフィスで出社するよりも意識して報連相を積極的にとることが必要です。

コミュニケーションの希薄化

リモートで仕事をしていると、出社している社員とリアルなコミュニケーションが取れません。

フランクなコミュニケーションが取れずにストレスを感じる人もいるでしょう。

評価がしにくい

リモートワークでも適切な評価がされるような環境が整備されていないと「上司から直接見られないことで評価が下がったのでは?」と感じてしまうケースもあります。

リモートワークで役立つツール

リモートワークには必須とも言えるツールがあります。

積極的に取り入れてリモートワークをしやすい環境を整えましょう。今回紹介するツールはいずれも無料で使えます。

コミュニケーションツール

社内メンバーとのコミュニケーションに必須なツール。メールでもやりとりはできますが、リアルタイムでスムーズに意見交換をする際はチャットツールのほうが便利です。

以下に普及率が高い2つのサービスを紹介しますが、いずれもスマホアプリがあるため外出先でもスムーズにやりとりできます。

Slack

出典:Slack

代表的なチャットツールです。オンライン会議・ファイル共有・プロジェクト管理などあらゆる機能が備わっています。

また外部ツールとの連携機能が魅力。例えば後ほど紹介するファイル共有ツール「Google Drive」や「Dropbox」と連携することで、データの共有がよりスムーズできます。

参照:Slack

以下の記事ではSlackについて詳しく解説されています。こちらも合わせてご確認ください。

Chatwork

出典:Chatwork

ビジネスチャットツールです。Slackと機能はほぼ同様ですが、特徴として挙げられるのはタスク管理機能でしょう。

例えばメッセージで案件の依頼がきたとき、そのメッセージをそのままタスクとして保存できます。

参照:Chatwork

ファイル共有ツール

各種ファイルが保存・共有できるクラウドストレージサービスは、文書やデザインのデータなどを複数メンバーとやりとりする際に便利です。

GoogleDrive

出典:Google Drive

Googleアカウントがあれば誰でも使えるオンラインストレージサービスです。他のGoogleの機能を使っているのであれば、ファイル共有もこちらを使用するよいでしょう。

Microsoft Officeの代替となるツール(Googleドキュメント・Googleスプレッドシート・Googleスライド)を複数メンバーと共有し、リアルタイムで編集できるメリットがあります。

参照:Google

Dropbox

出典:Dropbox

Dropboxのメリットはあらゆる種類のファイルを共有できる点です。共有されたファイルは検索機能で見つけられ、スマホやタブレットでも同期可能。

ファイルサイズが大きい写真や動画も共有して共同作業できます。

参照:Dropbox

オンライン会議ツール

普段はリアルで行っていた会議も、オンライン会議ツールを使えばリモート業務の人とも繋げて会議を行えます。

テキストでは難しいやり取りも、オンラインで顔を合わせればスムーズにできることもあるでしょう。

Zoom

出典:Zoom

普及率の高いオンライン会議ツールです。相手がアカウントを持っていなくても、招待機能を使えばURLを共有しクリックしてもらうだけでミーティングに参加できます。

無料プランでも最大100人まで同時接続が可能。スマホやタブレットからでも接続でき、ボタン1つで会議内容を録音・録画できます。

参照:Zoomミーティング

以下の記事ではZoomについて詳しく解説されています。ぜひ参考にしてください。

Google Hangout

出典:Chromeウェブストア

Zoomと同様、生成されたURLにアクセスするだけでミーティングに参加できます。

Android端末にはすでにインストールされていることも。テキストメッセージでのやりとりも可能です。

参照:Googleハングアウト

リモートワークで成果を出すには

リモートワークは場所に縛られず仕事ができるメリットはありますが、環境を整えたり意識を変えないと効率的に仕事ができないことも。

ここではリモートワークで快適に仕事を行うためのコツを紹介します。

集中できる環境を整備する

リモートワークをする際は、仕事に集中できる環境を整えましょう。

例えば机や椅子の手配などです。リモートワークになるとテレビ会議も増えるため、マイク付きイヤホンの購入もおすすめです。

気配りを常に意識する

リモートワークになると、チャットツールなどを活用したテキストでのコミュニケーションになります。

リアルなコミュニケーションでは表情や声色などでもニュアンスが伝わる側面がありましたが、テキストではどうしても無機質になりがち。

感謝のメッセージを意識して伝えるなど、気配りを忘れないようにしましょう。

なるべく同じワークタイムに

リモートワークで働く時間帯を指定されていなかったとしても、出社しているメンバーの業務時間を意識する必要があります。

例えば当日中に納品が必要なものの業務にあたるのであれば、出社メンバーが退社までに納品が終えられるようにデータを送付する必要があるでしょう。

メッセージのやり取りも、退社後は見られないことを考えて行う必要があります。

雑談もする

チャットツールでのやり取りが業務内容のみに絞られると、リラックスする時間が減ってしまいます。

オフィスの共有スペースで雑談していたように、チャットツールでも雑談ルームなどを設けるとよいでしょう。

デザインなどクリエイティブな業務の場合は、そういった雑談からアイディアが浮かぶこともあります。

情報を積極的に共有

リモートワークをしていると、会社に出社しているときにはわかった会社全体の動きや部署内のメンバー同士の関係などがわかりにくいデメリットがあります。

そういった情報もできるかぎりこまめに共有することで情報格差をなくす努力をするべきでしょう。

これは社内メンバーからの働きかけに依存している側面が大きいかもしれませんが、リモートワーカー側もこまめにコミュニケーションをはかって情報共有を仰ぐとよいでしょう。

リモートワークは環境の整備から

リモートワークで業務を効率的に行うためには、環境整備が非常に重要です。

社内にすでにそのようなシステムが整えられていたとしても、リモートワーカー自身で環境を整える必要があるものも。

この記事を参考に、快適なリモートワークができるよう準備を進めましょう。

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