仕事で役立つ!段取り上手になるための方法とおすすめ本を紹介

無駄のない作業で素早く仕事をこなしていく段取り上手な人。もっと段取りよく仕事を進めたいが、もともと物事を順序立ててやることに苦手意識を持っている人も多いでしょう。

段取りよく仕事を行うことは、ストレス軽減やワークライフバランスの実現にも大切です。この記事では、段取り上手になるための具体的な方法とおすすめの本を紹介します

段取りの意味

段取りとは、物事を進める上での順序や手順、準備のことです。

例えば旅行に行く時には、まず行き先を決めて、移動手段(飛行機、電車など)を考え、滞在場所や現地での予定を考えるでしょう。

このように、ゴール(旅行に行く)を実現するための手順こそが、段取りなのです。

仕事における段取りの必要性

複雑な仕事や作業の場合には、段取りはより重要な役割を持ちます。仕事において段取りが必要な理由は次の通りです。

仕事の目的・目標の明確化

ゴールまでのステップを考えることは、目的や目標を明確に意識することに役立ちます

なぜこの作業が必要なのか、何のためにやっているのかを理解することで、より精度の高い仕事ができます。

仕事を進める上で安心感を得られる

段取りを立てることは、ゴールまでの道筋を明らかにすることに繋がります

「これで合っているのかわからない」「締め切りまでに終わるかわからない」という不安がなくなり、安心して作業を進められるでしょう。

業務効率化ができる

誤った作業で時間を無駄にしたり、途中で迷ったり考えたりすることもなくなります

結果として、最短時間で仕事を完了させることができるのです。

業務の抜けや漏れがなくなる

目標達成までの手順を最初に確認することで、必要な作業が抜け漏れるリスクを最小限にすることができます

後工程の作業がわかっている状態で作業を進めることで、作業が差し戻しになることも防げます。

段取りよく仕事ができない理由

段取り上手になるためには、まずNG習慣をやめることが大切です。

ここからは、段取りよく仕事ができない主な理由を解説していきましょう

得意なこと・好きなことからやる

「優先度や緊急度を考えずにやりたい仕事から手を付けてしまう」というのは、段取りが悪いと言われる人の特徴です。

苦手な作業や面倒な作業を後回しにしてしまい、締切ギリギリで焦ってやることになるのです。

時間配分をしない

時間配分をせず、終わるまで、気が済むまで1つの作業に打ち込んでしまう人もいます。このタイプの人は、仕事は丁寧だが遅いという評価を受けることが多いでしょう。

時間は有限なもの。目的に応じて適度に手を抜くことも段取り上手になるためのポイントです。

仕事を1人で抱え込む

周囲に協力を仰ぐことが苦手で、何でも自分でやろうとしてしまうことも特徴の1つ

段取りが上手な人は、同僚や部下に仕事をうまく割り振り、周囲を巻き込んで仕事を進めていくことができます。

「仕事は全部自分でやらなきゃ」と思い込んでしまっている人は、まずその考えを変えることが必要でしょう。

報告・連絡・相談ができない

仕事を進めていく上で、上司や同僚との連携は不可欠です。途中で状況が変わって、作業の内容や締切に変更がでることもビジネスの現場ではよくあることです。

報告・連絡・相談も仕事の1つと考え、適切にコミュニケーションを取ることが求められます。

段取り上手になるための5つのポイント

テキパキと仕事をこなしていく段取り上手になるためには、いくつかのポイントがあります

具体的に解説していきましょう。

目標・ゴールを明確化する

段取りを考える前に、まず必要なのが目標・ゴールの明確化です。ここでのポイントは、より具体的に設定すること。

例えば上司から「来週のクライアントとの会議で使う資料を用意してくれ」と依頼されたとしましょう。

この場合は「資料の作成」ではなく「資料を用意すること」をゴールに設定します。そうすることで、作成後の上司の承認・印刷・メール配布などもタスクとして洗い出すことができます。

タスクを洗い出す

目標・ゴールが明確になったら、そこに至るまでに発生するタスクを洗い出しましょう

例えば先程の資料作成の依頼であれば、次のようにタスクを洗い出すことができます。

1.作成する資料の内容や構成を考える
2.考えた内容を上司に確認する
3.データの収集などの作成準備
4.資料作成
5.上司に承認をもらう(指摘事項を修正する)
6.最終確認・資料印刷

優先順位を決める

洗い出したタスクの中で、何から手を付けるかを決めるのに必要なのが優先順位付けです。

複数のタスクを同時に抱えていることが多いビジネスマンにとって、この優先順位はかなり重要です。

各タスクの緊急度・重要度を考え、次の順番で優先順位付けを行いましょう。

1.緊急度が高く、重要度も高い
2.緊急度は高くないが、重要度が高い
3.緊急度は高いが、重要度は高くない
4.緊急度、重要度ともに高くない

所要時間を計算してスケジューリング

各タスクにかかる時間を計算し、予定を立てます

この際には「残業すれば何とかなる」という残業ありきのスケジュールではなく、あくまで規定の業務時間内で考えることが大切です。

また、このスケジューリングの結果によっては締切や納期を延長させるなどの対応が必要になるでしょう。

仕事は振り返り、次回に活かす

段取りの通りに仕事を実行した後に忘れてはいけないのが、振り返りです。

「この作業は予定よりも早くできた」「Aさんに作業を依頼したら予定よりも時間がかかった」などと振り返ることで、今後の段取りに活かしていきましょう。

段取りを学ぶためのおすすめ本

段取りや仕事の効率化については、本で学ぶのもおすすめです。

著者の経験や具体的なケースでの対応方法を知ることができます。最後に、おすすめの本をいくつか紹介しましょう。

いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書

出典:Amazon

多くのプロジェクトに関わってきたクリエイティブディレクター、水野学氏による「段取りの教科書」

複数のプロジェクトを同時進行させながら、かつ各プロジェクトには他業界の様々な人が関わる、という状況に必要な段取り力について解説されています

自分でコントロールできない要素が多い中で働く人に特におすすめです。

SPRINT 最速仕事術

出典:Amazon

様々な言語に翻訳され世界でベストセラーになっている本書。Googleで開発された究極のスピード仕事術「SPRINT」が、誰でも実践できるようにわかりやすく解説されています

段取り力を学ぶたい人にはもちろん、世界的企業Googleの成功の秘密を知りたいという人にもおすすめです。

仕事の結果は「はじめる前」に決まっている

出典:Amazon

「仕事は段取りがすべて」としている本書では、マッキンゼーのエリートが実践する段取り術が解説されています。

「頑張っているのに結果がでない」という人は力を注ぐポイントが間違っているのかもしれません。

無駄な仕事をなくしたい、もっと結果を出したいという人は読んでみてはいかがでしょうか

まとめ

段取り力は、鍛えることができるビジネススキルです。普段何気なくやってしまっているNG習慣を正し、適切なゴール設定や優先順位付けを行うことで、無駄のない仕事をすることができます

この記事を参考に段取り上手を目指しましょう。

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