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物事をスムーズに行うために必要な「段取り」。段取り力を強化することで、業務効率化や残業時間の削減、ワークライフバランスを実現させることができます。
しかし、具体的に段取りとはどのようなスキルなのでしょうか。この記事では、段取りという言葉のそもそもの意味や仕事で段取りが重要な理由、そして段取り上手な人の特徴を解説します。
段取りの意味
段取りとは、物事を実行していく時の順序や流れのことを指します。
物事がスムーズに運ぶように、予め方法や手順を整えておくことです。「段取りをつける」「うまく段取りする」といったように使われることが多いです。
段取りの類語
段取りの類語には「手順」や「手はず」があります。細かいニュアンスの違いはありますが、いずれの言葉もある物事を実行するための行動やその順序を意味しています。
ビジネス用語としての段取りの例文
段取りはビジネス用語として使われることも多いです。仕事で、上司や先輩から「段取りを考えろ」と指摘された経験がある人もいるのではないでしょうか。
ビジネス用語としても、プロジェクトやイベントの準備など、作業の段階で使われることが多いです。いくつか例文を紹介しましょう。
・来週から大事なプロジェクトが始まるから、今のうちから段取りをしておこう
・このプロジェクトは、今月中にクライアントと詳細を決定する段取りになっている
・会議の段取りが悪くて予定よりも時間がかかってしまった
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仕事で段取りが必要な理由
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事をスムーズに、トラブルなく進めるために必要な段取り力。
鍛えることで具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。仕事で段取りが必要な理由について解説していきましょう。
スケジュールが立てられる
段取りを立てるためには、ゴールや目標までの作業工程を明らかにする必要があります。つまり、段取りを立てることでその仕事や作業を納期通りに終わらせられるかを確認できます。
作業Aに3日、作業Bに2日、と段取りをたてていくことでスケジューリングをすることができるのです。
次の作業を意識しながら行える
作業を開始する前にゴールまでの段取りを考えることで、各作業が何のための作業なのかを意識しながら進めることができます。
例えば、資料作成という業務でも社内用資料と社外用資料で作り方や作成時のポイントは変わってくるでしょう。
直近の利用は社内会議であっても、その後に社外に出す予定があれば始めから社外用資料として作成した方が後の手間は省けます。
ゴールが明確になっていることで、よりその目的にそった仕事が行えるのです。
業務の抜け漏れを防げる
始めにゴールまでの道筋を確認することで、業務の抜け漏れを防ぐことにもなります。
「作業Aをしてから作業Bをして…」と順序立てて考えていくので、必要な作業を飛ばしたり、忘れたりするリスクを最小限にできるのです。
後の工程の準備ができる
段取りを立てておくことで、今後どのようなことをやるのか、何が必要なのかがわかります。
必要に応じて後工程の準備を前もってやっておくことで、いざ作業をする時に準備が整っていないという状況を避けられます。
例えば、この後の工程で誰かに協力を依頼する必要がある場合、予め相手に依頼することを伝えておくことで、スムーズに仕事の依頼ができるでしょう。
仕事の疑問点が浮き彫りになる
段取りを立てる時点で、わからないことや疑問点が出てくることもあるでしょう。
仕事の疑問点を早めに確認しておくことで、安心して仕事を進めることができます。締め切り前に焦ったりすることなく、スムーズに仕事を終えることができるのです。
段取りが上手な人の特徴
「段取りをもっとうまくやれ」と仕事で言われたが、どうすればわからないと困っている人もいるでしょう。
段取り力を鍛えるためには、段取り上手な人を参考にするのが一番です。段取りが上手な人の特徴について解説していきます。
時間を大切にする
段取りが上手な人は、まず時間を無駄にしません。
無駄な待ち時間、作業が進められない時間が発生しないよう段取りを考えるからです。
自分の時間を大切にするだけでなく、他人の時間も大切にします。無駄がなく効率よく仕事が進むので、一緒に仕事をしていてストレスがありません。
物事には優先順位をつける
限られた時間を有効活用して目標を達成するためには、優先順位をつけて取り組むことが必要です。
この点においても、段取り上手な人は優れています。「今やるべきこと」をしっかりと把握できているため、遅延して周囲に迷惑をかけることがないのです。
コミュニケーションスキルが高い
周囲とのコミュニケーションを頻繁に取れることも、段取り上手な人の特徴の一つ。
進捗状況を共有したり、トラブルの際には早い段階で相談したりと、周囲と綿密に情報共有することで、コミュニケーションロスによる障害を避けられます。
PDCAサイクルが回せる
PDCAとは、Plan、Do、Check、Actionの4つの英単語の頭文字をとったもの。
日本語では計画、実行、評価、改善（行動）という意味があります。PDCAを回すことで、反省を次に活かしながら仕事を進められると言われています。
段取りが上手な人は、1つの仕事が終わった時に良かったことや改善点の自己評価を忘れません。反省点を次に活かすことで、段取りの精度を上げていくことができるのです。
姉妹サイトではPDCAサイクルの具体的な回し方について紹介しています。こちらも参考にしてみてください。
まとめ
段取り力を鍛えることは、仕事でのトラブルやストレスを減らすだけでなく、あなたの職場での評価を上げることにも繋がります。
段取り上手な人の特徴を学び、できることから早速実践していきましょう。
