業務マニュアル化の手順や作り方とは?ポイントを解説します

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マニュアルを用意することは、日々の業務を円滑に進めるための近道になります。

読みやすいマニュアルがあれば、スムーズに仕事を進めることが可能になりますし、業務にかかる時間を削減することもできます。

生産性が高まることで、ワークライフバランスも実現できるでしょう。

この記事では、業務マニュアルの作成方法と読みやすいマニュアルを作るポイントを紹介します。

業務マニュアルとは

業務マニュアルは、業務における手順を文書化した書類のこと。

業務マニュアルを作成することによって「業務の標準化」ができるため、効率的に業務を回すことが可能になります。

業務をマニュアル化するメリット

業務をマニュアル化することにって、得られるメリットは以下の通り。

  • ミスやトラブル防止
  • 業務効率化
  • 引継ぎ時の資料として活用

それぞれのメリットについて解説します。

ミスやトラブルの防止

ミスやトラブルの防止は、マニュアル化を行うことで得られるメリットの代表格。

マニュアルには、業務フロー以外に注意点も記載してあります。マニュアルに従って最終チェックを行うことで、起こりやすいミスやトラブルも事前に防げるでしょう

業務効率化

業務をマニュアル化していると、業務の無駄が見つかることもあります。

見つかった無駄をカットしたり、やり方を変えることで時間の削減にもつながるでしょう。

引き継ぎ時の資料として活用

異動や休職などで担当が外れる場合に、引継ぎの資料として活用できます。

作業で悩む場面でも、マニュアルさえあれば必要な情報をすぐに参照することができるため、引継ぎ不足でおこるミスの削減につながることも。

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業務マニュアルの作成手順

ここでは、業務マニュアルの作成手順について解説します。

マニュアルの読み手を設定する

マニュアルを作成する際には、最初にマニュアルを読む対象を設定しましょう。

読み手によって前提となる知識レベルに差があるため、対象を間違えるとマニュアルの意味をなさなくなることも。

たとえば新入社員用のマニュアルであれば、相手が何も知らないことを前提に作成する必要があります。

繰返しにはなりますが、マニュアルを作成する際には、読み手を設定してから作成を始めましょう。

マニュアルの内容を決める

次に、マニュアルに記載する大まかな内容と作成目的を設定します。

「何のために利用するマニュアルなのか」「どんな情報を記載するか」など、必要事項を洗い出して整理することにより、その後の作業における手戻りを減らすことができます。

マニュアルを作成する

マニュアルの内容を決めたら、作成の段階に移りましょう。

一旦、記載する内容にもとづいて仮のマニュアルを作成してみて、手順通りに作業が行えるかを確認してみることをおすすめします。不足した部分があれば追加を行い、不要な部分があったら削除をするなど、微調整を行いましょう。

また、マニュアルを作成する際には、テンプレートを使えば作成時間を短縮することができます。

以下では、マニュアル作成時に無料で使えるテンプレートを紹介します。ぜひ活用してください。

テンプレートサイト①:日本マイクロソフト

日本マイクロソフトが提供している、Microsoft公式サイトにあるテンプレートサイトです。

Word、Excel、PowerPoint、それぞれで検索も行えるため、自身が使いやすいと感じるツールや統一された形式のテンプレートを見つけるのにおすすめ。

デザインも洗練されたものが多く、豊富なテンプレートが用意されています。

参照:Microsoft

テンプレートサイト②:SILAND.JP

「SILAND.JP」は、普段の業務でWordを使っている人にとっておすすめのテンプレートサイト。

Wordさえ使えればマニュアルを作成できるため、複雑な操作が不要です。

参照:SILAND.JP

テンプレートサイト③:【文書】テンプレートの無料ダウンロード

【文書】テンプレートの無料ダウンロードでは、Excelで作成された業務マニュアルのテンプレートをダウンロードすることができます。

マニュアル作成のコツも記載されているので、マニュアル作成をする前に一見の価値ありです。

内部向けだけでなく、外部向けのマニュアルテンプレートも用意されています。

参照:【文章】テンプレートの無料ダウンロード

チェックリストを作る

マニュアルが完成したら、手順の中で要注意の箇所をピックアップしたチェックリストを作成します。

チェックリストは、特にミスのしやすいところをピックアップすることにより、簡易版マニュアルとしても利用可能に。

また、そのチェックリストをもとに作業手順を進めることで、間違い・抜け漏れを削減できます。

マニュアルを周知する

マニュアルが完成したら、社員へ周知します。

メールやチャットなどで周知する場合は、しっかりと読んでもらえる工夫をしましょう。

また、いつでも読める環境を整えることで、作成したマニュアルを早く浸透させることが可能になります。保存場所やファイル名など、わかりやすいものにしましょう。

マニュアルを更新する

作成したマニュアルは、一度完成したらそこで終わりというものではありません。

業務の変更があったときなど、定期的に見直しを行って常に最新の情報が載るようにしましょう。

業務マニュアル作成時のポイント

マニュアルを作成する際には、3つのポイントがあります。

ここでは、マニュアルを作成する際におさえておくポイントを解説します。

相手に伝わるように作成する

マニュアルを作成するときは、専門用語や難しい言い回しなどを避けて文章を書きましょう

まったく知識がない人が業務を行う可能性もあります。そのため、わからない専門用語が記載してあるとかえって混乱をすることも。

どうしても専門用語を入れなくてはならない場合は、解説をいれたり、簡単な言い回しで文章を書くことを意識してください。

業務の目的・理由を記載する

マニュアルには、業務の目的・理由を明確にして記載しておくことをおすすめします。

目的や理由を明確にしておくことで、この仕事がなんのために行われているのか、どんな役割を担っているのかを把握することが可能に。

その結果、何か判断が必要な場面でも、設定された目的に照らし合わせて素早く決断できます。

大事な部分を強調する

注意点は色を付けるなど、視覚効果を狙って見やすいマニュアルを作成することをおすすめします。

しかし、意味もなく文字の大きさを変えたり、たくさんの色を使いすぎると、逆に読みにくくなってしまうので注意が必要。

強調するポイントごとに、どのように強調をするか事前にまとめておくと失敗しにくいでしょう。

業務マニュアル化におすすめツール

業務マニュアルを作成するのにおすすめなツールを紹介します。

Stock

出典:Stock

株式会社Link Liveが提供している、非IT企業向けの情報管理ツール「Stock

Stockの特徴は下記の通り。

  • チームの情報を「ノート」という単位で管理できる
  • ノートごとにタスク管理やメッセージ機能もある
  • シンプルな機能で、誰でも使いやすい

Stockのノート機能を用いて情報を整理することにより、業務ごとにマニュアルを作ることができます。

業務で詰まってしまっても、その業務に対応するノートを参照することにより解決につながるでしょう。

Dojo

出典:Dojo

株式会社テンダが提供している、コンテンツの自動作成機能を持ったマニュアル作成ツール「Dojo

Dojoは特徴は下記の通り。

  • 複雑な操作がなく、手軽に高品質なマニュアルが作成できる
  • アプリケーションを利用しながら自動でコンテンツを作成する機能がある
  • eラーニング、シミュレーションコンテンツも作成できる

マニュアル作成のツールでありながら、それ以外にも多くの機能があるのが特徴。

ClipLine

出典:ClipLine

ClipLine株式会社が提供している、動画による情報共有システム「ClipLine

ClipLineの特徴は下記の通り。

  • 組織、階層、個人ごとに教育カリキュラムを組んで動画の配信ができる
  • 投稿された動画に対し、コメントを残すなどフィードバックも可能

ClipLineはサービス業を中心としたマニュアルシステム。動画のマニュアルを作成したい場合におすすめです。

まとめ

マニュアルの作成は、手順やポイントをおさえておくことでスムーズに進めることができます。

この記事が、これからマニュアルを作成しようと考えている人の参考になれば幸いです。

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