リモートワークの社内コミュニケーション疲れ 対策とおすすめツールを紹介

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2020年に流行したコロナウイルスの影響で、リモートワークを実施する企業が増加。そのような中、チャットやWeb会議でのオンラインのコミュニケーションに気疲れを感じる人が増えています。

普段生活している空間で仕事をすることで「気持ちの切り替えがしづらい」「ワークライフバランスが崩れがち」という人もいるでしょう。

この記事では、リモートワーク中の社内コミュニケーションのポイントについて紹介します

以下の記事では、リモートワークのメリット・デメリットについて紹介しています。こちらも参考にしてみてください。

リモートワークで起こるコミュニケーションの課題とは

リモートワークで急激に増加したチャットやWeb会議。

便利なはずのツールが逆に疲れやストレスの原因になっているのには、どのような背景があるのでしょうか

コミュニケーションのリズムが変わる

原因の1つには、オンラインとオフラインでのコミュニケーションのリズムや頻度の違いです。

同じオフィスで働いている時は「この資料は◯◯さんに送ればいいんだよね?」といったちょっとした質問や確認はすぐに口頭で行うことができます。

「ちょっと集まって」とメンバーに声をかけてミーティングを開催することもできるでしょう。

しかし、リモートワークではこれらの小さなやり取りを含めてすべてオンラインで行う必要があります。

「質問したけどなかなか返ってこない」というストレスや、返事を待っている間に業務がストップすることがあるのです。

やり取りする情報量が減る

チャットでは文字だけで情報を正確に伝える必要があります。

かと言って長文のチャットを送るのは、書き手はもちろん読み手にとっても大変です。結果として、一度にやり取りする情報量は少なくなる傾向があるのです。

口頭であれば10分で済ませられる内容を、相手とやり取りしながら1時間かけて説明するといったことも珍しくありません

ITツールを使いこなす必要がある

リモートワークのコミュニケーションは、チャットやWeb会議、社内SNSなどのITツールを使うことが前提になっています。

ツールの利用に慣れている若い世代であれば問題はないでしょう。

しかし、メールや電話などの従来のコミュニケーション手段に慣れている上の世代にとっては、まずツールの使い方を覚えることから始めなくていけないのです。

姿が見えない不安

同僚や上司の姿が見えないことで、社員同士に不安や懐疑心も生まれます

部下が「自分の頑張りや成果はちゃんと伝わっているだろうか」という不安を、上司は「ちゃんと仕事をしているだろうか」という疑念を持ちます。

これを防ぐためには、リモートワークという新しい働き方にあった評価制度や、成果を正しく評価するためのコミュニケーション体制を整備する必要があるでしょう。

リモートワーク中の社内コミュニケーションのポイント

ここからはリモートワーク中の社内コミュニケーションのポイントを紹介します

リモートワークでコミュニケーション疲れをしてしまう人は、リモートワーク用のコミュニケーションを取っていないという傾向があります。

働き方が変わっても、今までと同じような手段でコミュニケーションを取ろうとして上手くいかないのです。

リモートワークでのコミュニケーションのポイントは姉妹サイトでも紹介しています。こちらも参考にしてみてください。

自分の状況をこまめに共有する

社員同士の状況が見えないリモートワークでは、お互いの状況はこまめに共有しあうことが大切です。

例えば、毎朝その日の予定をチャットに書いたり、スケジュール・タスク共有アプリなどを使ってミーティングやランチなどの休憩の時間を共有したりするだけで効果があります。

クイックレスポンスを心がける

チャットやメールなどの連絡には、できるだけ早く返信するようにしましょう

「返事を待たされる」というのは、けっこうストレスになるものです。返信するまで時間が必要な場合は「確認して回答します」といった内容を送っておきましょう。

相手の返事は「待つ」気持ちを持つ

反対に、相手からの返事は「待つ」気持ちが大切です。

オフィスであれば様子を見て「忙しそうだから、話しかけるのをやめよう」といった判断ができますが、テレワークではそうにもいきません。

相手がWeb会議などをやっていて返事ができない状況にあるかもしれません。できるだけ早く返事が欲しい時は「◯時までに連絡ください」と書いておくと良いでしょう。

成果物を明確にする

業務のプロセスが見えづらいリモートワークでは、成果を基準に仕事ぶりが評価される傾向があります。

そのため、各業務においての成果物を明確にして「結局何をやったのか」が見えやすい状態を作りましょう

例えば、顧客対応など成果が見えづらい業務においては、対応した結果ややり取りを記録として残すなどの方法があります。

様々なツールを使い分ける

気軽なコミュニケーションが取れるチャットは、新しいメッセージが画面に表示される仕組みになっていることが多いです。

そのため、重要な連絡や仕事の依頼が他のメッセージに埋もれやすいというデメリットがあります。

こういった事態を防ぐため、状況に合わせて複数のツールを使い分けましょう。以下のような使い分けがおすすめです。

・簡単な連絡はチャット
・記録に残しておきたい重要な連絡はメール
・文字で伝えづらい複雑なトピックはWeb会議

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おすすめコミュニケーションツール

最後におすすめのコミュニケーションツールをいくつか紹介します

メールのように堅苦しい挨拶や署名がいらないチャットツールだと、実際の会話のようなカジュアルなコミュニケーションを取るのに最適です。

※2020年6月16日時点の情報です。最新情報は各公式サイトをご確認ください。

Slack

出典:Slack

世界150ヵ国以上の企業で導入されているビジネスチャットツールSlack(スラック)以下のような業務で使える便利な機能が搭載されています。

・1対1のダイレクトメッセージやグループチャット
・外部ツールとの連携
・新しいメッセージが着た時のデスクトップ通知

あらゆる端末、OSに対応しているため、リモートワークでも手持ちの端末ですぐに使える点もメリットです。

Slackには無料版と有料版があります。有料版ではメッセージが無制限が保存できる他、画面共有機能などが利用可能です(無料版では直近10,000 件のメッセージが保存可)

LINE WORKS

出典:LINE WORKS

プライベートでも多くの人が利用している大人気アプリLINEのビジネス版、LINE WORKS(ラインワークス)

LINEの使用感をそのままに、カレンダー機能やファイル管理機能など業務を効率化するための機能がプラスされています

セキュリティ面についても強化されているため、機密情報を多く取り扱うビジネスでも安心です。

有料版は月300円(1ユーザー*年間契約の場合)から3つのプランが用意されています。一部機能に制約はありますが、無料版も用意されています。

V-CUBE Gate

出典:V-CUBE Gate

高いセキュリティ性によって個人事業主から大企業まで幅広く採用されているV-CUBE Gate(ブイキューブ ゲート)

スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイス対応で、オフィスや自宅、外出先でも必要な時にいつでもコミュニケーションが取れます

利用料金やプランは問い合わせが必要です。

ChatWork

出典:Chatwork

日本企業によって開発された日本産チャットツールであるChatwork(チャットワーク)

ChatWorkアカウントがあれば誰とでもやり取りができるため、社外のクライアントやフリーランサーなどとのやり取りにも便利です。

個人チャット、グループチャットはもちろん、タスク管理やファイル共有など必要な機能が一通り搭載されています

ビジネス版は月500円(1ユーザー*年間契約の場合)から利用可能です。一部機能に制約はありますが、無料版も用意されています。

TeamSticker

出典:TeamSticker

「ありがとう」や「おめでとう」などの感情を表すステッカーを送り合うことで、チームを強化するTeamSticker(チームステッカー)

感謝や称賛を伝えるカードを送ることができるメッセージプラグインです。

お互いの顔や仕事ぶりが見えないリモートワーク下において、頑張っても人から感謝されないことに不満を感じる人も多いです。

このプラグインを使うことで、互いに称賛しあえる組織を作りましょう。

まとめ

お互いが何をやっているのか、どのような成果を出したのかが見えづらいリモートワークでは、活発な情報共有が不可欠です

リモートワークのコミュニケーション疲れを感じてしまう人は、この記事を参考にリモートワーク用のコミュニケーションを実践してみましょう。

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