テレカン(Web会議)のセキュリティ対策とは。情報漏えい・乗っ取りを防ぐポイント

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コロナウィルスの影響で、利用者が増えているテレカン(Web会議)。「とりあえず導入したが、セキュリティについてはよくわからない」という人も多いのではないでしょうか。

働き方改革やワークライフバランスの実現のため今後もテレカンを実施するのであれば、セキュリティ対策は必須です。

この記事では、テレカンで行うべきセキュリティ対策について解説します

テレカンに潜む2つのセキュリティリスク

まずは、テレカンによる2つのセキュリティリスクについて解説します

離れた相手と気軽にコミュニケーションが取れるテレカンですが、そのセキュリティリスクは忘れてはいけません。

情報漏えい

1つ目のリスクが情報漏えいです。会議室のURLやパスワードが外部に漏れるなどで、悪意を持った第3者がWeb会議に不正にアクセスするケースがあります

最近のWeb会議ツールには、ファイル共有機能が搭載されているものもあります。

この機能は便利である一方、不正アクセスによって機密資料がダウンロードされる危険性もあるのです。

乗っ取り

不正な方法でWeb会議のアカウントやパスワードを入手し、Web会議を乗っ取るケースもあります

乗っ取りによる被害には、不適切な画像や映像が共有される、会議を妨害されるなどがあります。

Web会議サービス自体のセキュリティ対策が甘く、その脆弱性を利用されることもあるため、サービス選びには注意が必要です。

テレカンツールのセキュリティ対策のポイント

ここでは、テレカンツールのセキュリティ対策でのポイントを解説します

テレカンツールでのセキュリティリスクを抑えるためには、利用しているサービスがどのような対策を行っているのかを知ることが重要です。

通信は暗号化されているか

暗号化とは、インターネットを通してやり取りされる情報を、外部から読み取られないように変換する技術のことです。

暗号化のプロトコル(ルール)としては、SSL(Webサイトの暗号化で使われる)やAES(Web会議で使われる)などがあります。これらは強固な暗号化方式として知られています。

通信が暗号化されることで、テレカン中の音声や動画はもちろん、共有フォルダにアップロードしたファイルなども不正アクセスから守れるのです。

会議室へのアクセス制限があるか

会議室へのアクセス制限の有無も確認しましょう。具体的には、以下の対策が取られていると良いでしょう。

・Web会議を開催するごとに、ログインIDやURLが発行されるか
・会議室自体にパスワードを掛けることができるか

入室にパスワードを設定することで、万が一Web会議室のURLが知られてしまったとしてもパスワードがないと入室ができないため、二重で安心です。

端末認証機能があるか

端末認証機能があれば、あらかじめ登録した特定の端末でのみアクセスが可能になります

端末認証には、MACアドレスが利用されることが多いです。IPアドレスを利用してアクセス制限をするWeb会議システムもあります。

ただし、IPアドレスは端末の再起動や接続するインターネット環境が変わると、基本的に新しく割り振られます。その点、MACアドレスは同じデバイスを使っていれば基本的に変わることがなく、アクセス設定が容易です。

MACアドレス:ネットワーク機器のハードウェアに一意に割り当てられるID

サーバー上にファイルを保存しないか

Web会議終了後にも資料ファイルがサーバ上に保存されていると、無関係な人にダウンロードされてしまい、情報が漏えいする可能性があります

これを防ぐため、会議終了と同時にファイルが削除される仕組みになっている必要があります。

また、パスワードがないと、閲覧やダウンロードができない仕組みかどうか確認しましょう。

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利用者が行うべきセキュリティ対策とは

ここでは、利用者が行うべき対策を解説します

安全なテレカンのためには、サービスのセキュリティ体制だけでなく利用者側での対策も重要です。

ウイルス・セキュリティソフトを最新にしておく

パソコンなどにインストールされているウイルス・セキュリティソフトは、常に最新の状態にしておきます

定期的にスキャンをかけ、不審なファイルがないかもチェックしましょう。

スマートフォンやパソコンのOS、ソフトウェア、テレカンに利用するアプリも最新にアップデートしておくことも重要です。

パソコンウィルスの基本的な予防方法については、姉妹サイトで紹介しています。こちらも参考にしてみてください。

盗聴や覗き見にも注意する

テレカンを実施する時には、周囲の環境にも気をつけましょう。

盗聴や覗き見のリスクをなくすため、カフェや移動中の車内、ホテルのロビーなど周囲に人にいる環境では行わないなどのルールを決める必要があるでしょう。

無料版だとセキュリティが不安?

無料版でもある程度のセキュリティ対策は行われています。

実際、テレカンツールとして無料のSkypeを利用している企業も多くあります。

しかし、いくつかの無料サービスのセキュリティ対策は、多くの機密情報を扱う企業のテレカンには不十分であることもあるので注意が必要です。

最後に、無料版と有料版の違いを解説しましょう

セキュリティ機能・通信方式の違い

無料版と有料版では、セキュリティ機能や通信方式に違いがあります。

有料版では「テレカンツールのセキュリティ対策のポイント」で解説した暗号化通信やパスワード・ID管理の機能が搭載されています

また、セキュリティが担保された専用サーバを介して通信を行うことで、安全な通信を担保しているのです。

一方、無料版ではセキュリティ機能が不十分であるケースもあります

P2P(ピアツーピア)通信という、専用サーバを介さずに端末同士で直接通信を行う通信方式であることが多く、有料版に比べてリスクは高まります。

音声・通信品質や安定性

音声・通信品質や安定性にも違いがあります。

無料ツールは、1対1か少人数でのプライベートな通話を想定しています。そのため、大人数での開催では音声が途切れるなど安定しないことがあるのです。

一方、有料版であれば企業での多拠点、大人数での利用を想定したシステム設計になっているため、通信トラブルが起きづらいです。

【Web会議・テレカンツール】マイクスピーカーおすすめ6選厳選!製品の選び方も
Web会議(テレカン)では「音が聞こえづらい」という問題も起こりがち。そんなときは、声をしっかり拾ってクリアな音声で相手に届けてくれる「マイクスピーカー」を使ってみてください。Web会議での音声の問題を解消します。この記事では、おすすめのマイクスピーカーを紹介します。

サポート体制

トラブル発生時のサポート体制も、有料版と無料版で差がでる部分です。

有料版の場合は、サポートセンターがあり、トラブルの際には問い合わせをすれば解決することができます

しかし、無料版はサポートは基本的になく、アプリにバグがあっても修正されるまで時間がかかることもあります

まとめ

安全にテレカンをするために欠かせない、セキュリティ対策。テレカンのセキュリティに関心を持つ企業が増えているとは言え、まだまだ「よくわからない」という人も多いでしょう。

この記事で基本的な用語や対策ポイントを抑えて、機能や価格だけでなくセキュリティの観点からもツール選びを行いましょう

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