テレカン(Web会議)のテクニック。話が伝わらないストレスを解消するコツとは

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コロナウィルスの感染拡大の影響によって、急激に普及したテレカン(Web会議)。働き方改革やワークライフバランスの実現のために、継続してテレカンを実施する企業も増えていくことでしょう。

利用が増える一方で「テレカンだと話が伝わりづらい」「対面の会議よりやり取りに時間がかかってストレス」といった意見もよく聞かれます。

この記事では、スムーズなテレカンを実現するためのコツを解説します

テレカンとは

テレカンとは、英語のTeleconferenceの略です。

ビデオやテレビ、電話などを用いて遠隔地と行う会議のことを指します。テレカンは、Web会議や電話会議などとも呼ばれます。

主に、海外との電話会議などを指す言葉として用いられていたテレカン。

最近では、コロナウィルスの影響によりテレワークを実施する企業が増えたことで、社内コミュニケーションの手段としてテレカンを実施するケースが増えています

Web会議に気疲れする人が急増

都心部を中心に利用者が増えているテレカンですが、パソコン画面を通して話すという新しいスタイルに、まだ慣れていない人も多くいます。

株式会社Lightblue Technologyは、2020年4月にWeb会議に関する意識調査を実施しました。

それによると、対面式の会議よりもWeb会議の方が気疲れする、と回答した人は55%に及びました。

気疲れの理由としては「発言しにくい」「事前に社内のすり合わせがなく、相談がしにくい」などが挙げられました。

対面式の会議と勝手が違うことで、コミュニケーションのストレスを抱えている人が多くいるようです。

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テレカンでのコミュニケーションが難しい理由

ここでは、テレカンでのコミュニケーションが難しい理由を紹介します

テレカンでのコミュニケーションに気疲れする人が多い背景には、テレカン特有の問題があります。

相手の表情が見えない

理由の1つ目に、相手の表情が見えない・見えづらいという点があります。カメラをオンにしていても、対面の会議のようにはっきりと相手の顔や表情を見られないことも

また、通信容量を抑えるために、カメラをオフにして電話会議をするケースも多くあるでしょう。

「メラビアンの法則」で言われている通り、私達は他者とのコミュニケーションにおいて、仕草、表情、視線などから多くの情報を得ています。

テレカンではそのような視覚的な情報が得られないため、より相手の意図を読み取りづらくなってしまうのです。

メラビアンの法則については、以下の記事で紹介しています。こちらも参考にしてみてください。

話し手が誰だかわからない

複数人で会議を行う場合、話し手が誰だかわからずに混乱することも理由の1つです。

例えば「この問題は早急に対応する必要がある」という内容を、経験の浅い新入社員が言った場合と、経験豊富な部長が言った場合では、その言葉の意味や重みは異なります。

発言した人が誰だかわからないと、聞き手はその背景にある話し手の感情や立場を読み取ることができません。

結果として議論が長引いて、余計な体力を使ってしまうのです。

会議の流れが見えない

参加者が同じ場にいないことで、会議の流れや議論の内容が見えにくいことも原因として挙げられます。

例えば、対面の会議だとホワイトボードに議題や課題、解決案や決定事項を書くことができます。

参加者はそれを見ることで「今何の話をしているのか」「会議で何が決まったのか」を知ることができるでしょう。

しかし、テレカンではそれができないため、話が逸れたり参加者同士の認識合わせが難しくなります。

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生産性と効率性を上げるテレカンのコツ

ここからは、生産性と効率性を上げる会議運営のテクニックを紹介します

顔が見えない・見えづらいテレカンで、スムーズに会議を行うためにはどのようにすれば良いのでしょうか。

議題を明確にする

テレカンで扱う議題を明確にし、会議の開始前に参加者全員に周知しましょう

「今日は◯◯とXXの件について30分で結論を出します」といったように、会議時間と議題をメンバー全員で確認することで、余談や雑談することを避けられます。

必要な資料は事前に共有しておく

会議に必要な資料は、メールや共有フォルダなどであらかじめ共有しておきましょう

会議開始時点でのメンバー間の情報格差をなくすことができ、スムーズに本題に入れます。また、テレカン中に資料に目を通す時間を省くことにもなります。

時間管理をしっかりと行う

だらだらと長いテレカンは、それだけでもストレスの元です。

各議題に割く時間を事前に決めておき、時間管理はしっかりと行いましょう

また、参加者は開始時間までにはオンライン上の会議室に入っておくなど、時間通りに始められるようにする心がけも大切です。

発言前に名乗る

大人数で会議を行う場合は、発言前に名乗るようにしましょう。

「◯◯です。この件については私から説明します」といったように、事前に名乗るだけで聞き手はその間に話を聞く準備ができます

これは、発言する側にもメリットがあります。発言する前に名乗ることで一瞬の間ができ、その間に考えを整理する時間ができるのです。

感情的な発言や曖昧な言葉を避けることにも繋がるでしょう。

大きな声でハキハキと話す

相手の表情が見えないテレカン。

小さな声では、聞き手が発言なのか独り言なのかを判断できず「反応すべきかどうか」を迷ってしまうことがあります。

結果として「今なんといいましたか?」「もう一度お願いします」といったやり取りが発生してしまうのです。

これを避けるため、テレカンでは普段以上に大きな声でハキハキと話すことを心がけましょう

相手の話は最後まで聞く

テレカンでは、対面での会議と違って同時に複数人の話を聞くのが非常に難しいです。

誰が話しているのかわからず、会議の場が混乱しがちです。こうなると、本来の話し手がもう一度最初から説明することになり、時間のロスにもなります。

テレカンでは、参加者全員のルールとして「1人ずつ順番に話す」「発言者の話は最後まで聞く」を徹底しましょう

テキストチャットも利用する

電話会議やWeb会議では、電波の状態によっては音声が聞き取りづらいこともあります。

低品質な電話会議で時間を消費するよりも、テキストチャットの方が早く要件が済む可能性もあります。

テキストだと意思が伝わりやすく、全員がすべての発言(チャット)を把握できるでしょう。簡単な議題はテキストチャットで議論する、といった柔軟さも必要です。

まとめ

離れた相手と気軽にコミュニケーションが取れるメリットがある一方、対面とは違うコミュニケーションに戸惑う人も多くいます。

テレカンには、テレカン用のコミュニケーションルールが必要です。

時間や議題の管理を行い、発言ルールを徹底して行うことで、スムーズな会議を実現しましょう

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