仕事でスケジュール管理ができない人の特徴5選。成功させるコツを紹介

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スケジュール管理をもっとしっかりしたい」と考えていませんか。

仕事を効率的に終わらせてワークライフバランスを実現させるためには、スケジュール管理をしっかり行う必要があるでしょう。

この記事ではスケジュール管理の重要性やコツを解説します。

仕事でスケジュール管理ができない人の特徴 5つ

スケジュール管理ができない原因を「自己管理能力がない」と一口に片付けてしまうのはよくありません。

どこに問題点があるのかを明確にすることから始めましょう。

仕事ができない

スケジュール管理ができないと、予定を忘れてしまったり、納期に間に合わなかったりなど、仕事に何かと支障が出てしまいます。

普段から仕事ができないと、このような状態に陥りやすいです。

ざっくりとした予定しか書いていない

「会議」「〇〇さんと会う」など、ざっくりとした予定を記入していませんか。

1つの業務を細分化できていないため、どのくらい工数がかかるか把握できていない可能性があるでしょう。

何にどのくらい時間がかかるかわからない

どの業務にどのくらい時間がかかるのかを把握できないため、1日にやるべきことを詰め込み過ぎたり、逆に余裕を持ち過ぎたりしてしまいます。

実際は工数が多くかかるタスクなのにもかかわらず、何も考えずに安請け合いしてしまうことも。

時間軸で動いていない

時間ではなく「コト」で予定を立ててしまう傾向があります。

「今の業務が終わったら次の業務に移ろう」と考えるので、予定していた業務が終わらずどんどん先に伸びてしまうことも。

重要度がわからない

業務の重要度を把握できていないと、重要度の低いものに時間をかけてしまう原因になります。

その結果、重要度の高い業務の質が悪くなってしまうでしょう。

仕事でスケジュール管理をするメリット 5つ

仕事のスケジュール管理がうまくなると、以下のメリットがあります。

業務効率化

スケジュール管理をすると、納期から逆算して予定を組めます。

何か頼まれたときも、いつまでに終わらせればよいのかを確認する癖もつくでしょう。

それぞれの業務の納期が可視化されることによって「それまでにいかに効率的に業務を終わらせられるか」を検討できるようになります。

タスクが明確になる

スケジュール管理は「何にどのくらいの時間がかかるのか」を把握するのに役立ちます。1つ1つの業務に対するタスクを洗い出せるためです。

ざっくりとした予定だけではなく、しっかりと細分化することによって「この業務にはどれくらい時間をかけていいのか」が計算できるようになるでしょう。

優先順位をつけて取り組める

1日にやるべきタスクが明確になれば、優先順位も付けやすいです。

例えば「今日は納期が近いものから終わらせる」といった、取り掛かる業務の順番の指標も明確になります。

複数メンバーと連携しやすい

スケジュール管理によってやるべきタスクがわかれば、そのタスクに関わる人も把握しやすいです。

例えば「この日までにこの業務を終わらせる必要があるなら、○日までに〇〇さんに△△について問い合わせてみよう」など。他のメンバーの予定を確認するきっかけも掴めます。

進捗状況を把握できる

出典:ガントチャート – Wikipedia

案件ごとのガントチャート(※)を作成してスケジュール管理ができれば、進捗状況も一目瞭然。複数案件を担当している場合はおすすめの方法です。

※ガントチャートとは…プロジェクトの工程管理に使われる表の1つ。横棒で作業の進捗状況をはかれます。

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スケジュール管理能力を上げるコツ

スケジュール管理能力は、5つのコツを意識すれば高めることができます。

工数を把握する

スケジュールを効率的に組み込むためには「自分がそれぞれの業務にどのくらいの時間がかかるのか」を把握しましょう。

工数が把握できれば、何か急な業務が発生した場合も「これは今日中に自分の力で仕上げられるのか」、それとも「誰かの協力を仰ぐべきなのか」を判断しやすいです。

リミットを設ける

「この業務が終わったら次の業務」という予定を立てるのではなく、時間的リミットを設けるのが大切。

1日24時間というのは決まったものなので、そのなかで動くためには「コト」ではなく「とき」を軸にしたほうがよいです。

そうすると制限時間内にいかに効率的に動けるかを考えるきっかけとなり、効率化ツールの導入も積極的に行えます。

余白を作る

スケジュールを立てる際は、必ず余白の時間を設けましょう。なぜなら予期せぬトラブルはどうしても起こるからです。

その際にぎっしり詰め込んだスケジュールになっていると、トラブル発生による影響度が大きくなります。

いくつか余白の時間を設けておき、トラブルの対処やずれ込んだ予定を調整する時間に充てましょう。

デッドタイムも組み込む

「デッドタイム」とは目に見えない時間のこと。例えば顧客先に向かうまでの所要時間や、プレゼン開始までの準備時間などが該当します。

こういった細々とした時間まで組み込んでスケジュールを立てていないと「意外と時間がなかった」という事態になりやすいでしょう。

まずは、1つ1つの業務を細分化して可視化することが大切。他のメンバーとスケジュールを共有する際にも役立つので、デッドタイムの可視化は普段から習慣にするべきです。

振り返りを反映させる

スケジュール管理は、すぐに上手になるものではありません。

例えば、前述したようなデッドタイムの管理も最初のうちはなかなかできないでしょう。

そういった場合に、うまくいかなかった点を振り返り、その後のスケジュール管理に反映させることが大切なのです。スケジュールを立てっぱなしにするのではなく、振り返る習慣をつけることが、効率的なスケジュール管理につながります。

うまくスケジュールを管理するには

スケジュール管理をうまく行うためには、以下のようなことに気をつけましょう。

重要度を常に判断

「重要度」に対するアンテナを常に張りましょう。

何かやるべきことが思いついたときも、すでにあるTo Doと照らし合わせて「これはすぐにやるべきことなのか」を考えるのです。

これが習慣化すれば「思いついたことから手をつけてしまい大事なことが終わっていない…」という状況を避けられます。

進捗状況をこまめに共有

チーム内でお互いの進捗状況を共有できるツールを使いましょう。そういったツールがない場合は、相談も兼ねてこまめに共有することをおすすめします。

相手に自分のスケジュールが共有できていれば、急に仕事を依頼されるのを避けられるはずです。

エクセルを活用

紙の手帳でスケジュール管理ができない場合は、エクセルで管理する方法もあります。MicrosoftのOffice.comではテンプレートも公開されていますので、活用してみましょう。

アプリ・ツールを活用

スケジュール管理ができるアプリやツールを活用すれば、スマホから予定をサクサク入れられます。

リマインダー機能共有機能などが備わっており、効率的に予定を立てられるでしょう。以下の記事で紹介していますので参考にしてください。

みんなはどうしてる?スケジュール管理のアイディア6選

SNSでスケジュール管理のアイディアについて調査してみました。

ガントチャートで管理

ガントチャートはプロジェクトの進捗状況が把握できるため便利です。チームメンバーの進捗状況を把握するのにもよく用いられます。

Excelを活用

普段Excelを使うことが多い方は、スケジュール管理もエクセルを活用したほうがよいでしょう。

ツールを使い分ける

スマホアプリなどですべて管理するのではなく、必要に応じて紙の手帳を使う方法もあります。

例えばスマホを開くと他のSNSアプリなどを見てしまうという場合は、紙のスケジュール帳を使用したほうがよいでしょう。

付箋を活用

筆者である私もその日にやるべきことが多いと感じたときは、一旦付箋に書き出します。書き出すうちに頭の中が整理されるのですっきりしますよ。

ホワイトボードを活用

1ヶ月単位でスケジュール管理をしていると、1日のスケジュールが見えにくくなるケースもあるでしょう。

そういった場合は、ホワイトボードに書き出してデスクの見えるところに立てかけておくのもおすすめ。完了したら簡単に消せます。

スケジュール管理に役立つ本を読む

スケジュール管理・時間管理・タスク管理の方法が書かれた本もあります。以下のような書籍を参考にしてみてください。

スケジュール管理は仮説・検証で進めていこう

スケジュール管理がうまくいかないのには理由があり、1つ1つクリアすれば解決できます。

一気にやろうとすると習慣化できないので、少しずつ慣らすようにするのがコツでしょう。そしてうまくいかなかった部分は振り返り、日々改善させていくことが大切です。

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