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仕事やプライベートで「やらなければいけないことをうっかり忘れてしまうことが多い」という悩みはありませんか。
そんな人におすすめなのがToDoリストです。仕事の効率が上がれば、プライベートの時間が増えてワークライフバランスを整えることにも繋がります。
この記事では、ToDoリストのメリットや作り方、作成時のポイントなどについて解説します。
ToDoリストとは
まずは、ToDoリストとはどのようなものなのかを確認しましょう。
やることリスト
ToDoリストはToDo（やること）をリスト化したものです。
1日にやることを書くToDoリストの他、期間を限定せずにやるべきことを書き出したToDoリストがあります
仕事でのToDoリストだけでなく、プライベートでもToDoリストを活用している人もいます。
今回は、特に仕事で使えるToDoリストの作成方法について解説していきましょう。
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ToDoリストを作るメリット
やるべきことを書き出すToDoリスト。
「わざわざリストにしなくても頭の中に入っている」という人もいるかもしれません。しかし、ToDoリストのメリットはただ忘れることを防止するだけではありません。
ToDoリストのメリットを詳しく解説していきます。
やるべきことを漏れなく洗い出せる
ToDoリストの大きなメリットは、やらなければいけないことを漏れなく洗い出すことができることです。
頭の中では「今日はこれをやらないといけない」と思っていても、他の作業をしている間につい忘れてしまいがちです。
ToDoリストでタスクを見える化することで、タスクのやり忘れを防ぐことができるでしょう。
優先順位をつけられる
すべてのタスクを洗い出すことで、優先順位の高いタスクから着手することができます。
これは特に「やりたいこと」や「簡単なこと」から仕事をしがちな人にとっては、大きなメリットです。
緊急度や重要度の高いタスクを焦ることなく片付けることができるでしょう。
頭の中が整理される
「あれもこれもやらないといけない」というストレスで目の前の仕事に集中できない、という経験はありませんか。
ToDoリストでタスクを洗い出すことで、今やるべきことや直近でやらなければいけないことが明確になります。
様々なタスクでごちゃごちゃしていた頭の中が整理され、すっきりとした気持ちで仕事を進められるでしょう。
仕事の進捗度が一目でわかる
ToDoリストでは、完了したタスクからチェックを入れて消していきます。
今日やったこと、今週やったことが一目でわかるので、進捗報告などの時にも便利です。完了したタスクが増えていくことで達成感も得られるでしょう。
ToDoリストの作り方
仕事の生産性を上げるなどの効果が期待されるToDoリスト。
メリットを最大限発揮するためには、正しい方法で作成することが重要です。ここからは、仕事で使えるToDoリストの作り方を解説していきましょう。
何でリストを作るかを決める
まず、どのようなツール（媒体）でリストを作るかを決定します。
Excel、アプリ、紙（ノート）、付箋などの方法があり、それぞれ以下のような人におすすめです。
アプリ：タスク管理に手間をかけたくない人、リマインダーなどの機能が欲しい人
紙（ノート）：常に持ち歩いてリストを確認したい人
付箋：タスクを常に見える所に貼っておきたい人
やるべき作業（タスク）をすべて書き出す
次にやるべき作業（タスク）をすべて書き出しましょう。
優先順位をつけるために「◯◯さんのメールに返信する」といった小さなタスクであってもすべて書き出すことがポイントです。
タスクはジャンル別に書き出す
タスクは、プロジェクトや業務外などジャンル別に書き出すようにしましょう。
関連したタスクが一箇所にまとめられてることで、その次のタスクも確認しながら作業することができます。
大きなタスクは小さなタスクに分解する
大きなタスクは「すぐにできる小さなタスク」に分解して書き出しましょう。
例えば、来週のプレゼン資料作成というタスクは、次のように分解することができます。
資料に掲載する情報のリサーチ
資料作成
上司にFBをもらう
FB後の修正、最終確認
小さなタスクに分けて書くことで、タスクの進捗度や達成度がよりわかりやすくなります。
重要度・緊急度を明確にする
ToDoリストには、それぞれの重要度と緊急度を確認しながら書き出すようにしましょう。
例えば、緊急度は以下のようなルールで決めることができます。
緊急度中：3日以内にやらないといけないこと
緊急度低：1週間以内にやらないといけないこと
緊急度なし：1週間後でもよいこと
これはあくまで一例です。あなたの業務の状況や内容に応じて自分なりのルールを設定するとよいでしょう。
優先順位をつける
緊急度と重要度を元に、優先順位を決定します。
優先度は以下の順で低くなっていきます。
①重要かつ緊急
②重要ではないが緊急
③重要だが緊急ではない
④重要でも緊急でもない
緊急度や重要度は状況に応じて変化するため、作成したToDoリストは日毎や週毎など定期的に見直すことが必要です。
生産性を上げるToDoリストのポイント
ToDoリストを作成しても、作り方によっては上手く活用できず「作りっぱなし」になってしまうことも。
仕事の生産性を高めるためのToDoリストの作成ポイントを解説します。
以下の記事では、仕事を効率化するためのコツについて紹介しています。仕事の生産性を高めたい方はこちらも参考にしてみてください。
各タスクの所要時間を明記する
ToDoリストに書き出すタスクには、必ず所要時間を明記しましょう。
これにより、1日や1週間に処理できる作業量がわかります。1日のスケジュールを立てる時だけでなく、依頼されたタスクの締め切りの交渉などの時にも使えます。
当日までに作っておく
ToDoリストは前日の夜など、当日の仕事が始まる前までに作っておきましょう。
あらかじめ作成しておくことで、朝にすぐに作業に取り掛かることができます。ToDoリスト作成は、あくまで「仕事を始めるための準備」です。
準備にパフォーマンスの高い朝の時間を使わないよう気をつけましょう。
タスクは定期的に見直す
ToDoリストは定期的に見直し、緊急度や重要度に変更がないかを確認します。
やらなくてもよくなった仕事などがあれば、見直しの時に消してしまいます。毎日の仕事終わりか毎週金曜日など、見直す日やタイミングを決めてしまうのがおすすめです。
柔軟性を持たせる
ToDoリストは差し込みの仕事や体調不良などを考慮して、ある程度柔軟性を持たせるようにしましょう。
予定外の出来事などで、スケジュール通りに行かなかった時のストレスを減らす必要があります。
1日のToDoリストは「やらなければいけないこと」と「余裕があればやること」に分けましょう。
もし、その日のうちにできなかったことがあれば、翌日に持ち越すなどの柔軟性が必要です。
ToDoリストを作るおすすめのツール
ToDoリストはテンプレートやアプリを使って作成すると、手間を削減できます。
Excel(エクセル)
自分の好きなレイアウトや項目で管理できるのが、ExcelのToDoリストの一番のメリットです。
テンプレートを元に、自分なりのオリジナルを作るのも良いでしょう。
ダウンロード可能なExcelテンプレート
ExcelのToDoリストのテンプレートはこちらのリンクからダウンロードできます。
Google ToDoリスト
繰り返し予定を自動入力したり、リマインダー機能を使ったりしたい人は、ToDoリスト管理アプリが便利です。
例えば、Google ToDoリストでは、Gmailやカレンダーとの連携機能により、スムーズにタスク管理が行えます。
まとめ
頭の中を整理し、目の前の作業に集中することができるToDoリスト。
Excel・アプリ・紙など様々な方法で、多くのビジネスマンが活用しています。
タスクの所要時間や緊急度・重要度などを確認しながら「使えるToDoリスト」を作っていきましょう。
