仕事でキャパオーバーになって泣きそう!今すぐ実践するべき14の解決策とは

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「仕事でキャパオーバーになって泣きそう…」

解決策が思いつかず悩んでいませんか?

この記事では、仕事でキャパオーバーになったときに今すぐ実践できる12の解決策を紹介します。ワークライフバランスを実現するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

また「そもそもキャパオーバーって何?どんな状態?」と疑問に感じる方は以下の記事で解説しているので、ご確認ください。

仕事でキャパオーバーになる人の割合

「仕事でキャパオーバーになっているのは自分だけ…?」

「同僚はいつも余裕な顔をしてテキパキと仕事をしている…」

キャパオーバーになると、些細なことでも悩んでしまいがち。「もしかしたら自分は無能なのではないか」と負の思考に陥ってしまう人もいるでしょう。

しかし、安心してください。悩んでいるのはあなただけではありません。

実際、労働調査会によると約60%の人が仕事で強いストレスを感じています。ストレスの内訳は以下のとおり。

  • 仕事の質・量(62.6%)
  • 仕事の失敗・責任の発生等(34.8%)
  • 対人関係(30.6%)

そもそも担当する仕事の量が多い、もしくは求められるクオリティが高いことが最大の原因となっていることがわかりますね。

その影響からか、BUSINESS INSIDERによると約60%の人が日常的に残業をしているとの調査結果もあります。

これらの結果から、キャパーオーバーになっている人はかなりいると言えるでしょう。

【原因別】仕事でキャパオーバーになったときの解決策

では実際、キャパオーバーになったときはどのように対処すればよいのでしょうか。

休日に息抜きをしたり、リフレッシュをしたりすることで一時的に精神を楽にする方法もあるでしょう。しかし、それでは抜本的な解決とはなりません。

そこで、この記事ではキャパオーバーな状態を解消する12のコツを紹介します。

原因別に紹介するので、自分が当てはまる原因を中心に確認してみてください。

原因1:仕事が非効率

仕事が非効率になると、抱えているタスクも消化できず、キャパオーバーになってしまう人もいるでしょう。

実際、チームスピリットによると、無駄な作業に追われるビジネスパーソンは約80%もいるという調査結果も。

ここでは、解決策を2つ紹介します。

解決策①タスク管理ツールを使う

非効率な仕事をなくすための解決策1つ目は「タスク管理ツールを使う」です。

まずは抱えている仕事を洗い出す必要があります。自分の仕事を把握できていないと、無駄な作業に時間を使ってしまいがち。

タスク管理ツールを使えば、自分の担当している業務を可視化するので「やらなくてはならないこと」と「やらなくてもいいこと」を分別することが可能です。

「やらなくてもいいこと」に分別したものは、誰かに任せる、もしくは廃止することを上司に提案してみてはいかがでしょうか。

おすすめのタスク管理ツールは以下3つ。

  1. Google ToDo
  2. Trello
  3. Productive

また、タスク管理をする際は、優先度も考慮してみてください。いつまでに終わらせなくてはならないのか、それを把握しないと「すべて早く終わらせなくては!」と焦ってしまいます。

もちろん早く終わらせるのは重要なのですが、無駄に焦って疲弊するぐらいなら、スケジュール通りに片付けたほうがいいでしょう。

いざタスクを洗い出したけど「なぜ非効率になっているのかわからない」という人は、以下の記事を参考にしてみてください。非効率になっているヒントが見つかるかもしれません。

解決策②単純作業を自動化する

非効率な仕事をなくすための解決策2つ目は「単純作業を自動化する」です。

Office系ツールであればVBA、Google系のサービスを使用している場合はGASなどを用いると単純作業を自動化することができます。

PCに苦手意識がなければ、そこまで学習に苦労はしないでしょう。これを機に勉強してみてはいかがでしょうか。

仕事を効率化するコツをもっと知りたいという方は、以下の記事でも解説しているので参考にしてみてください。

原因2:仕事を断れない性格

人からの頼み事を断れない性格の場合、仕事がどんどん積み重なることも。「いい人」が過ぎて、何でもやってくれる「都合のいい人」になってはいませんか。

ここでは解決策を2つ紹介します。

解決策①断わることは罪ではないと理解する

仕事を断れない性格の解決策1つ目は「断ることは罪ではないと理解する」です。

雇われている以上、仕事をするのは必須です。しかし無理をするのは違います。仕事よりも健康を大切にしてください。

また「この業務は他の人には任せられない」と思ってはいませんか。業務を独占すると最終的に困るのは自分です。

日頃から「引き継げる業務は引き継ぐ」「いつでも引き継げるようにマニュアル化する」などしましょう。

解決策②抱えている仕事との優先度を聞く

仕事を断れない性格の解決策2つ目は「抱えている仕事との優先度を聞く」です。

上司から仕事を頼まれたときに「他の仕事もあるのにな…」と思うこともあるでしょう。

もちろん上司が部下の状況を把握しているのが理想なのですが、実際にそれは難しいでしょう。

「忙しいと察してほしい」と思うのではなく、仕事を頼まれたら「今抱えているAという仕事とどちらを優先するべきですか?」と聞くようにしましょう。そうすれば上司も「忙しいなら、この件は他の人に頼んでみるね!」となるはずです。

原因3:業務量が多い

業務量が多いと必然と帰る時間も遅くなります。

さまざまな業務を並行したマルチタスクの状態になると、さらに生産性も落ちてしまうでしょう。

それでは、解決策を2つ紹介します。

解決策①人に頼る

業務量が多いことに対する解決策1つ目は「人に頼る」です。

任された仕事を1人でやり切れれば、それが理想でしょう。しかし現実はそんなに甘くありません。誰にでも得手不得手はあるので、苦手なことは人に頼りましょう。

実際に筆者である私も、人に頼ることを意識しています。以前までは「自分ひとりでやり切らなくてはいけない」と思っていたのですが、結果的に無駄な時間がかかるうえに、クオリティも低いという仕事ぶりでした。「餅は餅屋だよ」という言葉を上司からもらった後は、積極的に人に頼るようになり、生産的に仕事に取り組めるようになりました。

解決策②仕事の段取りをつける

業務量が多いことに対する解決策2つ目は「仕事の段取りをつける」です。

業務量が多くても、うまく処理できている人もいますよね。もしかしたらそれは、仕事の「段取り」が違うのかもしれません。

作業に取り組む前に、どのように仕事を進めるかを考えましょう。やみくもに取り組んでも効率は悪いです。段取りの計画ができたら、上司に確認するのもいいでしょう。

「◯◯をする前に△△をしたほうがいいのでは?」など、具体的なアドバイスをもらえるかもしれません。

以下の動画では、仕事を早く終わらせるコツについて紹介されているので、こちらもぜひ参考にしてみてください。

仕事が遅い人の「やっていること」トップ3

原因4:部下の教育・マネジメントが大変

部下の教育やマネジメントに時間がかかると、本来の自分の仕事にも手がつけられませんよね。

しかし、しっかりと教育をしないと後々大変になるのも事実。

ここでは、おすすめの解決策を2つ紹介します。

解決策①何がわからないのかを部下に聞く

部下の教育・マネジメントに関する解決策1つ目は「何がわからないのかを部下に聞く」です。

例えば、Aという仕事についてあまり理解ができていなかったら「具体的にどの部分が理解しづらいのか」を聞いてください。

もしかしたら、図で説明したほうがわかりやすかったのか、口頭で説明したほうがよかったのか、など様々な改善案が出てきます。

その改善案から部下の思考パターンも見えてくるので、マネジメントする際の参考にもなるでしょう。

まずは部下のことを理解することから始めてみてはいかがでしょうか。

解決策②優しさと厳しさのバランスをとる

部下の教育・マネジメントに関する解決策2つ目は「優しさと厳しさのバランスをとる」です。

優しすぎるとたくさん質問をしてくるので大変ですし、逆に厳しすぎると何も聞いてこないので結果的にミスをしてしまいがち。

自ら考えて行動した際は褒める、何も考えずにただ失敗をしたときは叱るなど、アメとムチを使い分けて接するのがおすすめです。

その他、部下を持つリーダーや管理職によくある悩みと解決策については以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

原因5:職場の人間関係が難しい

職場で嫌味を言ってくる人はいませんか。人間関係に問題があると、それが原因で仕事が滞ってしまうことも。精神的にも限界になります。

なかなかすぐに解決できる問題ではないのですが、できる限りの解決策を2つ紹介します。

解決策①第三者に相談する

職場の人間関係に対する解決策1つ目は「第三者に相談する」です。

人間関係に関するトラブルは当事者同士ではなく、第三者を通じて和解するのが一番早いでしょう。

もしかしたら相手には悪意がないケースもあります。相手の本当の気持ちを知ることが近道となるでしょう。

また、周囲に相談することで、できるだけ近づけないようにするなどの配慮をされる場合もあります。相談して損はないので、悩みを打ち明けてみてはいかがでしょうか。

解決策②気にしない

職場の人間関係に対する解決策2つ目は「気にしない」です。

人それぞれ考え方・価値観は異なります。多少の認識のズレは仕方ありません。解決策として難易度は少し高めですが、気にしないのもひとつの手段でしょう。

「そうは言っても、なかなか難しい…」という方は以下の記事を参考にしてみてください。気にしない思考法を手に入れるための実践的なコツを紹介しています。

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【SNS上の声】みんなの解決策を紹介

ここでは、Twitterで見つけたキャパオーバーの解決策を紹介します。

解決策①睡眠時間を確保する

睡眠はやはり大切。脳を休めることで思考の整理ができます。

実際に筆者である私も、仕事でキャパオーバーになったときは潔く寝ています。アイマスクをつけると落ち着きが取り戻せるのでおすすめです。

解決策②自分にご褒美をあげる

仕事を終えたら自分にご褒美をあげるのもおすすめです。アメとムチを使い分けて自分をコントロールしましょう。

それでもキャパオーバーになってしまったら

それでもキャパオーバーが解決できない場合は、以下2つの方法も検討しましょう。

解決策①上司に相談する

自分で解決できない場合は、素直に上司に相談するのがおすすめです。業務の見直しなどを自ら提案しましょう。

しかし、なかには上司に相談しにくいという人もいますよね。以下の記事では、苦手な上司にも向き合う方法を紹介しているので参考にしてみてください。

解決策②転職を検討する

上司に言っても解決できない場合は、無理をせずに転職しましょう。

「嫌なことがあって転職するのは逃げなのでは…」と、感じる人もいると思います。

しかし、これは「逃げ」ではありません。「守り」です。

キャパオーバーのまま仕事を続けても疲弊してしまうだけで、あなたの幸せにはつながりません。自分にあった働き方のできる仕事や職場を見つけましょう。

まとめ

仕事でキャパオーバーになったときは、抜本的な解決を模索しましょう。例えば、業務量を見直したり、無駄な作業を効率化したりなど。

それでも無理な場合は、ワークライフバランスが実現できる会社に転職することも視野にいれましょう。

「次の会社では労働時間を減らしたい」

そう考えている人におすすめなのが週休3日という働き方です。以下の記事で詳しく解説しているので、こちらも参考にしてみてください。

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