働き方を変えるスマートオフィスとは?メリットや実現方法・おすすめツールを解説

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働き方改革が進み、私達は多様な働きを選べる時代を迎えています。そのような時代にオフィスのあり方も変わろうとしているのをご存知ですか?

この記事では、働く一人ひとりがより快適に仕事ができるようになるスマートオフィスについて解説します

スマートオフィスの実現は、私達の生産性向上にもつながり、ワークライフバランス実現にも役立つでしょう。

スマートオフィスとは

そもそもスマートオフィスとは何でしょうか。


スマートと聞くと「スマートフォン」「スマートウォッチ」「スマート家電」などが思い浮かぶと思います。

スマートとは英語で「Smart(賢い)」という意味です。ここではデジタル化を進め、スマート化を進めたデバイスのことを指します。

スマートオフィスは、スマートデバイスや高速通信を利用したオフィスのこと。オフィスを機能的にすることで、業務の効率化や利便性を高め、働く場所に縛られない働き方も可能になります。

スマートオフィスの具体的な例は以下のようなものです。

・会議室や備品をスマホで予約できる
・iPadの受付から社員を呼び出せる
・経費をスマホで申請できる
・出退勤をスマホで管理できる
・ネットワーク環境があれば自宅がオフィス化

上述のようなことが出来ることで、働く一人ひとりの余暇時間も増やせるようになります。スマートオフィスはワークライフバランス実現に欠かせないものといえるでしょう。

急激な成長を続けるスマートオフィス市場

スマートオフィス市場は今急成長を続けています。

Mordor IntelligenceFior Marketsの調査では、2019年から2024年の5年間で年平均成長率は13.6%以上と予想されています

ヨーロッパが最大の市場で、日本はまだまだ道半ば。

働き方改革のさらなる推進や、2020年に流行した新型コロナウイルス感染症などの影響でテレワークが増加し、今後徐々に日本でもスマートオフィスは浸透していくと思われます。

下記の記事では、急速にデジタル化が進むデジタルトランスフォーメーションゲームについて解説しています。コチラも参考にしてみてください。

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スマートオフィスのメリット

さて、気になるのはスマートオフィスのメリット。


ここからは、オフィスのスマート化がもたらすメリットについて具体的に紹介していきます

場所や時間に縛られず働ける

ネット環境が整備されていたら、どこでもいつでも仕事ができるようになります。つまり自宅をオフィス化できるのです。

出社にかかる時間、営業先まで出向く時間などは多くの人にとって無駄であったり、負担であったりするはずです。

自宅や、取引先近くのコワーキングスペース、カフェなどを利用して働けると、時間の有効活用が可能になります。

子育てや介護により、時間に縛られたり、退職を余儀なくされたりした人々も活躍しやすくなるでしょう。

2020年のコロナウイルステレワークをした人もいると思いますが、あれもスマートオフィスと言えるでしょう。実は多くの人がすでに経験しているのです。

ストレスが軽減する

ストレスが劇的に軽減します


きっと多くの人が通勤ラッシュをストレスに感じているはずです。

ストレスは仕事の効率を下げたり、仕事の生産性を低下させます。

スマートオフィスでは、自宅や近くのコワーキングスペースで仕事に打ち込むことができるため、通勤ラッシュ時間帯に出勤する必要がなくなるでしょう。

通勤にかけていた時間は、家族と過ごしたり、趣味を満喫したり、自分のための使えるためリフレッシュにもつながります。

生産性が向上する

スマートオフィスは上述したように、ストレス軽減や自分の時間を作ることが可能なため、社員のモチベーションが向上します。

仕事により意欲的に打ち込めることで、生産性が劇的に向上するでしょう。

また、自分自身の時間を業務のためのスキルアップに利用する社員がでてくることも期待できるため、業務効率化にもつながります。

スマートオフィスのデメリット

スマートオフィスにデメリットはあるのでしょうか。

2点のデメリットがあるので紹介します

セキュリティー問題

1つはセキュリティー問題です。


どこでもオフィスになるため、不正アクセスのリスクが発生しやすくなります
。機密情報漏えい防止のために細心の注意を払わなければいいけません。

注意するべき場所としては、コワーキングスペースやカフェです。フリーWi-Fiは極力使用しないようにしてください。

自宅でWi-Fiを利用する際は、WPA2-PSKの暗号化方式を利用するようのがおすすめです。

初期投資がかかる

スマートデバイスへの切り替えや、高速通信などの環境を整える必要がでてきます。

ある程度のスペックがあるものを選択したり、セキュリティー強化したりしなければいけません。スマートフィス実現にはかなりの初期投資が必要になります

スマートオフィスを実現する方法

ここからは、スマートオフィスを実現する方法を紹介します

オフィス内のアナログ機器を見直す

まずは、オフィス内にあるアナログ機器を見直しましょう


固定電話、FAX、紙の資料、タイムカードなどを、どのようにスマート化できるか検討してみてください。

1つ1つスマート化することで、場所や時間にとらわれない働き方に1歩近づきます。

クラウドサービスを導入する

必要な資料などをネット上に保存しておけるクラウドサービスを導入しましょう。最近のクラウドサービスは低価格でセキュリティー面も優れています。

社内に設備を保つ必要がないためコストが抑えられます。さらにデバイスさえ利用できれば、場所を問わずに業務に必要な資料などを利用することが可能。スマホでも使用できます。

姉妹サイトでは、おすすめのクラウドサービスを紹介しているので、こちらも参考にしてみてください。

新たなツールを導入する

スマートオフィス化を目指すにあたり、新しいツールの導入を検討してください

スマホ1つで勤怠管理、経費申請、従業員の一元管理ができるツールがあります。以下でスマートオフィスに活用できる様々なツールを紹介しましょう。

勤怠管理ツール:ジョブカン

出典:ジョブカン

勤怠管理ツールとしておすすめなのがジョブカン。ネットに接続するだけで勤怠管理とシフト作成が可能です。

複数の拠点のデータをリアルタイムに確認・集計もできるため給与支払いも簡単。社員は自宅にいながら出退勤を簡単にできます。

休暇申請もスマホから簡単申請できるため、手間暇かかりません。

経費申請ツール:MoneyForwardクラウド経費

出典:MoneyForwardクラウド経費

経費申請ツールならMoneyForwardクラウド経費がおすすめ。交通費精算、出張旅費、一般経費などあらゆる経費に対応しています

レシート内容をスマホアプリで読み取ってくれるため、手入力が必要ありません。また、仕訳データの自動登録、申請チェック機能もあるため経理作業を大幅削減してくれます。

社員の一元管理ツール:SmartHR

出典:SmartHR

社員の一元管理ツールはSmartHRが最適です。住所変更や扶養変更などの手続きをするたびに、自動で社員情報が更新されます。ペーパーレスのため、間違いも発生しにくいです。

入社退社手続きなどの雇用契約なども簡単にできます。社員が個人情報を直接入力するため、担当者の負担がかかりません。

Web上で書類作成や管理をおこなうので、ハンコを使うことも不必要になるなど、業務効率化を実現するツールといえるでしょう。

Web会議ツール:Zoom

出典:Zoom

Web会議ツールならZoomがおすすめ。今や自宅にいながらでも会議に参加出来る時代です。

少人数のミーティングなら40分間は無料で利用できるというのも魅力的。画面共有機能もあるため、複数人で同じ資料を見ながら会議を進めることができます。

お互いの顔を見られるというのも安心感があります。

姉妹サイトでは、Zoomの使い方をわかりやすく解説しているので、こちらも参考にしてみてください。

ビジネスチャットツール:slack

出典:slack

ビジネスチャットツールとしておすすめなのはslackです。ストレスのないリアルタイムのコミュニケーションが1対1でも複数人でも可能で、スマホでも利用することができます

画像や資料など、どのようなファイルでも共有でき、他サービスと連携することで作業効率化も。プロジェクトごとにチャンネルも作れ、コミュニケーションが取りやすいでしょう。

仮想オフィスコミュニケーションツール:Sococo

出典:Sococo

仮想オフィスコミュニケーションツールはなじみがない人が多いかもしれません。自宅にいながらオフィスにいるような感覚で働くことが可能なツールです。

テレワークで孤独感を感じている人におすすめ。ここではSococoを紹介します。

Web上にオフィスを構築し、自分のアバターを操作し、その場にいない社員同士でコミュニケーションが取れます。オフィスは30種類以上からレイアウト可能です。

まとめ

これからますます働き方は多様に変化していきます。一人ひとりに合う働き方を実現する一つの手段としてスマートオフィスは今後さらに拡大していくでしょう

そして、いずれストレスフリーに働ける時代がやってきます。今後の仕事選びは年収、やりがいだけでなく、働く環境も考慮してみてください。

この記事を、ぜひあなたのワークライフバランスの実現のために役立ててください。

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