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「柔軟な働き方を叶える方法」無料ebookで解説
最近ではWeb会議もメジャーとなってきていますが、会議時間が長いという問題はなかなか解消しないのではないでしょうか？
この記事では、会議時間を減らす時短術をわかりやすく解説します。
会議時間を減らすことは、ワークライフバランスの実現とも深く関わってくる要素。色々な時短術を学んで、無駄な会議の時間を削減していきましょう。
会議時間を減らす10個の工夫
会議の質を上げて会議の時間を減らせば、個人のタスクを業務時間内に終わらせやすくなるでしょう。
ここでは、会議の時間を減らすための10個の工夫について解説します。
ファシリテーターやタイムキーパーを決める
スムーズな会議をするなら、ファシリテーターやタイムキーパーを決めておくことが重要でしょう。
進行役であるファシリテーターがいない会議では、誰彼構わず発言する状況になり、論点がずれたり会議が停滞したりしてしまいます。
また、設定した会議時間を守れるように、タイムキーパーの役割の人も作るとよいです。
ファシリテーターとタイムキーパーを1人で行うことも可能ですが、負担が集中するためできるだけ別々の人が行うのがおすすめです。
会議の目的・アジェンダ・論点を周知しておく
会議の目的・アジェンダ・論点を周知しておくのは、会議時間を減らすための工夫の1つです。そうすることで、議題から会話が逸れにくくなり会議がスムーズに進むからです。
また会話が逸れそうになった時に軌道修正を行いやすくなるので、ファシリテーターのストレスも減ります。
議事録を共有しながら進める
メモ程度でもよいので、議事録を共有しながら会議を行うのもおすすめ。決まったことを明文化していくことで認識の齟齬を減らすことができます。
ホワイトボードを活用したり、Googleドキュメントなどに書き込んでいったりしましょう。
姉妹サイトでは、オンライン上で共同編集ができるホワイトボードサービスについて紹介しています。こちらも参考にしてみてください。
参加者は必要最低限にする
参加者を必要最低限にするのは、会議時間を短縮する方法の1つ。発言しない人も招集するのは、その人の作業時間を奪うことにもなってしまいます。
また、参加者として意思決定者を必ず招集するように調整することも重要です。意思決定者が参加しない会議では、議題に対する結論が得られず、会議の回数や時間がかさんでいきます。
会議には「発言する必要がある人」「意思決定者」を中心に招集するよう心がけましょう。
会議時間は30分以内で設定する
会議の適正な時間は知っていますか。「最高品質の会議術」の著者である前田鎌利によると、会議時間は人間の集中力の周期に合わせた30分が推奨されています。
私は人間の集中力の特性に合わせて「15分」をワンブロックとして、それを2サイクル回す「30分会議」を定例会議の基本とすることにしたのです。
引用元：DIAMOND online
進捗などの簡単な情報共有の時間と、課題について話し合う時間の2部構成に分けて会議を行うことで、集中して会議を行うことが可能になると言います。
1時間以上の会議をしている人は、そもそも30分以内の短い時間に設定し直して、上記の構成を参考にアジェンダを組んでみてはいかがでしょうか。
資料は読み上げない
資料を読み上げる時間を作らないというのも有効です。ついつい資料を読み上げてしまう人もいますが、じつは時間の無駄。黙読のほうが断然早いです。
会議の冒頭に資料を黙読する時間を確保し、その後質問を集めるなどして話を進めていくようにしましょう。
事前に資料を送付して読んでもらってもよいですが、内容や質問を忘れてしまうと二度手間になるので、会議中に時間を作るのがおすすめです。
Web会議・電話会議を活用する
会議に関する時間を減らすために、Web会議・電話会議を活用するのもよいでしょう。
会議が開かれる場所と仕事している場所が離れているなら、わざわざ移動するのは時間もコストもかかります。出張が必要な場合は、丸一日作業ができないことも。
会議や他のタスクの時間を確保するためにも、会議の形態が対面会議・Web会議・電話会議いずれが適しているか一旦考えるようにしましょう。
情報共有だけなら会議は設定しない
会議の議題が情報共有だけの場合は、そもそも会議を設定しないというのもありです。
情報共有だけなら、資料を送付したりメールやチャットで伝えたりといった、テキストベースの共有で十分な場合が多くあります。
情報共有のみという時間の無駄遣いになるような会議を行わないようにすることが、時短につながる第一歩となります。
煮詰まったら別日に会議を再設定する
議論が煮詰まっている時に参加者全員に無理に意見を聞いたところで、いい意見は出てこないどころか、間違った方向に進んでしまうことも。
そんなときは改めて論点を整理して、別の日に会議を再設定するようにしましょう。
煮詰まった会議を早めに切り上げることで、時間の無駄をなくすことができますし、クールダウンしたらいいアイデアがでるかもしれません。
会議を効率化できるツールは積極的に使う
会議を効率化するツールは豊富にあるので、どんどん使っていきましょう。前述したオンラインホワイトボードや、Web会議ならマイクスピーカーなど。
以下の姉妹サイトの記事では「アイデア出し」や「思考の整理」に便利なマインドマップが簡単に作れるツールを紹介しています。
また会議で出たタスクは、Trello（トレロ）などのツールで管理するのがおすすめ。姉妹サイトで詳しく紹介しています。ぜひ色々と試してみてください。
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会議を時短するときのルール
会議を効率化するときに、大切にしたいことがいくつかあります。
ここでは、会議を時短するときのルールを紹介します。
会議の質は落とさない
会議を質を上げるために時間を短縮する必要があるのに、時間ととももに会議の質が落ちてしまったら本末転倒です。
「会議の目的・論点を設定する」「ファシリテーターを立てる」など、会議の質が落ちないような準備をして、会議に臨むようにしましょう。
内職をしない
会議中に内職をしないというのも大事なルールの1つです。参加者が会議に集中していないと、議論が活発にならず時間が伸びてしまいます。
会議中に別の仕事をするのはやめ、会議に集中するよう全員で徹底しましょう。
結論から話す
話が長くて結局何が言いたいかわからない人っていますよね。「なにか意見するときは結論から話す」というのも、会議を時短するときに意識したいことです。
議論が迷走したり、再度聞き直す必要が出てきたりして時間のロスが生まれるので、発言者は結論から話すよう周知しておきましょう。
論点を意識する
論点を気にせず話を進めると、会話が脱線しやすく、いつまでも話が進まなくなってしまいます。
「論点を意識して話しましょう」と会議冒頭に一言あるだけで、参加者は注意できるので試してみてください。
時間を守る
当たり前ですが時間を守るというのも、会議を時短するための重要な要素。会議の終了時間もそうですが、開始時間も守りましょう。
また、業務時間外の夜遅くに会議を設定するのも効率が落ちる要因になります。
会議で決まったことは期日内に実行する
会議を時短してもタスクが進んでいなかったら、意味がありません。次の会議で再度その事項について会話をしないといけなかったり、場合によっては検討すべきことが進まないという事態にもなります。
会議内で決まったことは「だれが」「いつまでに」やるのか明確にして、会議を終わりましょう。
社内会議の事前準備を時短するコツ
社外会議は入念に準備したほうがよい場合もあります。
しかし、社内会議は事前の準備に必要以上に時間をかけなくてもよいのではないでしょうか。ここでは、社内会議の事前準備を時短するコツについて解説します。
フォーマット化する
アジェンダ・議事録を含め、同じような形式を使っているなら1つフォーマットを作っておくと便利です。
Googleスプレッドシートなど、リアルタイムで共同編集が可能なツールでフォーマットを作成しておくと、他の人も書き込めるのでおすすめ。
見た目にこだわりすぎない
作成する資料の見た目にこだわりすぎないのも、社内会議の事前準備を時短するコツ。資料に記載する文章もカッチリしすぎる必要もありません。
数字データが必要な場合も、PowerPointで資料を作らずexcelでデータをまとめる程度でよいでしょう。
またシステムの内容を見せたい場合も、文章でまとめ直さずその画面を表示しながら口頭で補足する形でも社内なら問題ないはずです。
ペーパーレスにする
作成する資料をペーパーレスにするのもポイントです。資料の印刷は、印刷そのものに時間がかかるだけでなく、印刷用紙にもコストがかかります。
PCやタブレットで資料を見るようにしてペーパレスにすることにより、印刷に掛かる時間や印刷用紙のコストを削減することが可能に。
また、資料の更新が必要な場合も会議開始のギリギリまで行うことができます。
さいごに
この記事では、会議における時短術について解説しました。今後は働き方が変わったことにより、対面会議だけでなく、Web会議の機会も多くなるでしょう。
Web会議においても、対面会議と同様に今回紹介した時短術は使えます。是非活用してみてください。
以下の記事では、時短すべき無駄な会議の特徴や時短するメリットを紹介しています。合わせて読んでみてはいかがでしょうか。
