ポストコロナ時代に必須のペーパーレス化!メリットや導入ポイントを解説

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2020年に新型コロナウイルス感染症で、在宅勤務を経験した人は多いと思います。おそらく、一定数の人が紙文書の確認、紙書面提出、紙書類への押印などで出社するはめになったのではないでしょうか。

この記事では、ポストコロナ時代に必須のペーパーレス化について、メリットや導入ポイントなどを含めて解説します

ペーパーレス化が進めば、より柔軟かつ多様に働くことができ、ワークライフバランスの実現にもつながるでしょう。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは言葉の通り紙を少なくすることです。


ビジネスでは、紙をデジタル化しデータ変換して、保存することを指します。

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ペーパーレス化の目的

ペーパーレス化の目的としては、紙をなくすことによって不要な業務をなくすことにあります。大幅に業務効率化をし、生産性を高めるということが目的です。

また、セキュリティ強化や、コストカットなども狙い。紙消費量を減らすことで、紙の原料となる森林を保護することも目的の1つです。

ペーパーレス化の現状

ペーパーレス化の現状がどうなっているのか見てみましょう。

総務省の「ICTが成長に与える効果に関する調査研究」(平成24年)によると、社内業務をペーパーレス化しているのは全産業平均で29.1%でした。

3割近くが取り組んでいますが、紙が減ったと感じている人はまだまだわずかでしょう。

日本製紙連合のデータでは、スマホなどのデジタルデバイスの普及で紙の需要は2000年をピークにして徐々に右肩下がりになっています。

ペーパーレス化に成功したエストニア

ペーパーレス化の流れは社会全体で今後さらに拡大していくでしょう。


海外では、バルト諸国の1つであるエストニアが国家をあげてペーパーレス化を実現させています。電子政府を目指し、行政サービスの99%がオンラインで完結するように。

成功の背景にはICTインフラの整備を徹底しておこなったことにあるようです。

日本もICTインフラの整備は進んでいますが、多くの人が紙に対する信頼感・安心感を持っているためエストニアのようになるにはまだ時間がかかりそうです。

政府がペーパーレス化を推進

ペーパーレス化は政府も推進しようとしています。

紙で保存する必要があったものを電子データとして保存できる「e-文書法」が2005年に施行されました。これにより、ペーパーレス化に大きく舵が切られたのです。

また、契約書、領収書の電子保存が、法改正によって2016年から可能になりました。さらにスマホなどのカメラで撮影して契約書、領収書を電子化することも2017年から可能に。

2019年に政府が施工した「働き方改革」でもペーパーレス化について言及されています。多様な働き方を推進するためには、ペーパーレス化は欠かせません。

ポストコロナ時代にペーパーレス化は必須

新型コロナウイルス感染症が流行し始めた2020年以降、ペーパーレス化の必要性が浮き彫りになりました。

働き方をテレワークに移行する企業が相次ぎ、その際、業務で使用する紙書類や資料などが障壁になったのです。

紙書類への押印、オフィスでしか閲覧できない紙文書などがあり、いちいち出社しなければいけない社員が続出しました。

ポストコロナ時代はテレワークでの働き方が主流になり、企業は紙書類などのペーパーレス化を進めることが必須になります。

ペーパーレス化の効果・メリット

ここでは、ペーパーレス化の効果やメリットを紹介します

業務効率化

デジタルデータで保存されることで、必要資料の検索が素早くなるため、業務効率化が可能です。

メールやクラウドサービスなどを通して素早い情報共有もできるようになります。紙の場合だと、いちいち無数の書類から必要なものを探したり、コピーをしたりしなければいけませんでした。

ペーパーレス化により、これらのわずらわしい作業は瞬時に解決できるでしょう。

テレワークの実現

ペーパーレス化はオフィスに行く必要性をなくすため、テレワークを実現します。自宅にいてもオフィスと同じ環境で働けるようになるでしょう。

業務に必要な資料がオフィスでないと見れなかったり、紙書類への押印のために出社したりすることは働く上で非効率です。

ペーパーレス化が進めば、場所に縛られないテレワークを始めとした多様で柔軟な働き方ができるでしょう。

セキュリティの強化

閲覧制限が難しい紙の資料は保管が難しく、誰にも気付かれずにコピーされ持ち出される可能性があります。情報漏えいしやすいというのが難点です。

その他、紛失、盗難、災害などで書類が消えてしまうこともあります。

デジタルデータの場合は、保管がしやすく、閲覧制限をかけるなどのセキュリティ対策がしやすいです。紛失や災害などで紛失するという不安もありません。

万が一、パソコン自体が盗難にあっても、クラウドサービスに保存しておけば、違うパソコンからバックアップして閲覧できます。

もちろん、閲覧制限をかけていれば盗難した人に見られる恐れもありません。

コスト削減

紙書類、紙資料などは当然ですが年間を通すと大きなコストがかかります。


会議のために資料を用意する際、コピー代やインク代が必要です。もし書類、資料に誤字脱字が合った場合は、また印刷をしなければいけません。

ペーパーレス化を進めることで、紙代、印刷代などのコストを削減できます

デジタルデータの場合、もし誤字脱字が合ったとしても瞬時に修正し、多くの人と共有することが可能になるでしょう。

環境に優しい

ペーパーレス化を進めることは環境保全にもつながります

日本製紙連合会によると、日本における国民1人あたりの紙・板紙消費量は年間201.8kgでした。これは世界平均56.2キログラムの4倍近くです。

行政、企業などが紙を今でも重視している傾向があることが背景にあると思われます。

ペーパーレス化が進めば、持続可能な社会を築き上げることにもつながるでしょう。

ペーパーレス化のデメリット

続いて、ペーパーレス化のデメリットを紹介します

資料にメモ書きできない

資料に何か書き込みたいと思ってもデジタルデータではできません。


メモを取るという点ではペーパーレス化はデメリット
と言えます。

紙書類での取引もある

取引先によっては紙書類での契約を要求してくることもあるでしょう。柔軟に対応していく必要があります。

システム障害

システムやネットワークなどに障害が起きた場合、クラウド上のデータにアクセスできなくなる可能性があります。大切なデータは事前にバックアップするなどしておく必要があるでしょう。

ペーパーレス化を進めるポイント

最後に、ペーパーレス化を進めるポイントを解説します


これからペーパーレス化を進めようと考えている人はぜひ参考にしてください。

経営陣にペーパーレス化の必要性を理解してもらう

なぜペーパーレス化が必要であるかを経営陣が理解する必要があります。

業務改善やコストカット、テレワークに移行するために導入するという目的を理解してもらいましょう

その際、導入前後のコストや、メリット・デメリットなどを比較して、費用対効果があることを伝えることも大切です。

できるところからペーパーレス化する

いきなり全てをペーパーレス化するのは難しいかもしれません。

まずは、デジタルデータ化するもの、紙で残すものを事前にわけましょう。取引先との書類などは紙で残して置かなければいけないかもしれません。

ペーパーレス化していく中で見えてきた課題などがあれば改善し、少しずつ移行していきましょう。

クラウドサービスを利用する

デジタルデータを保管する場所が必要です。


クラウドサービスは初期費用もかからず、システムの保守をサービス提供者がおこなうため大変便利
です。

様々なツールがあり、セキュリティ面など事前に確認しておくとよいでしょう。

姉妹サイトで、おすすめのクラウドサービスを紹介しています。こちらをぜひ参考にしてみてください。

他社の成功事例を参考にする

ペーパーレス化に成功した他社の事例を参考にすることも大切です。

段階的にペーパーレス化した事例、徹底的に紙を排除した事例、紙とデジタルデータを組みあせてソフトペーパーレス化した事例などから、自社ならどのようにペーパーレス化ができるか考えてみるとよいでしょう。

ペーパーレス化代行サービスを活用

蓄積された紙資料や書類を一気にデジタルデータ化するのは難しいです。その場合、ペーパーレス化代行サービスを使うのがおすすめ。

時間をかけずにスムーズにデジタルデータ化できます。おすすめ代行サービスをいくつか紹介するので参考にしてみてください。

ペーパーレス化に最適なツール

最後に、ペーパーレス化に最適なツールをいくつか紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

セキュアSAMBA

出典:セキュアSAMBA

法人向けのオンラインストレージのセキュアSAMBA。インターネット環境があれば、簡単に外付けハードディスクのようにいつでも、どこでもファイル共有ができます

どのデバイスからもアクセスができ、アクセス経路は全て暗号化されているため安全に使うことが可能です。

NotePM

出典:NotePM

業務マニュアル、議事録、日報などをクラウド上で一元管理できるNotePM。必要な情報にすぐにアクセスでき、組織規模に応じたアクセス制限機能もついています

資料を閲覧した人の情報もわかり、チャットのようにコミュニケーションを取ることもできます。すべてのデータを適時バックアップしており、データが消失しても復元可能です。

CLOUDSIGN SCAN

出典:CLOUDSIGN SCAN

CLOUDSIGN SCANは紙の契約書をデジタル化し、クラウド上で管理できるサービス。契約作業を短時間でおこなえ、取引先とのコミュニケーション円滑にできます。

郵送代・紙代・インク代、印紙代なども削減が可能。さらに、クラウド上で一元管理することにより、業務がオープン化し、抜け漏れがなくなります。

Fleekdrive

出典:Fleekdrive

共同作業にフォーカスしたクラウドストレージFleekdriveチャットでやり取りをしながら、ファイルの共同編集が可能です。

文書管理も優れており、利用されていない資料ファイルはアーカイブに保管してスッキリとした管理ができます。

セキュリティ設定も細かく、期限設定、ダウンロードの可否など選択可能。取引先とも安心してやり取りができるでしょう。

まとめ

私達が今後より柔軟かつ多様に働いていくためには、ペーパーレス化は欠かせません

ポストコロナ時代に私達はどう仕事を進めていくか、働くかという岐路に経っています。この記事を読み、ペーパーレス化を導入する参考にしてみてください。

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